7 Características del Software de gestión de eventos

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Un software de gestión de eventos es un programa que te ayuda a gestionar todo lo que necesitas para tus eventos de principio a fin.

La lista de funciones de un software para la gestión de eventos es interminable y decidir cuáles necesitas puede resultar abrumador. Hemos analizado todas las opciones que existen para ofrecerte esta lista de las funciones más importantes que debe tener tu software de planificación de eventos.

Los mejores programas de gestión de eventos del mercado actual pueden ayudarte en muchas tareas, desde la gestión de las inscripciones y las listas de invitados, hasta el seguimiento de los gastos y la generación de informes posteriores al evento. Incluso, te ayudarán a hacer un seguimiento de varios eventos a la vez desde un mismo panel central, lo que te facilitará mucho la planificación.

Una buena medida para reconocer la calidad de un software de gestión de eventos es el número de integraciones que tiene, y la funcionalidad y profundidad de las mismas. Una de las integraciones más comunes y necesarias últimamente es con las redes sociales, que permite mantener todo el marketing y las comunicaciones en un solo lugar y, al mismo tiempo, obtener el máximo rendimiento al utilizar múltiples canales para interactuar con el público.

Venta de entradas y registro en línea

La venta de entradas y el registro en línea son funciones imprescindibles para cualquier gestor de eventos. Con la venta de entradas y el registro en línea, puedes vender entradas y cobrar en línea. Esto facilita la gestión de las ventas en un solo lugar: ya no tienes que imprimir o recoger un montón de entradas de papel.

También puedes utilizar la venta de entradas y el registro en línea para inscribir a los asistentes a través de un formulario en línea en tu sitio web.  Esto te ahorrará mucho tiempo, ya que no tendrás que introducir manualmente la información de cada asistente en tu base de datos una vez finalizado el evento.

Aplicación móvil

Las aplicaciones móviles son imprescindibles en un software de gestión de eventos. Una aplicación móvil te permitirá acceder a tu gestor de eventos desde cualquier lugar, incluso cuando estés de viaje. El mejor software de gestión de eventos tendrá disponible una aplicación móvil que sea fácil de utilizar, recuerda que la usabilidad es uno de los pilares fundamentales para la correcta interacción con tus asistentes. Como app, esta debe estar disponible en todas las plataformas (Android, iOS), y debe ser capaz de integrarse con otras aplicaciones como Slack y Google Calendar.

Las aplicaciones móviles van de la mano de las funciones de gamificación, que suelen encontrarse en la gama más alta del mercado de software de gestión de eventos.  Permite a los asistentes participar e interactuar directamente en el evento, mediante el uso de encuestas, recorridos interactivos y mucho más. Las encuestas pueden ser una excelente manera de obtener información de cómo ha ido el evento para los asistentes y qué sensaciones tuvieron.

Marketing a través del correo electrónico: Email marketing

El marketing por correo electrónico es una forma estupenda de conectar con tus asistentes, establecer una vía de comunicación y conseguir captar más ventas. Te permite mantener un contacto directo con aquellos que han adquirido entradas, así como con los que podrían estar interesados en futuros eventos. Una buena base de datos es vital para el éxito de un evento.

Gestionar campañas de correo electrónico es muy sencillo desde el software de gestión de eventos. Puedes crear una plantilla de correo electrónico con toda la información que desees incluir, configurar una base de datos de correos electrónicos de los asistentes, y a continuación, enviar la campaña a través de tu propio servidor o de un servicio externo. Recuerda que debes tener una correcta configuración del servidor o servicios que uses para que tus mails no lleguen a SPAM.

Itinerario/programa del evento

El itinerario es el programa del evento. Es una descripción general de lo que sucederá en el evento. Debe incluir todos los detalles importantes, qué tipo de evento es, horarios, si es online o presencial, localización, descansos, incluyendo también quiénes van a ser los ponentes o participantes, y cuál va a ser su agenda. Y muy importante, y que se suele pasar por alto, el contacto con los organizadores del evento.

El itinerario debe estar a disposición de todos los asistentes, pero es especialmente importante que sea accesible para los organizadores, patrocinadores y ponentes, de modo que puedan ver cuál es su papel en el transcurso del evento.

Integración de CRM

Añade automáticamente a los asistentes a un CRM: Los gestores de eventos pueden conectar tu software de calendario con Salesforce y otros CRM, añadiendo automáticamente a los asistentes al evento.  Esto es especialmente útil para las empresas que hacen un seguimiento de sus clientes a través de un CRM, ya que puede ayudarles a identificar posibles oportunidades para captar nuevas ventas.

Por ejemplo, si tienes un cliente que ha asistido a tu conferencia anual o feria comercial cuatro años seguidos, es posible que esté listo para hacer una inversión en tus productos o servicios, este cliente demanda una atención especial que puede ayudar a cerrar una venta. Con esta función integrada en su sistema de registro en línea, puedes hacer un seguimiento de quiénes vuelven año tras año y asegurarte de que reciben el trato que merecen.

Integración con las redes sociales

Las redes sociales son una parte vital del sector de los eventos, por lo que es importante contar con herramientas de gestión de redes sociales en tu software de eventos.  Busca siempre una aplicación o un creador de sitios web que pueda integrarse automáticamente con tus canales de comunicación y redes sociales.  Esto tendrá el poder de impulsar y fortalecer tus esfuerzos de marketing. Por ejemplo, tras el registro, ofrece a tus usuarios la oportunidad de compartir su compra de entradas en Facebook o LinkedIn.

En cuanto a la aplicación para organizar tu evento, Eventscase tiene una función que rastrea todos los tweets que contienen un hashtag específico y los muestra en un solo lugar. De este modo, los asistentes pueden echar un vistazo a lo que es tendencia en los canales de redes sociales relacionados con el evento al que asisten.

Las redes sociales son en sí mismas una maravilla para los gestores de eventos y los asistentes. Hay que maximizarlas y sacarles el máximo provecho durante los eventos, utilizando un software de gestión de eventos inteligente.

Hardware in situ

El apoyo de algunos paquetes de software va más allá de la fase de planificación y gestión, y te ayuda en la ejecución el día del evento, con el uso y soporte de herramientas físicas. En Eventscase tenemos nuestra caja “on site”, en la que recibirás: todo el material que necesitas para imprimir las acreditaciones de tus asistentes, Kiosk app, tabletas, impresoras y routers 4G. Se trata de un sistema preconfigurado y fácil de usar que solo necesitas conectar para que funcione, y contarás además con personal experto que te apoyará con todo el proceso de registro y acreditación.

Conclusión

Con todas estas características, está claro que el software de gestión de eventos tiene el poder de llevar tus eventos al siguiente nivel. Hay muchas más funcionalidades disponibles que harán de tu evento un acontecimiento único, más de las que podríamos cubrir en un solo artículo. La clave es encontrar el software adecuado para tu negocio.  Investiga un poco y asegúrate de entender los detalles de cada posible software antes de tomar una decisión. Y si todavía tiene preguntas sobre alguna característica o programa específico, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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