Actualmente, la inclusión junto a la diversidad siguen siendo un reto para los organizadores de eventos. El formato digital acerca a todos los usuarios a un mismo escenario en la esfera virtual, sin importar su lugar de procedencia o el dispositivo utilizado para la ocasión, pero todavía prevalecen ciertas dificultades a la hora de participar en un evento virtual como pueden ser el tono verbal, la morfopsicología y las acciones corporales e incluso la adaptación del lenguaje para todo el público, entre otras limitaciones.
En Eventscase hemos publicado una investigación exhaustiva con recomendaciones prácticas, denominada ‘¿Cómo puedo desarrollar eventos virtuales más inclusivos?’, con la finalidad de mitigar estas limitaciones para ofrecer una experiencia enriquecedora y, sobre todo, inclusiva.
Como organizador, debes adecuar tus eventos virtuales a todo el público. Para ello, deberás analizar los diferentes entornos para proyectar un acontecimiento impactante, diferenciador e integrador. A continuación, se reflejarán algunas prácticas efectivas para garantizar la equidad total en el formato virtual.
Crea un espacio seguro
El primer paso para crear un evento virtual inclusivo y acogedor para todos los asistentes es proyectar un espacio seguro. El organizador debe conocer las necesidades de los invitados y, entre ellas, siempre se encuentran el nivel de compromiso y las emociones. Así pues, por encima de las conferencias y las múltiples actividades, el planificador debe allanar el terreno virtual para invitar a los asistentes a interaccionar con el contenido de forma tranquila y así proporcionar una experiencia satisfactoria.
Por contra, si los participantes acceden al evento con nervios e inseguridades, estos sentimientos repercutirán de forma negativa en todo el acto, ya que los invitados no encontrarán su zona de confort para desenvolverse y/o participar con naturalidad con el contenido.
Amplía tu plantilla
La experiencia es un factor importante para contratar a una determinada persona, pero la actitud y la perseverancia son determinantes para marcar la diferencia y gestionar eventos exitosos. Por ello, analiza el entorno y contrata a aquellas personas que más se ajusten a tus necesidades sin importar la raza, el género, la orientación sexual o la edad. De esta manera, tendrás a los mejores empleados en tu equipo y conocerás sus diversas opiniones y percepciones. Contar con el apoyo de un personal diverso puede ayudarte a indagar en nuevas perspectivas y añadir diferentes voces y enfoques a la conversación.
El idioma es importante
El éxito o el fracaso de un evento puede estar determinado por varios factores, entre ellos, el lenguaje empleado. Como organizador, debes apostar por un tono inclusivo y acogedor para conseguir una experiencia fructífera e incrementar el índice de compromiso con tus asistentes. El lenguaje es esencial para incitar a los invitados a participar e interaccionar con el contenido y el resto de la audiencia. Por tanto, para garantizar este aspecto en tu evento virtual, te recomendamos contar con un personal y unos ponentes con orígenes diversos.
Así pues, antes de dar paso a las conferencias, es vital revisar con antelación los discursos transcritos con la finalidad de evitar una situación bochornosa tanto por un error de escritura como por una palabra no inclusiva, entre otras situaciones. Asimismo, la morfopsicología y el lenguaje corporal también influyen en los discursos; de hecho, Forbes refleja que casi el 60% de la comunicación humana proviene del lenguaje corporal.
Tu mente puede estar centrada en proyectar el mejor de los discursos, pero si tus rasgos faciales y tu postura corporal no apoyan al mensaje, éste no penetrará adecuadamente en la mente del asistente. Por tanto, para lanzar un discurso motivador y enriquecedor, es crucial practicar el speech y realizar ejercicios de relajación para suavizar los rasgos faciales y corporales con la finalidad de transmitir un mensaje más empático y cautivador.
Destaca en Internet
Los asistentes pueden perder el interés en el contenido y, por ende, salir del evento virtual si las conferencias destacan por ser poco participativas y/o interfieren otros elementos secundarios que pueden distraer la atención del participante. Si puedes, crea una agenda con temas interesantes y/o de debate para incitar al asistente a participar en las conferencias y en las múltiples actividades del evento.
Cabe destacar que las apps de videoconferencias incrementan el compromiso con los asistentes y mejoran el networking entre la audiencia con la finalidad de crear una agenda de contactos potenciales. Por tanto, analiza el entorno, investiga qué aplicaciones ofrecen mejores resultados, económicos y sociales, e intenta llegar a un público más amplio y selectivo.
Crea un evento accesible para todos
Cualquier participante debe tener el derecho de asistir a un evento virtual, independientemente de si es gratuito o de pago, y visualizar el contenido. Es decir, el planificador no debe excluir a una persona del evento por su raza, género, edad, condición sexual, física o intelectual, entre otras.
No obstante, el organizador puede transcribir los discursos en directo o grabados, contar con un intérprete o descargar los archivos en varias lenguas, por ejemplo, para facilitar la participación de todo el público. Así, todos los asistentes podrán disfrutar del contenido.
Acepta las críticas
Si deseas conocer los puntos débiles de tu evento y reforzar estos aspectos deberás conocer la opinión del público para proyectar eventos futuros mejorados. Las encuestas y la opinión en las redes sociales, entre otras vías, te mostrarán las áreas que debes trabajar, así como las buenas acciones realizadas, para crear espacios inclusivos y dirigir tu evento hacia el éxito.
Conclusión
Un evento virtual se diferencia de la competencia por su creatividad, contenido y, sobre todo, por su valor añadido. El lenguaje inclusivo es un aspecto determinante para conseguir un público amplio, además de ofrecer la mejor de las experiencias. La morfopsicología, la transcripción del contenido y el lenguaje corporal y verbal son determinantes para cautivar a un público selecto y profesional.
El éxito se mide por las acciones; el organizador debe analizar el entorno y conocer las necesidades de los asistentes para proyectar su contenido de forma eficiente. Estos consejos son solo un ejemplo sobre cómo puede un organizador mejorar ciertas áreas de su evento. Cada detalle es vital para la mente del público, sobre todo, si hablamos de inclusión y diversidad.
Emily Henry aplica sus conocimientos y experiencia en la planificación de eventos virtuales como redactora en el servicio de escritura EssayRoo.
