“Las organizaciones de reuniones y eventos sólo serán viables durante otros 7,5 meses”.
Esta impactante afirmación proviene de un estudio publicado por The Meetings Industry Association (MIA) en enero de 2021. Los eventos híbridos se han convertido en la palabra de moda entre los organizadores de eventos.
Si deseas saber qué es y qué no es un evento híbrido, así como las diferencias entre este modelo y los formatos presencial y virtual, no te pierdas esta lectura.
Gracias a los rápidos avances de la tecnología y, a pesar del COVID-19, la situación no es del todo sombría porque los eventos híbridos se han convertido en la palabra de moda entre los organizadores de eventos.
De hecho, el 53% de los profesionales de eventos se sienten ‘cómodos o expertos’ con la tecnología de eventos virtuales. Por lo tanto, los planificadores de eventos tienen que organizar eventos en un ecosistema híbrido para sobrevivir en esta industria, especialmente en la era post-COVID.
Teniendo esto en cuenta, si aspiras a estar en este negocio a largo plazo, debes tener el siguiente conjunto de habilidades en tu caja de herramientas para hacerlo bien.
Familiaridad con la tecnología
Cuando se planea entrar en el mundo de los eventos híbridos, es necesario aumentar las habilidades para que las oportunidades de éxito del evento aumenten.
Para ello, la familiaridad con la tecnología es tu mayor arma para triunfar.
¿Por qué hacemos esta afirmación?
Porque necesitas profundizar en habilidades técnicas como:
- Entender cómo funciona la retransmisión en directo
- Aprender qué plataforma digital ejecuta la retransmisión sin problemas
- Crear anuncios para dirigirte a tus potenciales clientes
- Dar el formato adecuado a las presentaciones, los vídeos y los documentos importantes de manera que sean apetecibles para tu audiencia
¿Tiene sentido ahora? Esperamos que sí.
En resumen, conocer la plataforma digital al dedillo es de suma importancia.
Además, para manejar cualquier dificultad técnica, también se recomienda tener el conocimiento suficiente para la resolución de problemas básicos.
“Es importante empezar a formarnos con la última tecnología disponible. Hemos estado utilizando plataformas de matchmaking impulsadas por IA para conectar con clientes potenciales y mantener reuniones a lo largo del año, que finalmente se traducen en una oportunidad de negocio cara a cara en una feria en vivo”
Nick Dugdale-Moore, director regional europeo de la UFI.
Pero hay una cuestión que sigue sin resolverse:
¿Cómo encontrar la plataforma idónea para tu evento híbrido?
La forma más rápida de saber qué plataforma digital es la que mejor se adapta a tus necesidades únicas es responder a esto: ¿Cómo quieres relacionarte con tus asistentes? A través de:
- ¿Chats en directo durante una emisión?
- ¿Sesiones de preguntas y respuestas interactivas?
- ¿Break-out rooms?
- O, ¿quieres utilizar todas las opciones anteriores? (recomendable)
Si la plataforma que estás considerando se ajusta a tus necesidades comunicativas, ¡felicidades! Has acertado de pleno.
Actúa como si fueras el dueño de una compañía de producción
“Somos productores de televisión. De repente, estamos creando televisión. Hay que aplicar ahora las nuevas reglas a los eventos”
Mark Jeffries
Supongamos que te dan la oportunidad de dirigir un equipo de primera categoría del programa número uno de televisión en directo. ¿No te entusiasmaría la idea de saber lo que ocurre entre bastidores o ser testigo de la energía de los artistas que actúan en directo?
¿O cómo consiguen despertar el interés de los asistentes a distancia y del público en directo durante todo el programa?
Imagínate allí, como si estuvieras dirigiendo el equipo con una energía notablemente alta y disfrutando de toda la experiencia.
Volvamos a los eventos híbridos
En la organización de un evento híbrido, eres el eje de todo. Por tanto, tendrás que tomar diferentes roles, desde ser experto en tecnología hasta dirigir operaciones. Eres el velcro que mantiene todo unido.
Tienes que asegurarte de que todo funcione sin problemas.
Esto es lo que queremos decir con lo de actuar como un productor.
Consejo profesional: dispón de contenidos de valor para que tus asistentes se puedan nutrir de conocimientos profesionales. Para hacerlo más cómodo, deja que sea descargable.
Si estás ofreciendo a tu público presencial folletos, demos y puntos de información, entonces no hay ninguna razón justificada para privar a sus asistentes online de estos valiosos recursos.
Al hacerlo, estás mostrando tu preocupación por los participantes tanto online como presenciales. En el caso de los primeros, les está ofreciendo una participación casi idéntica a la que se produce en tiempo real.
Habilidades de gestión de crisis
Si el COVID-19 fue tan imprevisible como para tener a todo el mundo en cuarentena en sus casas. Entonces debes estar preparado para hacer frente a cualquier crisis imprevista que surja en el último momento.
Para combatirla, es muy recomendable desarrollar un plan de acción para estas situaciones de última hora.
Estate preparado de antemano con tu equipo en caso de que surja algún suceso imprevisto.
Habilidades sociales
¿Recuerdas cómo planificabas los eventos presenciales pre Covid-19?
- Organizabas reuniones con los stakeholders para gestionar los patrocinios.
- Invitabas a ponentes y expertos del sector. Sólo para disparar el número de inscripciones de tu evento con su mera presencia.
- Te asegurabas de que los participantes recibieran toda la información y los recursos necesarios para sacar el máximo partido a tu evento.
Si no hubieras sido tan activo, no habría sido posible conseguir todo eso.
La organización de un evento híbrido no es diferente. Las habilidades sociales son igual e incluso más importantes que en un evento presencial.
Pero es posible que algunos patrocinadores se muestren reticentes e inseguros respecto a los ingresos que se generan con este tipo de eventos.
Lo mejor es NO contarlo. Lo mejor es MOSTRARles los métodos testados para conseguir un mayor alcance aprovechando dos mundos diferentes: el físico y el online.
Si realmente comprendes el valor de contar con los stakeholders y los expertos del sector, nunca dejarás pasar esta oportunidad.
Esto nos lleva al siguiente punto: poseer habilidades de marketing.
Siga leyendo.
Habilidades de marketing
En la época actual, el marketing es una habilidad imprescindible para todas las empresas y personas. No se puede asegurar un éxito de ventas si se fracasa en la comercialización.
Por muy desalentador que parezca, si sabes cómo utilizar correctamente los medios digitales para llegar al público adecuado, entonces es tu opción.
Una de las mejores formas de conseguirlo es utilizar herramientas de análisis.
Con estas herramientas, puedes estudiar la “cadena de intereses” de tus clientes potenciales.
Puedes determinar sus datos demográficos: edad, sexo, ubicación, intereses, etc. Conoce muy bien estas herramientas para ponerlas a tu favor.
Ten en cuenta que ya tienes muchas empresas que te hacen una dura competencia.
Por ello, no podemos dejar de insistir en la importancia de utilizar imágenes llamativas y titulares que enganchen a la gente en el primer vistazo.
Habilidades de gestión de tiempo
“Vale, te apoyo en la importancia de todas las habilidades que has mencionado. Pero, ¿cuál es la habilidad número 1 para tener éxito en esta industria?”
No te engañamos, cuando estás dotado de todas estas habilidades, entonces te posicionas como un organizador de eventos exitoso. Todas tienen la misma importancia.
Sin embargo, si tuviéramos que decir la única habilidad que tiene un poco de ventaja sobre las demás… tendríamos que mencionar la importancia de la gestión del tiempo.
Es posible que supongas que un evento híbrido comparte el mismo calendario que el de una típica sesión física de 4 horas en un espacio compartido. Pero lo cierto es que cuando se trata de asistir a un evento online, la gente tiene una capacidad de atención más corta.
- El número de distracciones. De media, la gente asiste a eventos híbridos en sus casas. ¿cuántas distracciones tienes en tu casa?
- En segundo lugar, estar sentado en un lugar durante mucho tiempo y mirar constantemente la pantalla del móvil o del ordenador hace que la mente de un ser humano anhele un poco de descanso.
Pero no estamos sugiriendo que se reduzca el tiempo de 4 horas a 1 hora. Más bien, respeta su capacidad de atención. Ten el cronograma del evento en una hoja de cálculo y distribúyelo entre los miembros del equipo.
Detalles a añadir en la hoja de cálculo:
- ¿Cuándo empieza el acto?
- ¿A qué hora sube al escenario el primer orador?
- ¿A qué hora llegará el segundo o tercer orador principal para hacer la presentación?
- ¿Cuándo va a haber un descanso?
- ¿Cuánto tiempo va a durar?
Y así sucesivamente.
La mejor manera de evitarlo es dar un margen de 2-3 minutos a los ponentes, seguido de una sesión interactiva de preguntas y respuestas. Si terminan antes de su tiempo, puedes aceptar un par de preguntas más de los asistentes.
Dicho todo esto, si cuentas con las habilidades de gestión del tiempo y las mencionadas anteriormente, no hay forma de que no puedas dominar la organización de eventos híbridos.
Últimas ideas
Estas son las principales habilidades que pueden ayudarte a estar un paso por delante.
Recuerda que todo el mundo dice que el mundo está cambiando más rápido que nunca.
Sinceramente, es cierto.
Muchas razones tienen que ver con la tecnología.
Poniéndolo en perspectiva…
Estar atento a las tendencias tecnológicas que cambian constantemente en el sector también te ayudará a diferenciarte de la competencia.
Nos gustaría terminar esta guía con una pregunta. ¿Cuál es la lección más valiosa que has aprendido de ella? Cuéntanoslo en los comentarios.
