Las 14 preguntas críticas que debes hacer antes de contratar una plataforma de gestión de eventos

Las 14 preguntas críticas que debes hacer antes de contratar una plataforma de gestión de eventos

Con la quinta ola de COVID-19 extendiéndose rápidamente, 2021 parece ser el año prometedor para los eventos virtuales e híbridos. 

Pero el mayor reto es conseguir que los eventos virtuales tengan éxito. 

Aunque hay muchos factores que intervienen en el éxito de un evento, el protagonista es la plataforma de gestión de eventos. Y es que contar con la plataforma adecuada para tu evento virtual puede disparar el éxito del mismo. 

Sin embargo, con cientos de plataformas de gestión de eventos disponibles, puede resultar abrumador elegir la adecuada.

Pero no te preocupes. 

Hemos preparado una lista de 14 preguntas imprescindibles a realizar antes de elegir tu plataforma de gestión de eventos. Te facilitarán la selección final y te ayudarán a elegir la más adecuada para tus eventos virtuales.

#1 ¿La plataforma virtual se ajusta a las necesidades de mis eventos?

En el mundo de las plataformas de gestión de eventos, la mejor apuesta es elegir la que se ajuste exactamente a sus necesidades.

Algunas plataformas ofrecen amplias funciones, mientras que otras se limitan a las básicas. Sin embargo, ambas son adecuadas para diferentes mercados.

Por lo tanto, el trabajo de base consiste en enumerar tus necesidades y tu uso. 

Por ejemplo, si quieres una plataforma para realizar eventos externos, entonces la que tenga amplias funcionalidades de marketing será la buena. 

Del mismo modo, si tus eventos ocupan un lugar primordial en el desarrollo de campañas de marketing, entonces una plataforma que muestre informes de datos analíticos será la más adecuada.

#2 ¿Qué dicen los usuarios de este software?

Siempre es una decisión acertada contar con la opinión de quienes ya utilizan la plataforma.

En este sentido, empieza por tu red más cercana. Sus recomendaciones suelen ser las mejores. Después, echa un vistazo a sitios web de terceros para conocer la opinión de otros usuarios.

Pero, mientras investigas, recuerda estas dos cosas:

  • Presta especial atención a los puntos de dolor de las personas que realizan las reseñas: A menudo, sólo nos fijamos en las reseñas de los cinco primeros. Sin embargo, los verdaderos problemas son abordados en su mayoría por los usuarios que indican calificaciones de 3 o 2 estrellas. Si crees que los problemas comentados no son un gran problema para tu negocio, está bien. De lo contrario, profundiza o pasa a analizar otro software.
  • El software de gestión de eventos sigue evolucionando con el tiempo: Las empresas mejoran sus características y lanzan nuevas funcionalidades. Por lo tanto, presta especial atención a las reviews más recientes para tomar una decisión informada.

#3 ¿Cuál es el alcance de la prueba gratuita de la plataforma?

La prueba gratuita del software de gestión de eventos te da la oportunidad de analizar sus características adecuadamente. Por lo tanto, te recomendamos que consideres sólo el software que tenga un período de prueba gratuito.

Sin embargo, la etiqueta de «prueba gratuita» no es suficiente. Debes preguntar por el alcance de las funciones y el número de miembros que permite.

En caso de que solo puedas probar unas pocas features, puedes preguntar por las demás. Del mismo modo, si la versión gratuita se limita a unos pocos miembros, entonces solicitar  una extensión puede ayudar.

#4 ¿El software permite la personalización bajo tu marca?

Software que permite personalización
Fuente: TechWyse

Hoy en día, el branding es la columna vertebral de las empresas. Tanto si se trata de una organización de nivel corporativo como de una start-up, todas las empresas necesitan un branding adecuado para comunicar la identidad de su marca.

«Las marcas son esencialmente patrones de familiaridad, significado, cariño y seguridad que existen en la mente de las personas»

Tom Goodwin

Por lo tanto, no olvides analizar las características de marca de la plataforma de gestión de eventos.

Recuerda que no estás pagando para que el logotipo de su software de gestión de eventos aparezca en tus campañas o eventos. 

Por lo tanto, opta por un software «de marca blanca«. 

Asegúrate de que el software en cuestión ofrece muchas funciones para promocionar tu marca, desde las campañas de marketing previas al evento hasta los hangouts en directo posteriores al mismo. Incluye la marca en tus campañas de marketing, páginas de registro, entradas, sesiones y demás.

#5 ¿El software permite customizaciones?

Después de la marca, la personalización debe ser tu principal preocupación a la hora de buscar una plataforma de gestión de eventos. Para desarrollar un evento atractivo, debe ser personalizable desde las actividades previas al evento hasta las posteriores. 

Por ejemplo, en la fase de marketing, las plantillas de correo electrónico personalizables pueden conducir a un mayor ROI. De la misma manera, para un público segregado, se recomienda proporcionar sólo la información relevante en la página de registro, para una mejor experiencia de usuario. 

#6 ¿Qué tipos de informes o análisis puede generar la plataforma?

Análisis que puede generar la plataforma de eventos
Fuente: Pexels

No se trata sólo de marketing y sesiones. Tu plataforma de gestión de eventos debe ser capaz de generar informes de datos.

¿Por qué?

Porque los tiempos en los que las empresas solían funcionar sobre todo con métodos de ensayo y error han pasado a la historia.

Ahora, los datos actúan como hoja de ruta para tomar decisiones informadas.  

En una encuesta, el 64% de los encuestados afirmó que el análisis de datos les ayudó a mejorar la eficiencia y la productividad. Una proporción enorme, sin duda. 

Sin embargo, recuerda cuestionar la profundidad de los análisis que proporciona el software. 

Porque, no sólo necesitas las estadísticas superficiales – número de asistentes, y número de personas que abandonan, etc. Por el contrario, contar con una analítica granular de los eventos puede elevar el nivel del juego.

Puede incluir:

  • Destacar el segmento más activo de tu evento
  • Identificar los intereses de los asistentes, etc. 

Este tipo de estadísticas detalladas pueden impulsar tu marketing y dar con la dirección correcta a tu estrategia de eventos.

#7 ¿La plataforma contiene funcionalidades de networking?

Una de las principales razones que impulsan a la gente a asistir a eventos es el networking. 

Por eso, asegúrate de que la plataforma está equipada con funcionalidades de networking.

Chat, mensajería directa, encuestas, preguntas y respuestas, etc.

Asimismo, aprovechar la inteligencia artificial en este sentido puede ser extremadamente útil. Las plataformas de inteligencia artificial profesionales pueden agrupar a los miembros en función de su patrón de interacción e interés, etc.

Al contar con esta función en tu plataforma de gestión de eventos, estarás proporcionando una increíble experiencia de networking a tu audiencia.

#8 ¿Cuáles son las herramientas de promoción de la plataforma?

«El marketing de eventos puede ayudar a promocionar un producto o una funcionalidad y aumentar la satisfacción general, la retención y el engagement de los clientes»

Marketo

¿Te imaginas promocionar tu evento a través de la plataforma en vez de realizar una publicidad para un evento por separado? 

Si dispones de todas las herramientas de marketing disponibles en una única plataforma, ahorras tiempo y costes económicos. 

Sin embargo, es beneficioso que detalles tus necesidades de marketing de forma realista.

No es necesario disponer de funciones de marketing gigantescas para llevar a cabo eventos más pequeños, y a la inversa, las funciones básicas de marketing no serán suficientes para llegar a un público mayor. 

#9 ¿La plataforma ofrece automatización?

En esta época tan acelerada, la función de automatización del software puede ahorrarle mucho tiempo.

Básicamente, este software de gestión de eventos desencadena la respuesta esperada cuando sucede un hecho específico.  

Por ejemplo, los mensajes automáticos y las respuestas de correo electrónico autogeneradas forman parte de ello.

Al tenerlos a mano, no tienes que gestionar todas las tareas manualmente. Esto se traduce en menos recursos humanos, lo que a la larga se traduce en una reducción de los costes. 

Además, una respuesta oportuna también conduce a un aumento de las ventas.  

#10 ¿La plataforma de gestión de eventos se integra con otras plataformas?

Integración con otras plataformas
Fuente: CommunalNews

La integración del software juega un papel importante en la gestión de un evento. Por tanto, elige la plataforma de gestión de eventos que pueda sincronizarse perfectamente con otros softwares. 

Puedes saberlo hojeando su página web. O bien, comunicándote con sus representantes será más útil. 

En lugar de hacer preguntas genéricas, debes ser específico en este sentido. 

Por ejemplo, el software puede integrarse con muchos otros programas. Sin embargo, no le servirá de nada si no puede integrarse con el software concreto que está utilizando. 

Por lo tanto, pregunte explícitamente sobre sus posibilidades de integración con todos los demás programas que utilice.

#11 ¿La empresa ofrece soporte en vivo?

Más o menos, todas las plataformas de gestión de eventos ofrecen un servicio de atención al cliente. Sin embargo, debes quedarte con aquella que ofrezca resolución de problemas en directo. 

No puedes arriesgar el éxito de tu evento por un error inesperado. De lo contrario, puede perjudicar tu reputación o incluso provocar una reacción adversa de tu público.

Por lo tanto, sólo el soporte instantáneo puede salvarte el día. 

Soporte en vivo
Fuente: Pexels

Más o menos, todas las plataformas de gestión de eventos ofrecen un servicio de atención al cliente. Sin embargo, debes quedarte con aquella que ofrezca resolución de problemas en directo. 

Sin embargo, no te fíes de las declaraciones de la empresa. Debes investigar previamente las opiniones acerca de su servicio de atención al cliente. En este sentido, los foros de preguntas y respuestas y los sitios de reseñas de terceros son tus amigos.

#12 ¿Cuáles son los planes estratégicos, a largo plazo, de la empresa?

Al principio, esta pregunta puede parecerle ridícula. Pero créanos, es importante saberlo. 

 «¿Por qué?» Puede que se pregunte. 

Escucha atentamente…

No se trata sólo de tus necesidades actuales sobre el software de gestión de eventos. Tus necesidades pueden ampliarse en un futuro próximo. En ese caso, cambiar de software puede suponer una larga formación del personal o costes adicionales.

Por lo tanto, quédate con el que parezca que va a permanecer más tiempo en el negocio.

En este sentido, preguntar a los representantes de la empresa sobre los avances previstos en la plataforma aclarará las cosas.

Si las funcionalidades«que se espera que se desplieguen antes» se ajustan a los requisitos de tu empresa en un futuro próximo, es una buena señal.

#13 ¿La plataforma de gestión de eventos es segura?

«En 2020, el número de violaciones de datos en Estados Unidos ascendió a un total de 1.001 casos. Mientras tanto, en el transcurso del mismo año, más de 155,8 millones de personas se vieron afectadas por exposiciones de datos, es decir, una revelación accidental de información sensible debido a una seguridad de la información menos que adecuada”Statistica.

Debido al aumento de las brechas de seguridad, la privacidad de los usuarios se ha convertido en la principal preocupación de las empresas hoy en día. Tú también deberías preocuparte por garantizar la privacidad de tu público. 

Por lo tanto, elegir la plataforma de gestión de eventos que se adapta al RGPD es un movimiento beneficioso.

De lo contrario, arriesgar los datos personales de tus asistentes puede costarte fuertes sanciones y graves repercusiones.

Siguiendo adelante, también debe preguntar…

#14 ¿Dónde se almacena la información de tu evento?

De todos los medios posibles, guardar la información en la nube es lo más seguro. Por lo tanto, opta por las plataformas que guardan los datos de tus eventos en la nube. 

Al contar con esta característica, podrás recuperar la información en cualquier momento. Además, la encriptación hace que sea extremadamente difícil para los hackers desbloquear los datos de tu evento.

Conclusión

No hay que descuidar la inversión en la plataforma de gestión de eventos adecuada si se quieren llevar a cabo con éxito eventos virtuales porque esta elección tendrá un gran impacto en el desarrollo de los mismos

Por lo tanto, elige la plataforma de gestión de eventos óptima que satisfaga las necesidades de tu evento con precisión y proporciona una experiencia de evento única a tu público.

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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