¿Cómo integramos a los CRMs en la gestión de eventos?

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Iniciamos la andadura de este blog intentando dar respuesta a una de las cuestiones más habituales que afrontamos en nuestro día a día: ¿Por qué es necesario contar con una herramienta de registro si ya dispongo de un CRM?

Debemos empezar destacando cuál es la principal ventaja de disponer de un CRM. No es otra que los datos. Su gestión y la facilidad de acceso a los mismos es clave. Los datos nos permiten comprender mejor a nuestros clientes. Comprender mejor a nuestros clientes implica tener mayores posibilidades de poder satisfacer sus necesidades y, por tanto, de aumentar las ventas.

Las empresas de eventos manejan una cantidad ingente de datos. Toda esa información es susceptible de desaparecer debido a las condiciones de estrés y falta de tiempo que azotan a los profesionales encargados de la gestión de eventos.

Son profesionales que, constantemente, demandan más y más herramientas para afrontar el reto que supone gestionar todos los datos de contacto, estado de registro y todas las peculiaridades de cada uno de los asistentes.

¿Cuáles son los beneficios de disponer de un CRM?

  • Ahorro de tiempo
  • Mayores posibilidades de monetización
  • Facilidad de acceso a los datos
  • Mejora en la experiencia de usuario
  • Mayor control sobre la información
  • Estar a la vanguardia en el uso de herramientas tecnológicas

Ir un paso más allá: Integración con un software de registro

Si los CRM nos ayudan a gestionar una cantidad enorme de información por qué no integrarla con una entrada gigante de información como un software de registro. Así conseguimos que la misma persona se convierta, al mismo tiempo, en asistente y en contacto del CRM pudiendo almacenar sus datos para un uso posterior.

A continuación, los efectos prácticos de la integración o, dicho de otro modo, estos serán los beneficios que se conseguirán:

  1. Cierre del ciclo de vida: Con ambas plataformas integradas será automático poder transferir datos hacia los departamentos de ventas y marketing, pudiendo ver la tasa de conversión de un modo más sencillo.
  2. Solución sin papel:  La información se almacena virtualmente. Las distintas herramientas sincronizadas hacen que no sea necesario disponer de una copia en papel para poder confirmar la información de los asistentes.
  3. Acceso mejorado desde dos perspectivas:

3.1 Organizador: Desde la plataforma de organización de eventos se accede a toda la información del registro y después desde el CRM.

3.2 Asistente: Cada uno de ellos podrá editar y modificar por sí mismo sus datos de contacto sin necesidad de interacción por parte del organizador.

  1. Ausencia de duplicidades: El CRM enviará un mensaje de error si se intenta crear un registro ya creado previamente.
  2. Gestión más eficaz de los datos: La actualización ya no es manual ni es necesaria una importación o exportación de una hoja de cálculo.
  3. Procesamiento de datos en tiempo real: Por un lado se reduce el tiempo dedicado a la gestión de datos y, por otro, se pueden llevar a cabo acciones sobre los datos de un modo más rápido.
  4. Historial almacenado: Toda esa información queda almacenada en el CRM y disponer de un historial de información sobre la relación que hemos tenido con un potencial asistente supone poder acceder a este de un modo más personal.

Cómo se realiza el proceso de integración

Una vez que conozcamos en profundidad cómo cambiará el día a día de quienes organizan eventos gracias a la integración de las dos plataformas, haremos un repaso por el proceso técnico concreto para que esta integración se produzca.

Hoy en día este proceso se realiza de un modo sencillo. Gracias a una API que no es otra cosa que una suerte de puente que hace que los dos softwares puedan conectarse.

Conoceremos las dos configuraciones que pueden establecerse en la conexión entre un software de registro y un CRM.

  • Configuración unidireccional: Se produce cuando el software de registro solicita información para conectarse pero nada más.
  • Configuración bidireccional: Cuando ambas plataformas intercambian información al mismo tiempo.

Podremos visualizar cómo la integración entre ambas plataformas afecta al ciclo de vida de un lead, en este caso un asistente a un evento que se puede convertir tras el mismo en un potencial cliente para el departamento de marketing y ventas ya sea como potencial asistente para un evento en el futuro o como protagonista de otras acciones llevadas a cabo por la compañía.

Entenderemos, además, la importancia vital de la integración y no solo el trabajo en paralelo de ambas plataformas. En un sector en el que la gestión del tiempo es fundamental tener una herramienta que actualiza de manera automática y en vivo los datos recopilados en un evento casi se convierte en obligatorio.

En el whitepaper descargable que encontraréis a continuación intentamos ofreceros todos los datos que necesitáis para tener una visión global de la integración de estas dos herramientas para conocer en profundidad qué son, por qué las necesitan las personas encargadas de la organización de eventos y qué las convierten en una herramienta vital no solo para los departamentos de eventos sino también, y de un modo creciente, para los departamentos de ventas y marketing.

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Descargar whitepaper

Empezábamos este post con una pregunta y terminamos con otra: ¿Podemos permitirnos el lujo de perder tiempo gestionando datos de manera manual buscando información en interminables listados cuando la tenemos a nuestro alcance con un solo click? Pincha aquí para descargarte nuestro whitepaper si crees que la respuesta a esta pregunta es no.

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Marisa Felip

Marisa Felip

Soy Marisa Felip, responsable de comunicación de EventsCase. Apasionada del marketing y de la comunicación 360º, te traeré información que te pueda interesar.
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