Con tanta competencia en la industria de los eventos, cada vez es más complicado impresionar a un asistente con eventos espectaculares. Como organizador de eventos, buscas diferenciarte de tus competidores con ideas ingeniosas. Sin embargo, sabes que se te han adelantado cuando un participante murmura “esto ya lo he vivido”. Y, sinceramente, ser el segundo o incluso el tercero en hacer una acción determinada no ilusiona.
Si los asistentes no están contentos, tu próximo evento estará destinado al fracaso y, como consecuencia, tus patrocinadores no firmarán grandes cheques por tu duro trabajo.
Así que debes impresionar al trío asistentes-clientes-patrocinadores para poder ingresar más dinero en tu cuenta bancaria.
¿Cómo impresionar a tu público?
Esta pregunta siempre ronda la mente de los planificadores de eventos. Para ayudarte a cumplir con este cometido, hemos reunido doce formas de diseñar creativamente un evento para cautivar a tus delegados.
Pero antes…
Un consejo profesional:
Tus posibilidades de ofrecer a tu público un momento de asombro son potencialmente grandes si planeas organizar un evento temático.
Evento temático
“El planificador experimentado se identifica con palabras como tema, diseño, mensaje y flujo, todo ello con el fin de alcanzar los objetivos y las metas corporativas”
Dianne Devitt
A priori, un evento temático puede resultar costoso para el bolsillo, ya que hay que tener en cuenta todos los detalles que lo envuelven: la decoración, el código de vestimenta, el catering, los regalos, etc.
Durante la planificación, ten en cuenta los siguientes puntos:
- Consulta a los expertos en decoración
- Preselecciona a un portavoz para que se encargue de la temática
- Utiliza los medios digitales para que la temática sea la mismo en toda la documentación del evento
Planifica hasta el más mínimo detalle y determina los objetivos de tu evento. Además, analiza la calidad de la temática para evitar la distracción del asistente; queremos sorprenderlo, pero sin que pierda el interés por el contenido.
Cañones de confeti
¿Estás deseando ofrecer un evento glamuroso con un público gritando a pleno pulmón por la emoción? ¿Y no hacer estallar cañones de confeti sobre la gente al terminar el evento?
¡Umm! ¿De verdad crees que vas a conseguir organizar un evento glamuroso memorable para la gente?
Ten preparado el confeti, ya que se trata de un evento que se puede celebrar. También puedes conseguir que la marca de una empresa se haga con confeti de colores. Esto le dará un toque personal, que servirá como regalo adicional.
Regalos personalizados
Para que tus asistentes hablen maravillas de ti y hagan promoción de tus eventos mediante el boca a boca, te recomendamos que les des una motivación en forma de incentivo; crea regalos personalizados llamativos para que su experiencia se multiplique.
Por ejemplo, puedes grabar los nombres de los participantes en una medalla, camiseta, mochila, etc. También puedes incluir artículos de material reciclado para concienciar a tus invitados sobre la importancia del medio ambiente.
No olvides que estos gestos generan tráfico a tus eventos y, por ende, más beneficio económico. Piensa en qué necesitan los asistentes y busca varias alternativas para ofrecerles un evento de ensueño.
Muestra tu pasión por lo audiovisual con ángulos de cámara dinámicos
Otra forma creativa de atraer al público es mediante la perspectiva audiovisual. Por ejemplo, puedes recopilar fotografías antiguas, la historia de una empresa, entrevistar a tus empleados más antiguos, etc.
Para crear un vídeo dinámico e innovador, te recomendamos que grabes las secuencias desde diferentes ángulos. Deja que tu cámara capture todos los detalles desde otras perspectivas.
Cuando reproduzcas el vídeo durante un evento, pondrás a tus delegados en una situación de asombro sentimental. Emociones = apego = gratificación
Te agradecerán el hecho de haberte acordado de ellos en ese día tan especial. Al fin y al cabo, las empresas están compuestas por un equipo humano que se encarga de darle vida a sus proyectos. Para transmitir una mayor emoción, ponlo antes o después de la cena.
Asientos personalizados
Para garantizar una experiencia satisfactoria preocúpate de la comodidad del asistente; cambia las típicas sillas por asientos o sofás personalizados. Todo se reduce a conocer a tu público objetivo y la naturaleza del evento que estás organizando.
Por ejemplo:
- Si el público es de niños pequeños, puedes utilizar columpios lúdicos.
- Si te diriges a un público maduro y profesional, prueba con asientos con puertos de carga.
- Si los asistentes se sitúan entre la mediana edad y los ancianos, prueba a dar una oportunidad al sillón de masaje para que puedan sentirse relajados.
Dicho esto, haz cualquier cosa que demuestre tu preocupación por ellos.
Adivina el bebé en la foto antigua
Con esta actividad, puedes hacer reír a tus asistentes a pleno pulmón. Pídeles que te envíen una foto suya de cuando tenían entre 1 y 4 años. Pásalo por una pantalla digital y permite que la gente relacione al bebé con la persona adulta.
Nota: es más probable que la gente lo encuentre divertido si ya los conoce de alguna manera. Por ejemplo, si son compañeros de trabajo, o de grupo, etc.
Sirve la comida en la mesa
Atiende a tus invitados ofreciéndoles comida y bebida en sus mesas. Para que puedan centrarse en las cosas más importantes, como el networking, y añadir simultáneamente un nivel de informalidad. Pueden participar en discusiones importantes o destacar un punto mientras toman una bebida.
Recuerda la regla: cliente potencial feliz = más negocio
Lugar de celebración
“Creemos que si puedes recordar dónde tuvo lugar la conferencia, puedes recordar el orden del día”
Yvonne Hoé
Independientemente de si tu evento es sencillo o lujoso o si se celebra en un museo o en una casa de campo, debe estar en consonancia con el tema.
Incluso los lugares más sencillos pueden parecer extravagantes si los decoras de forma creativa.
La elección del lugar de celebración o la forma en que decidas decorarlo generará un impacto en sus mentes.
Por ejemplo, si celebras tu evento en un museo seguro que llamarás la atención de tus asistentes. ¿Qué lugar más desacorde para celebrar un evento, no te parece? Además, los museos suelen ofrecer exposiciones y visitas privadas.
Otro de los lugares llamativos son los parques temáticos. Cierra las instalaciones para tus invitados y haz que disfruten de un día sin precedentes.
Innova con papeles decorativos y telas de colores
Los diferentes tipos de papeles y tejidos decorativos pueden ofrecer una hermosa mezcla de colores vivos. El papel decorativo suele ser caro. Sin embargo, comprarlo al por mayor puede reducir su coste.
En cuanto a la tela, puedes hacerte con una tela asequible, pero de buena calidad.
Con el papel, puedes hacer tarjetas de mesa, recuerdos de la fiesta, etc. Además, la tela puede usarse para cubrir cosas como mesas, pilares o el techo para impregnar de colores las instalaciones del evento.
Utiliza las luces para dar color
Los colores son esenciales para que el evento penetre en la mente del participante. Los organizadores de eventos suelen utilizar las flores para introducir diferentes colores en el evento. No obstante, las flores suelen ser un elemento relativamente caro.
Por esta razón, se suele recomendar alternativas asequibles y que no supongan un gasto excesivo, como las luces de colores.
Con una centena de luces diferentes, los asistentes se transportarán a un evento creativo, divertido y amistoso.
Sin embargo, no desvíes la atención de tu asistente; queremos que el evento perdure en su mente, por eso hay que evitar las distracciones como, por ejemplo, adquirir más luces de la cuenta o apostar por una intensidad excesiva que pueda molestar a los ojos del invitado.
Convierte el evento en una mesa redonda
Las mesas redondas suelen dar la impresión de ser reuniones formales. No obstante, gracias a la innovación tecnológica, ahora se enfocan desde otra perspectiva: informamos al asistente con conversaciones dinámicas y giros de entretenimiento.
Además, para hacer la conferencia más amena, puedes ubicar, por ejemplo, a tus 200 personas en mesas redondas de 8-10 personas. O también puedes establecer mesas en forma de U, ¿no te parece buena idea?
Esta distribución fomenta las relaciones interpersonales entre los asistentes, aumentando así sus experiencias. Como ves, un aspecto tan sencillo como este, puede ser determinante para diferenciarte de tus competidores.
Expón obras de arte o fotografías locales
Una exposición de arte es la forma más económica de aumentar la belleza visual de tu evento.
Una forma de hacerlo es acercarse a los artistas locales más prometedores
Llega a un acuerdo con ellos para que expongan sus obras de forma gratuita a cambio de ponerlas a la venta durante el evento.
Conclusión
Para ofrecer una impresión positiva y duradera, hay que sacarle jugo a tu creatividad.
Prueba diferentes temáticas atractivas con un público variado para saber qué aspectos les llaman más la atención. El glamour, la nostalgia, las actividades, los regalos o el confeti, entre otras opciones, te dirán más sobre tu público que lo que puede decirte Internet.
Ahora que hemos mencionado varias formas para cautivar a tus asistentes, ¿por qué no le das rienda suelta a tu imaginación?
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