Cómo gravar los eventos virtuales: Tres opciones fáciles

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En un mundo post-COVID-19, los eventos virtuales están siendo nuestra salvación. Han sido un refugio para los organizadores, han creado un lugar para compartir contenidos, crear conexiones, y entregar, al menos, algún tipo de experiencia de una manera totalmente segura. 

La cuestión es que los eventos virtuales son diferentes; en infraestructura, preparación, entrega, e incluso facturación. Recientes eventos con este formato han desenterrado algunas de sus diferencias más ocultas, siendo uno de los puntos principales la forma en que se gravan.

Eventos físicos vs. eventos virtuales: Cuáles son las diferencias

Cuando organizas un evento físico dentro de la Unión Europea (UE), tienes que aplicar un impuesto sobre el valor añadido (en España el IVA) al precio de lo que vendes. 

La tasa y la aplicación del impuesto se basan en el lugar donde se realiza el evento. Por ejemplo, si soy anfitrión de un evento en el Reino Unido, puedo registrarme para el VAT y aplicar el 20% al valor de cada producto. Eso incluye entradas, stands feriales, paquetes de patrocinio, entradas de premios y un largo etcétera.  

No olvides que este impuesto va desde el 17% en Luxemburgo hasta el 27% en Hungría, así que vale la pena conocer estos números antes de elegir un lugar.

Cómo gravar eventos virtuales

En cuanto a la situación en los EE.UU., hay reglas estado por estado que dictan cuándo un organizador de eventos debe aplicar el impuesto. El umbral mínimo de ingresos comienza en 10.000 dólares en lugares como Oklahoma, hasta 500.000 dólares en Tennesse y Massachusetts. De nuevo, estas son las directrices para las reuniones físicas, basadas en el lugar donde se celebran.

Los eventos virtuales, aunque son mucho más fáciles de organizar, son mucho más complejos en cuanto a los impuestos. Para empezar, no tienen una ubicación específica, a menos que cuentes con «Internet», así que ahí va nuestra oportunidad de usar todos los procesos estándar. 

En este caso, la tasa que se aplica se basa en el destino de la experiencia, es decir, donde se encuentre el asistente, en lugar de donde tiene lugar el evento. Puedes encontrar más información sobre las normas impositivas europeas para la prestación de servicios electrónicos haciendo clic aquí

Los EE.UU. son un poco diferentes en el sentido de que aplican diferentes tipos impositivos según el formato del evento (por ejemplo, formación en línea, software, descarga electrónica de vídeos). También puede estar exento de aplicar un «impuesto de vendedor a distancia» si utiliza un software de terceros para ejecutar su evento virtual, o si incluye algún tipo de elemento de transmisión en vivo. Para obtener más información, haga clic aquí 

Por muy lógico que parezca, la regla de destino crea algo similar a un campo de minas cuando se considera el público global de conferencias, exposiciones, ferias comerciales y más. Sus asistentes provienen de todo el mundo, lo que significa que el organizador tiene que ser capaz de rastrear las ubicaciones y aplicar el impuesto correspondiente a cada invitado.

¿Qué opciones tengo?

Aplicar el impuesto a los eventos virtuales es, por supuesto, posible. En EventsCase hemos probado varias formas de hacerlo y ahora podemos presentar nuestros resultados basados en nuestra experiencia. 

Opción uno: Invertir en un software de terceros

Empecemos con la opción más fácil que hay. Si la historia nos ha enseñado algo, es que las empresas y las tecnologías nacen del deseo de resolver un problema específico. El seguimiento de la ubicación y los impuestos presentan desafíos que sólo algunas personas pueden enfrentar. Afortunadamente, ahora tenemos soluciones para encargarnos de todo de una manera rápida y sencilla.  

El papel de un proveedor de soluciones tecnológicas es determinar la tasa correcta de cada transacción y aplicarla, en tiempo real, a la orden del asistente. La mayoría utiliza la geolocalización para identificar la dirección IP del usuario. A partir de aquí, sólo hay que añadir el impuesto al valor de la cesta de la compra y que el asistente lo revise. 

Esta es la opción que eligió EventsCase debido a la naturaleza de nuestra plataforma de gestión de eventos «todo- en-uno». Nos decantamos por Octobat por su facilidad de uso y fiabilidad, pero hay muchas otras opciones para navegar por los impuestos de los eventos virtuales.

Elegir expertos

Opción dos: Contratar a un especialista

Nuestra segunda sugerencia es entregar toda esta tarea a un experto en impuestos (por ejemplo, una gestoría o un profesional cualificado). Esto podría requerir el uso de una tecnología similar a la de la primera opción. Sin embargo, se evita el problema de identificar, integrar y gestionar otra solución más. 

Obviamente, tenemos que tener cuidado con los honorarios que supone utilizar una agencia para este tipo de trabajo, especialmente si tu evento virtual se está ejecutando con márgenes ajustados. Podría convertirse en un gasto que no has tenido en cuenta y que simplemente no puedes permitirte. En cuyo caso, la opción uno podría ser la más viable.

Opción tres: Hazlo tú mismo 

Hemos hecho referencia al ejemplo de las ferias y conferencias a gran escala, pero no todos los eventos atraen a miles de asistentes. Algunos son mucho más pequeños.

Si envías las facturas de las entradas y los servicios después de que alguien se registre, es posible reducir y aplicar el impuesto a estos documentos cuando se envían. La mayor consideración es el tiempo que te llevará hacer esto. Pero si tienes una forma sencilla de identificar la ubicación de cada asistente, no hay nada que te impida seguir esta vía.

¿Nuestro consejo? Resuélvelo ahora

Elijas la opción que elijas, te recomendamos que lo hagas lo antes posible. 

Los impuestos tienen el mal hábito de generar más trabajo y es una tarea que nos gusta ignorar. Desafortunadamente, el incumplimiento de las normas de cada país puede llevar a severas penalizaciones económicas e incluso a más trabajo del que hubiera realizado en un principio. 

Piensa en todo el tiempo que te has ahorrado en la gestión de los servicios de catering, audiovisuales y personal in-situ. Pueden ser horas o incluso días. Pon algo de este tiempo en los impuestos, y crearás un proceso para lanzar eventos virtuales una y otra vez.

 

Más información

Tipos de IVA aplicables a los servicios digitales en los distintos países de la Unión Europea

(Fuente: Agencia Tributaria)

El IVA en los cursos de formación online (Fuente: ASEPYME)

Todo lo que necesita saber sobre los Sales Tax (Fuente: Company Combo)

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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