Analíticas y datos: cómo medir el éxito de los eventos híbridos

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Los organizadores de eventos tuvieron que reinventar su modelo de negocio para afrontar las pérdidas generadas por la crisis que trajo consigo la pandemia, el confinamiento y las restricciones posteriores. No obstante, al principio, acogieron con cierta incertidumbre los formatos virtuales e híbridos para llegar a los asistentes a través de las diferentes plataformas digitales. 

Pero, los organizadores comenzaron a ver las ventajas que ofrecían estos espacios virtuales: flexibilidad, comodidad, eliminación de barreras geográficas e incluso el ahorro en costes. Ahora, cuando se habla de planificar un evento, los organizadores tienen tres opciones para desarrollar sus proyectos y alcanzar el éxito.  

Sin embargo, la forma de medir el éxito de estos eventos también ha evolucionado; el planificador se centraba más en los resultados cuantitativos que cualitativos y gracias a las plataformas digitales también podemos analizar el desarrollo de un evento mediante Analíticas de eventos y KPIs.

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¿Qué es el análisis de eventos?

La analítica de eventos se considera el próximo aspecto revolucionario de la gestión de eventos. Nos permiten evaluar un evento en función de métricas específicas, nos proporciona datos clave para medir el éxito de cualquier evento vía KPI y métricas. 

Estos KPI y métricas se han ido formulando a lo largo del tiempo a medida que han evolucionado la gestión de eventos. Se han convertido en los estándares establecidos sobre los que se juzga un evento o se contrasta con otro.

Además, la analítica de eventos también nos ayuda a evaluar las estrategias de las redes sociales en la gestión de eventos para saber cómo la gente está interactuando con la página del evento, por ejemplo. Por tanto, esta herramienta es fundamental para comprobar el potencial de tus esfuerzos de marketing digital para el evento; los softwares de analíticas de eventos pueden proporcionarnos, entre otros, datos demográficos sobre el tráfico de nuestra página o evento. 

Por otra parte, también detalla la fuente de tus visitantes o registros. El software también informa sobre el segmento más y menos visitado de tu página de eventos, ya que puede proporcionar información en tiempo real sobre el tráfico y las inscripciones.

Disponer de este tipo de software y datos es muy valioso porque serán los datos los que marcarán el éxito o el fracaso de tu evento; pueden ayudarte a modificar el evento según las distintas tendencias. El software de análisis también te mantiene informado sobre tus competidores, por lo que, dependiendo de sus resultados, puedes planificar una estrategia diferenciadora y llamativa para cautivar a tus asistentes. 

Hay muchos programas de análisis de eventos disponibles. Sin embargo, Google Analytics es el más famoso. 

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Métricas esenciales para evaluar un evento

A continuación, te hablaremos de las métricas más esenciales para evaluar el impacto de tu evento entre tu público: 

Adquisición

Esta sección muestra las fuentes de tus visitantes e inscripciones. Puedes ver el número exacto de visitantes en la página de tu evento mediante una pestaña que te indica la fuente que ha visualizado el contenido, es decir, si este segmento de tráfico proviene de anuncios, redes sociales o referencias. Incluso puedes ver el número de personas que llegaron a través de campañas de e-mail marketing.

Ahora, puedes observar todos los datos y saber qué canal o fuente aporta más tráfico. 

Comportamiento

Esta sección de análisis te informa sobre la naturaleza de la interacción entre tu página web y los visitantes. Te dará información sobre el recorrido de tu visitante, los detalles, cómo entraron a tu página y su navegación hasta el canal de salida.  

Además, la pestaña de comportamiento también te dirá cuántos visitantes llegaron hasta el registro, así como cuántos fueron abandonando y en qué momento. 

Conversiones

La palabra conversión en análisis de datos denota un ciclo completo. Una conversión es un ciclo completo de una determinada actividad como una compra, un registro o una descarga. 

Audiencia

Esta sección contiene todos los datos de tu página web. Informa sobre el número de visitantes junto con sus detalles de navegación. Por tanto, podrás conocer todos los datos de los usuarios tanto recurrentes como nuevos en tu página web.

Todas estas métricas marcan los hilos de tu evento híbrido en la dirección correcta y óptima. 

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KPIs para medir el éxito del evento

Además de la analítica de datos, los KPIs son algunos de los elementos de medición del éxito de los eventos. Estos indicadores te ayudarán a definir o establecer los estándares de un evento exitoso. Para ello, debes definir los objetivos del evento y los resultados deseados con la finalidad de marcar una meta y desarrollar tu evento en función a tus objetivos. 

Vamos a sumergirnos en la lista de los principales KPIs. 

Encuestas sobre eventos

Las encuestas sobre eventos son la mejor manera de comprobar rápidamente la satisfacción de los asistentes. Puedes realizar esta encuesta antes, después o incluso durante el evento. La naturaleza de las respuestas variará mucho en función del momento de la recogida de información. Sin embargo, sea cual sea la parte o el momento en que se recojan, las respuestas son valiosas, ya que los comentarios te permitirán crear futuros eventos exitosos. 

Al diseñar la encuesta, crea preguntas específicas e interesantes que te aporten valor añadido. El 91% de los responsables de marketing evalúan sus eventos en función de la satisfacción de los asistentes.

Engagement del ponente

El público puede juzgar a un ponente muy rápidamente por la temática, el habla o el engagement. Si el ponente seleccionado no apuesta por la interacción y la dinamización en sus exposiciones, la presentación estará condenada al fracaso ya que el público se aburrirá e incluso se sentirá excluido.

Por tanto, mediante esta métrica, también puedes medir el índice de éxito de todos los ponentes y elevar la participación. 

Temas de mayor rendimiento

La tasa de participación puede decir mucho sobre cualquier tema. Los datos recogidos y agregados pueden ayudarnos a comprender mejor los intereses de las audiencias. 

Mención en las redes sociales

Las menciones en las redes sociales denotan que tu evento está teniendo un impacto considerable, positivo o negativo, entre tus asistentes y usuarios externos. Si estableces un hashtag determinado, los participantes podrán valorar el contenido del evento, mencionar ciertas mejoras o subrayar todos los aspectos positivos. Así pues, crea un hashtag conciso, llamativo y fácil de recordar para valorar todos las menciones de tu público y usuarios externos.  

Clientes adquiridos

Una vez captes a los clientes potenciales debes medir su magnitud de alcance, es decir, cuántos nuevos clientes potenciales has ganado respecto a una fecha o evento pasado determinado. 

Así pues, este indicador es vital para llegar a un público más amplio y conocer si este nuevo cliente se debe a su asistencia a un evento, una campaña de promoción u otras razones. Además, también es necesario identificar la fuente de adquisición. 

Número de miembros activos de la comunidad

Observa a aquellos asistentes que son más activos entre tu público. Datos como estos son beneficiosos, ya que te permite encontrar las formas correctas de crear un engagement masivo. 

Análisis de la sesión

Se trata de evaluar cada sesión en profundidad. Las analíticas te permiten conocer los comentarios y las calificaciones de participación de la sesión. De esta manera, podrás ver cuántos asistieron virtual o presencialmente, la duración de las vistas, las páginas vistas y el número de asistentes. 

Ingresos brutos

Esta métrica se percibe como un KPI dominante para evaluar el impacto o el éxito de un evento. Sin embargo, este factor es muy vital cuando se trata de objetivos primarios de ingresos. Los resultados y las diferencias entre los objetivos primarios de ingresos y los ingresos brutos dicen mucho sobre las expectativas del evento. 

Conclusión

Recuerda una cosa sobre el éxito de un evento; la medición y la evaluación es un proceso personalizado. Los KPIs y las analíticas  te guiarán para entender qué métricas están más relacionadas con el resultado deseado.Por tanto, saca el máximo provecho de estos dos métodos, ya que ambos pueden ayudarte a desarrollar la comprensión subyacente del éxito del evento.

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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