Después de que 2020 pusiera en marcha su serie de acontecimientos desafortunados, muchas empresas y profesionales de los eventos se decantaron por las plataformas digitales.
Alrededor del 70% de las reuniones presenciales se transformaron en virtuales o híbridas.
Aunque esta tecnología ya estaba presente en la industria de los eventos, a las empresas todavía no le infundían confianza, principalmente, porque estos modelos no eran muy habituales. Sin embargo, con la pandemia como telón de fondo, los organizadores de eventos entendieron que si no apostaban por estos innovadores formatos, conseguirían un año en blanco o, lo que es peor, un año de pérdidas.
Así pues, apostaron por los modelos virtuales e híbridos y los resultados fueron muy positivos. Es más, ahora con la reciente incorporación de los eventos presenciales tras las restricciones máximas, los organizadores siguen apostando por estos dos formatos.
La mayoría de los eventos se están moviendo hacia plataformas híbridas. A medida que los organizadores siguen aprendiendo y utilizando estrategias más innovadoras, los eventos evolucionan.
A continuación, te vamos a mostrar 25 tendencias de eventos híbridos en auge que el sector adopta como la nueva normalidad.
¿Cuáles son las tendencias de los eventos híbridos en 2021?
Aceptación de eventos híbridos
Las estadísticas muestran que el año pasado el 53% de los profesionales de eventos se consideraban buenos en tecnología de eventos virtuales. Y desde entonces, esta cifra no hace más que aumentar a medida que más empresas migran a los eventos híbridos.
Destino de los eventos
Por razones de seguridad, los eventos al aire libre son cada vez más populares. El atractivo paisaje es idóneo para realizar vídeos y conferencias en directo con un fondo perfecto. Para los pocos que asisten al evento en persona, se crea una experiencia agradable a la vez que se mantienen los protocolos COVID-19.
Menor necesidad de personal
Como no hay que reservar ni gestionar grandes espacios, los eventos híbridos necesitan menos personal para su gestión. Por tanto, se ahorra más en términos de salarios del personal, que se puede invertir en otras cosas. Por ejemplo, en marketing.
Mayor interacción
Cuando el público está detrás de la pantalla, las cosas pueden estancarse rápidamente. Para evitar el desinterés de los asistentes y mantener a la audiencia atenta, los organizadores de eventos recurren a la gamificación, las encuestas en tiempo real y las votaciones.
Enfoque de la educación
Los eventos presenciales se centran, principalmente, en la venta de productos y servicios a los asistentes. Sin embargo, los eventos virtuales e híbridos se están centrando más en la educación. La razón principal por la que la mayoría de la gente asiste a estos eventos es la búsqueda de conocimientos.
Formato de los programas de televisión
El paso de los eventos virtuales a los híbridos se ha enfocado como un formato parecido a los programas de televisión. Cabe esperar que los eventos híbridos se centren más en la calidad de la producción y el vídeo.
Mayor uso de la realidad aumentada
El mayor reto de los eventos virtuales e híbridos es crear un mayor compromiso para el público en casa. Así pues, una de las alternativas para cumplir con este propósito es la realidad aumentada (RA).
La RA simula una experiencia real para todos los asistentes.
Tanto si utiliza dispositivos móviles, ordenadores portátiles o auriculares de RV, la tecnología de RA crea un amplio abanico de posibilidades para mejorar el compromiso.
Puedes crear formación interactiva, mostrar nuevos productos o crear stands virtuales para aumentar el compromiso.
Calidad de la producción de eventos
Para mantener el interés del asistente detrás de una pantalla, hay que ir más allá; la combinación de una conferencia brillante y una calidad de producción inigualable hará que los participantes se sientan parte del evento y visualicen el contenido como si estuvieran presentes en el lugar físico.
Por tanto, si quieres que tu evento híbrido sea un éxito, debes utilizar técnicas de difusión profesionales.
Se aplaude la brevedad
El equipo de Jack Morton, una de las principales agencias de experiencia de marca, sostiene:
“Los contenidos episódicos, altamente personalizados y que se pueden consumir rápidamente, han sustituido a las agendas de varias horas y días”.
A diferencia de los eventos presenciales, los híbridos no duran tanto. De hecho, un informe del CEIR sugiere que se necesitan seis horas para concluir virtualmente un evento físico de 8 horas de duración.
Con los eventos híbridos, el tráfico de público in situ es mucho menor. Esto significa que los eventos híbridos requieren menos tiempo para sentar a la gente y trasladarla de un lugar a otro del recinto. Esto hace que el evento termine más rápido de lo que lo haría de otro modo.
Mantén las cosas limpias
La pandemia sacó a flote la importancia de la limpieza y la higiene en los espacios públicos y privados, tanto abiertos como cerrados. El miedo y la incertidumbre hacia el virus dio pie a asegurar todos los recintos para evitar contagios entre los asistentes a un evento. Ahora, hay una mayor preocupación por la seguridad.
Por ello, el mobiliario, como los sofás y los sillones, se está sustituyendo por sillas de plástico y madera. Por su parte, los locales, incluido el mobiliario, también se desinfectan regularmente para evitar la contaminación cruzada.
Toma un descanso
Como los eventos híbridos no son exactamente iguales a los presenciales, es necesario hacer algunos ajustes como, por ejemplo, hacer descansos con frecuencia para que los asistentes físicos puedan moverse por el recinto.
Si no quieres que tus asistentes virtuales pierdan el interés por el contenido, ya sea por cansancio ocular o por la monotonía del tema, haz varios descansos para que puedan refrescar sus mentes y procesar toda la información.
Mayor potencial de marketing
Con la digitalización de los eventos, tu público, en la mayoría de los casos, ya no se corresponde con tu zona horaria local, ya que la esfera virtual derroca las barreras geográficas y da acceso a todos los ciudadanos con acceso a Internet. Pero, ¿cómo puedo conseguir que se interesen en primer lugar?
La respuesta es: con un MAYOR PRESUPUESTO DE MARKETING.
Aunque te ahorres dinero en los viajes debido a las restricciones, es necesario invertir más en publicidad y campañas, ya que con un público más amplio, podrás recuperar fácilmente esos costes de marketing y obtener más exposición.
Plataforma de eventos especializada
Muchas empresas están empezando a utilizar una única plataforma para todas sus necesidades de eventos. De esta manera, se consigue una planificación más eficiente, una recopilación de datos segura y una formulación de mejores estrategias de marketing.
Flexibilidad
Los eventos híbridos están ofreciendo una mayor flexibilidad a los asistentes, ya que pueden elegir si desean acudir presencialmente al evento o, por su parte, visualizar el contenido de forma virtual. De esta manera, un participante puede asistir al evento en cualquier momento y lugar.
Bolsas para eventos hechas a medida
El merchandising para eventos y son una tendencia que hace furor. Crean una experiencia agradable y más íntima, sobre todo, para aquellos que no pueden acudir al recinto.
Rompe barreras
Los eventos virtuales fueron un gran éxito en el año 2020. No obstante, este formato se transformó en virtual durante este año 2021.
Kurt Burtscher, cofundador de b2match, afirma:
“Para la primera mitad de 2021, estamos viendo que nuestros clientes siguen planificando eventos virtuales. A medida que la pandemia se aleja, prevemos que en la segunda mitad del año se celebren más eventos híbridos”.
Gracias a su alcance global, los eventos híbridos están haciendo que los eventos tradicionales sean más inclusivos. Permiten conectar con asistentes de todo el mundo, de distintos orígenes y niveles profesionales. Esto hace que la experiencia de aprendizaje de los asistentes sea más enriquecedora y grandiosa.
Aumenta las habilidades
Con los nuevos avances en la gestión de eventos híbridos, surgen nuevas funciones por doquier. Se ha apreciado un aumento repentino de la necesidad de monetización de eventos, diseño de eventos híbridos, soporte técnico y mucho más.
Así, mientras la pandemia ha hecho que muchos puestos de trabajo sean redundantes, los eventos híbridos ofrecen nuevas funciones que la gente puede desempeñar obteniendo certificaciones en estas áreas.
Necesidad de control
Al trasladar una parte importante de los eventos a Internet, el riesgo de que los datos sean vulnerados es mucho mayor. Por esta razón, se exigen mejores medidas de seguridad.
Los eventos híbridos necesitan información clara sobre el tratamiento de los datos de los asistentes por parte del equipo de organización del evento y de los terceros implicados.
Contratación de conferenciantes
La elección del conferenciante adecuado puede ser decisiva para tus eventos híbridos.
Para mitigar los riesgos, es mejor contratar a ponentes profesionales, ya que saben cómo hacer su trabajo y hacer que tu evento sea todo un éxito.
Aumento de los ingresos
El elemento virtual de las reuniones, que antes era gratuito, ahora tendrá un precio.
Y no va a ser barato y las entradas para los asistentes presenciales y virtuales costarán más o menos lo mismo.
Menos contaminación
La disminución de los desplazamientos hace que se desperdicie menos energía y se reduzcan las emisiones de dióxido de carbono a la atmósfera. Según los informes, en 2020, los eventos virtuales e híbridos redujeron el uso global de energía en un 6% y, para este 2021, se espera que este descenso se mantenga.
Un diseño de evento ecológico, ¿verdad?
Apps móviles
Desde conferencias a ferias comerciales o lanzamientos de productos, prácticamente cualquier evento que se pueda imaginar tiene una aplicación móvil. La razón es sencilla. Es donde se concentra toda la información importante para los asistentes y, además, esta se presenta de forma divertida y atractiva.
La innovación es sinónimo de éxito
Por el bien de los eventos híbridos…
Cuanto más llamativo sea, más posibilidades tendrás de cautivar a tu público. Los equipos de producción están haciendo un mayor uso del arte, la creatividad y las ideas únicas para incorporarlas a la estrategia de eventos. Esto se debe a que pensar fuera del margen atrae la atención de la gente.
Y este es el camino que seguirán los futuros eventos hasta que las cosas se aclaren.
Reconocimiento facial en los eventos
Los asistentes a los eventos podrán ahora confirmar su identidad de forma segura y sin contacto gracias a la evolución de la tecnología de reconocimiento facial, ya que se elimina por completo la necesidad de comprobar manualmente la identidad.
Conclusión
Estas son algunas de las muchas tendencias al alza en los eventos híbridos. Por supuesto, no se trata de una lista exhaustiva y 2021 nos ofrece una amplia oportunidad para innovar, repensar y rediseñar nuestra forma de ver los eventos. Pero esto es solo el principio del futuro, así que, mientras tanto, aprende, adáptate a estas nuevas tendencias y sácale rendimiento tanto a tus aciertos como a tus errores.
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