Conoce estas 14 ideas de engagement para eventos híbridos

Conoce estas 14 ideas de engagement para eventos híbridos

Introducción

Según un estudio de Markletic, el 49% de los responsables de marketing del sector de los eventos afirman que la participación del público es el factor que más contribuye al éxito del evento. Los datos no mienten: el compromiso del público desempeña un papel importante en tu función de organizador de eventos. 

Si tus asistentes están satisfechos y comprometidos con tu evento, no solo generarás buenas experiencias, sino que también compartirán esa buena experiencia con sus contactos. Este boca a boca puede ser esencial para aumentar el alcance de tu público. Por tanto, es esencial tener en cuenta la experiencia de tu público durante las tres etapas del evento: antes, durante y después.

El engagement es un factor crucial para el éxito de un evento, independientemente del formato del evento (presencial, virtual o híbrido). Es la forma en que los organizadores de eventos, así como los asistentes, puntúan tu evento. 

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido combina un evento virtual y presencial, eliminando así las barreras geográficas. 

El evento virtual surgió como alternativa al modelo tradicional; si el organizador no podía reunir a sus participantes físicamente, lo haría virtualmente. El resultado fue asombroso; los asistentes participaron en los eventos, se nutrieron de nuevos conocimientos e incluso crearon nuevos grupos de networking. Pero, toda esa esencia de un evento presencial (la escenografía, la música, la decoración, etc.) se perdía para dar paso a una asistencia mediante una pantalla digital.

El evento híbrido, en cambio, recoge todos los aspectos del formato presencial y virtual. Este nuevo modelo ‘todoterreno’ apenas tiene limitaciones y, a diferencia de las dos vertientes mencionadas, ofrece flexibilidad, comodidad y un acceso global. 

Ideas de engagement

Entiende a tu público

Las necesidades de tu público deben ser la base sobre la que se construya toda la planificación de tu evento. Si no conoces sus necesidades y les ofreces lo que desean, posiblemente, no puedes satisfacerlos y, por ende, no generarás experiencias positivas ni beneficios económicos. 

Por esta razón, considera la posibilidad de dejar que tus participantes den forma a tu contenido. Puedes recopilar información sobre las preferencias de los asistentes al interactuar con ellos en las redes sociales, por correo electrónico y otros canales (Forbes). 

Crea una encuesta personalizada para la planificación del evento, asegurándote de incluir la lista de deseos de tu público en la planificación.

Comprende la capacidad de atención de tu público

Se aconseja que las presentaciones y sesiones sean contundentes y sean breves con la finalidad de ir al grano y que los asistentes puedan procesar toda la información. Si invitas a expertos del sector o ponentes de renombre seguro que atraes a un público mayor, despiertas el interés de los participantes y creas mejores expectativas. (Markletic).

Por tanto, calcula los timing de las presentaciones y sesiones para evitar el exceso de información o, peor, el desinterés total de los participantes.

Los estudios han demostrado que los adultos tienen una capacidad de atención para aprender de 90 minutos. Considera la posibilidad de añadir actividades interactivas y descansos entre las sesiones o los debates si éstos superan este tiempo.

Tiempo para una mesa redonda virtual
Fuente: Markletic

Crea un escenario y una pantalla llamativos

Hay que asegurarse de que el escenario o el lugar de celebración son excelentes y de que están bien representados en las pantallas cuando los ve el público virtual.

escenario para crear engagement en un evento híbrido
Fuente: Canva Pro

De este modo, utilizarás el escenario o el lugar y el enfoque de la proyección para atraer tanto al público virtual como al presencial. 

Recuerda dar visibilidad a tu marca y evitar que ningún objeto tape el nombre del evento o la empresa. Siguiendo esta línea, también deberás mostrar el nombre de tus colaboradores o patrocinadores; para ello, sitúa sus marcas o logotipos en lugares estratégicos visuales para penetrar en la mente del consumidor. 

Facilita el acceso a tu evento

Cuando hablamos de acceso nos referimos al público online. Proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a los eventos, para que la gente no se sienta frustrada al entrar. Además, asegúrate de que la primera y última sesión sean dinámicas para atraer a tus seguidores e intercala sesiones creativas, diferenciadoras y que generen networking para mantener a tu público atento. 

Necesitas causar una buena impresión para que tus asistentes virtuales no abandonen la sesión en un clic. 

Haz que las transiciones sean fluidas

Necesitas crear un proceso natural y fluido entre transición de diapositivas o sesiones. Los asistentes no deben sentir ninguna interrupción en el flujo del evento. Así pues, puedes mantener a los asistentes comprometidos e implicados con música de fondo y elementos visuales emocionantes, anuncios o vídeos de patrocinadores, etc. 

De hecho, según Markletic, el 61% de los responsables de marketing utilizan los vídeos como elemento interactivo para mantener el interés de los asistentes. 

Ponentes a la carta

Según Markletic, cerca del 67% de los eventos virtuales utilizan ponentes externos. La gente prefiere contar con expertos y personalidades del sector en los eventos.

Pero si por un casual tu evento no dispone de un ponente presencial, siempre puedes poner ‘ponentes a la carta’ al final del evento con la finalidad de aumentar la expectación de los asistentes. 

También se aconseja conseguir influencers para tus eventos. Según Influencer Marketing Hub, «el 92% de los profesionales del marketing consideran que el marketing de influencers es una forma efectiva de marketing, y el 82% cree que la calidad de los clientes de las campañas de marketing de influencers es mejor que la de otras formas de marketing.» 

Por tanto, pueden ayudarte a ampliar tu alcance antes y durante los eventos, impulsando así el interés de los asistentes durante los eventos. 

Asegura el entretenimiento

Fomenta las actividades en grupo y contrata a un instructor de yoga o pilates, por ejemplo. También puedes optar por el entretenimiento y el humor con los servicios de un cómico, un cantante o un animador. Intenta garantizar que tus asistentes estén entretenidos para que queden satisfechos y, de esta manera, obtendrás opiniones positivas y aumentarás tus beneficios.

Personaliza la experiencia de los asistentes

Recuerda a tus asistentes sus sesiones mediante la event app y el e-mail. Si personalizas tus recordatorios con correos individuales, por ejemplo, ellos verán que verdaderamente te preocupas por ellos. 

Para ello, adopta la automatización del marketing y los eventos para crear una experiencia más personalizada.

Fomenta la participación tanto de tus asistentes virtuales como presenciales

No podemos negar que los asistentes a veces se aburren en los eventos, sobre todo, cuando éstos contienen largos discursos. La situación puede ser peor para el público virtual.

Según Markletic, el 71,1% de los organizadores de eventos afirman que conectar a la audiencia presencial y virtual es su mayor reto. Por este motivo, crea actividades dinámicas o elementos interactivos para fomentar la participación, o consigue un anfitrión para el evento tradicional y otro para la audiencia virtual (MC virtual). 

El maestro de ceremonias virtual se encargará de transmitir las preguntas, los comentarios y otras reacciones de los delegados en línea al moderador principal y al público en directo. El maestro de ceremonias virtual puede permitir que algunos asistentes de la audiencia virtual compartan sus opiniones. 

El presentador virtual y el tradicional deben coordinarse para que ambos públicos se sientan comprometidos. El presentador debe tener en mente el público virtual y, para ello, ¿qué mejor manera de hacerlo que mirar a cámara, hacer sugerencias al objetivo o mandar un guiño a los asistentes digitales? 

Pero no hay que olvidarse de tus invitados presenciales. Así que, crea una presentación apta para los dos públicos y mantenlos entretenidos hasta el final del evento (Event Manager Blog). 

Determina el timing y el programa del evento

Si cumples con los tiempos establecidos, incrementarás la experiencia de tus asistentes. Quizá puedes ofrecer varios alicientes para mantener la atención del público en un evento presencial, pero el funcionamiento en su formato virtual es muy diferente; si tus presentaciones y sesiones son interminables y pesadas, tus participantes virtuales no tendrán nada a lo que acogerse y saldrán del evento por desinterés y aburrimiento. 

Para evitar estos inconvenientes, cumple con el timing establecido y crea para tu público digital varios incentivos como contenido a la carta, gamificación, grupos de networking, etc. Intenta equilibrar su ausencia presencial con actividades y elementos enriquecedores.

Aprovecha las redes sociales

Las redes sociales son determinantes para conectar al público presencial y virtual entre sí, incluso mientras el evento está en marcha. Por ello, crea un hashtag para ese evento en concreto y fomenta la participación en Twitter. De esta manera, también podrás conocer la opinión de tus asistentes y la calidad del evento. (Event Manager Blog).

Para fomentar la participación tanto en el evento como en las redes sociales, puedes premiar al asistente que más interaccione en las redes sociales. Así, animarás al público a seguir activamente el evento e interactuar en sus plataformas de redes sociales.

image5 - Conoce estas 14 ideas de engagement para eventos híbridos
Fuente: Canva Pro

También puedes invitar a tus asistentes a compartir tu contenido mediante incentivos; los seguidores o participantes que compartan tus transmisiones en directo, contenidos o publicaciones promocionales podrán optar a una recompensa.

Motiva a los asistentes virtuales 

Involucra a tus asistentes virtuales en los eventos que requieren experiencia práctica. Recuerda que tu público digital no capta la esencia de los elementos presenciales y se puede sentir olvidados. De hecho, según Markletic, el 39% de las personas que asistieron a eventos híbridos de forma virtual afirman que no se sintieron incluidas en el evento.

A diferencia de un evento presencial, tus participantes virtuales se pueden desentender del evento por aburrimiento o por falta de inclusión. Para combatir esta falta de interés, intenta crear grupos de networking, chats en directo, contenidos a la carta e incluso puedes dirigirte a ellos en las diferentes presentaciones y sesiones con una mirada o un guiño a la cámara. 

Otra de las alternativas también pueden ser el envío de bolsas de regalo virtuales a los asistentes. Según Markletic, los profesionales del marketing de eventos afirman que este detalle crea una experiencia más inclusiva para los asistentes híbridos. 

Además, entre conferencias y actividades, puedes incluir a los asistentes virtuales en simulaciones o juegos in situ. Si hay una actividad in situ, puedes crear una versión particular para los asistentes virtuales; comparte con ellos las instrucciones con antelación para que se preparen y se animen a participar.

Haz encuestas en directo

Para conocer las necesidades, los gustos y la opinión de los asistentes- virtuales y presenciales-, te recomendamos realizar una encuesta. De esta manera sabrás si tu evento ha sido todo un éxito o, por contra, necesitas mejorar ciertos aspectos. No olvides que, aunque recibas comentarios negativos, estos podrán fortalecer tus eventos futuros. 

Crea debates atractivos mediante un moderador

Una de las mayores virtudes de un evento es fomentar la participación de los asistentes y proyectarlos como un gran equipo. Para mantener viva esta esencia, crea grupos pequeños y nombra a un moderador para intervenir en los debates grupales. Estas características son válidas tanto para los eventos virtuales (salas de reunión, grupos de networking, etc.) como presenciales (salas físicas, mesas, etc.).

Conclusión

Como profesional del marketing de eventos, habrás comprobado que la organización de un evento híbrido no es tan sencillo; debes mantener un equilibrio entre los asistentes virtuales y tu público presencial para generar, en ambos casos, experiencias inolvidables. Por tanto, debes ofrecerles contenidos y actividades atractivas, amoldadas a cada tipo de público, y analizar sus necesidades para fomentar su inclusión e incrementar su satisfacción.  

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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