Encontrar el espacio ideal para un evento es una tarea agradable, aunque también un desafío constante. Tener muchas opciones, es en parte positivo y en parte negativo. Aunque es bueno ofrecer diferentes opciones, es difícil elegir el lugar adecuado para un evento en concreto. El tamaño, el diseño y la accesibilidad influyen en la toma de decisiones. Incluso cuando estás seguro de haber encontrado el espacio adecuado, tiene que ajustarse al presupuesto.
Para ayudarte en el largo camino de encontrar el espacio adecuado para el evento, EventsCase ha recopilado una guía de tres pasos:
Concretar los aspectos importantes
Cuando te vayas a reunir con el posible espacio en el que celebrar el evento es necesario tener clara la siguiente información:
- Presupuesto.
- Asistencia prevista.
- Tipo de evento.
- Requisitos para los asistentes (catering, habitaciones de hotel, wi-fi).
- Requisitos logísticos (horarios y acceso para la carga).
- Requisitos para la puesta en marcha (AV y equipo disponible).
Hay puntos que son fáciles de calibrar pero otros son difíciles de concretar con exactitud, como por ejemplo el equipo audiovisual y el acceso al lugar de celebración, por lo que nuestro consejo es definirlo lo antes posible.
Es mejor que te hagas las preguntas obvias al principio para que en caso de que se te plantee algún problema tengas tiempo para solucionarlo.
No pasa nada por empezar a buscar localizaciones con mucha antelación, incluso antes de que se haya vendido la primera entrada. Hemos visto a organizadores cometer el error de asumir que tienen 24 horas para organizarlo todo y cuando se dan cuenta de que el espacio que pensaban elegir está ocupado su plan se desmorona.
Cómo encontrar un lugar de reunión
Al igual que buscar una prenda de vestir, un coche o incluso una casa, cuando se trata de encontrar un espacio para un evento, lo mejor es realizar una búsqueda en internet y visitar las webs de diferentes espacios. Los directorios online como Hirespace facilitan mucho las búsquedas y ofrecen cientos de opciones para encontrar la ubicación perfecta.
Además, te aconsejamos preguntar a tus contactos (por ejemplo, antiguos asistentes, patrocinadores) si pueden recomendarte algún lugar para tenerlo en cuenta. Cada semana se abren nuevas localizaciones y no todas se pueden encontrar a través de directorios.
Ten en cuenta que los eventos de menor envergadura pueden incluso optar por soluciones creativas y económicas. Por ejemplo, si vas a celebrar un evento de networking de 30-40 asistentes, ¿tiene sentido reservar un lugar externo? Organizar un evento en las propias oficinas puede darle un impulso adicional a tu empresa, incluso puede llegar a atraer a un patrocinador y que utilice parte de tu ubicación.
Cómo negociar
Estás a punto de encontrar la localización del evento. Has identificado el espacio perfecto, todo está encajando y es el momento de cerrarlo.
Cada uno tiene su propia fórmula para negociar con las localizaciones y los proveedores. A algunos les gusta mantener su presupuesto en secreto para evitar pagar de más. Otros apuestan por un enfoque más transparente, en el que todas las cartas estén sobre la mesa.
Te aconsejamos que consideres cuatro cosas antes de iniciar las conversaciones:
- Siempre y cuando sea posible, trata de ser flexible con tus fechas. Podrías ahorrarte mucho dinero reservando un miércoles por la mañana en lugar de un viernes por la tarde.
- Si el precio inicial es muy alto, prepárate para decir tu presupuesto. Una vez que te den una cifra podrás ver si es posible llegar a un acuerdo.
- “Véndete” en la localización. Si tienes cientos o miles de asistentes que podrían organizar en el futuro sus propios eventos allí, deberías explicarles las implicaciones positivas que tendría para ellos que lo realizaras en su local.
- Incluso si sólo hay una opción que realmente quieres, recuerda reunir igualmente citas de otros lugares. Esto puede ayudarte a negociar con alguien que está cobrando por encima de sus competidores.
La búsqueda del lugar del evento no tiene por qué ser tan complicado como parece. Siempre que vayas con un plan en mente, podrás encontrar el lugar perfecto para tu reunión.