¿Cómo puedo desarrollar eventos virtuales más inclusivos?

¿Cómo puedo desarrollar eventos virtuales más inclusivos?

En el año 2020, con la pandemia como telón de fondo, los eventos virtuales aumentaron, según Forbes, un 1.000%. Sin embargo, el reto de aportar más inclusividad junto con la diversidad a los eventos sigue siendo un desafío, y más especialmente en el modelo virtual. Por esta razón, debemos esforzarnos por conseguir eventos virtuales inclusivos. Tu evento virtual puede ser un paso hacia un escenario de eventos más inclusivo. Un pequeño paso en la dirección correcta es un gran paso. ¿Quieres saber más?

¿Por qué la inclusión es importante?

En términos sencillos, el concepto de inclusión se refiere a cómo se sienten las personas en un determinado lugar o situación. De esta manera, es el sentirse incluido dentro de un grupo determinado de individuos o una comunidad. Además, también denota la idea de igualdad de acceso a las oportunidades y a los recursos. A lo largo de los años, las naciones se han esforzado por llevar la diversidad y la inclusión a los asuntos de la vida cotidiana y a los escenarios laborales. Las naciones han conseguido muchos logros en materia de diversidad.

Gracias a muchos movimientos emblemáticos y al activismo en todo el mundo, la diversidad está muy extendida. En las últimas dos décadas, podemos decir que la diversidad ha llegado a todos los espectros de la vida humana. Pero, ¿se aplica esta diversidad a los eventos virtuales? 

Estamos perdiendo el valor y el papel de la inclusión. La inclusión y la diversidad van de la mano. La inclusión da sentido a la diversidad; es la fuerza motriz de la diversidad. Como se suele decir: «Si la diversidad es un hecho, la inclusión es la acción». La inclusión perfecciona la diversidad y la pone en práctica. 

Según la escritora y activista antirracista Nova Reid, «la diversidad sin inclusión es simbólica», y la inclusión da sentido a nuestros esfuerzos por impulsar la diversidad. 

El valor de la inclusión

La inclusión tiene un enorme valor para la humanidad por múltiples razones: nos ayuda a moldear valores para las generaciones venideras, nos enseña a practicar la empatía y capacita a los individuos para funcionar en comunidades, entre otros casos. 

La inclusión es importante en todos los ámbitos de la vida, desde las familias hasta los lugares de trabajo, desde las comunidades hasta los eventos. Lograr la inclusión debe considerarse un objetivo. 

Además, la inclusión es un conjunto de ciertas medidas, tanto micro como macro. Estas pueden asimilarse bien tanto en la vida profesional como en la vida cotidiana.

Una cultura inclusiva

Cualquier equipo u organización puede adoptar una cultura inclusiva porque garantiza un bienestar absoluto. Este bienestar es contagioso, que se nutre más allá de los límites y derriba fronteras. Reflexiona sobre ello. Te beneficiará a largo plazo. 

Modelo inclusivo de cultura

Cinco aspectos para fomentar la inclusión en tus eventos

Ya conocemos el valor de la inclusión, ahora adentrémonos en los eventos virtuales. 

Los eventos virtuales son una experiencia muy diferente. La apuesta del modelo virtual ha supuesto que prestemos atención a cómo impulsar la inclusión en este formato. A continuación, observarás cinco aspectos determinantes para enfocar tus eventos virtuales con total inclusión. 

Utiliza un lenguaje inclusivo

El lenguaje es vital cuando se trata de hablar en un evento presencial. Sin embargo, en él habría una audiencia limitada. En cambio, el uso del lenguaje se vuelve extremadamente crítico cuando se trata de hablar en un evento virtual. Millones de personas te escuchan. Por eso, se aconseja ser muy cuidadoso en el uso del lenguaje y crear un impacto positivo. 

Pide a tus presentadores y ponentes que sean inclusivos en sus conferencias y/o discursos. Asegúrate de que el lenguaje utilizado no sea homófobo, sexista, transfóbico o racista. Las palabras que se utilizan son importantes. Un solo error puede dejar la reputación del evento hecha añicos. Comprueba si hay algún comentario o término irrespetuoso en uso o que se esté pronunciando. Mantén un estricto control sobre esto.

No obstante, el lenguaje va más allá de los discursos o las presentaciones; la inclusión debe reflejarse en todas los procesos del evento como, por ejemplo, en los formularios de inscripción, en las campañas promocionales, en las redes sociales o en el código de conducta de los asistentes. Si adoptas un enfoque global con varias alternativas, todos los participantes se sentirán incluidos en las actividades. 

Busca patrocinadores inclusivos

Esta es una gran manera de mostrarle a tu público potencial que te preocupas por la inclusión. Busca organizaciones o empresas con las que colaborar que prediquen y practiquen la inclusión. De esta manera, fomentarás la colaboración mutua y una imagen positiva. Para ello, sé abierto; pide a estas organizaciones o empresas que te hablen sobre cómo infundir la inclusividad. Además, esta estrategia también pondrá en marcha tu programa de responsabilidad social. 

Recuerda que tienes una plataforma. Hazte oír sobre la inclusión, tu colaboración con estas organizaciones y su propósito. Muchas otras empresas podrían seguir tu ejemplo. Asegúrate de predicar el propósito de esta colaboración también en tus redes sociales. De este modo, conseguirás más participación y tráfico en tus plataformas. 

Organiza una sesión de preguntas y respuestas inclusivas

Si organizas una sesión de preguntas y respuestas no solo estás fomentando la participación, sino también la inclusión. Asegúrate de proporcionar a tu audiencia un espacio seguro para abrirse y hacer preguntas mediante un lenguaje inclusivo, no olvides que entre el público pueden haber asistentes con diferentes tipos de diversidades: audición o visión limitada o dificultades para hablar.

preguntas inclusivas en eventos virtuales

Si deseas controlar los guiones del evento, puedes contratar a un moderador o facilitador; su papel es esencial para evitar la polémica y, sobre todo, la angustia de los participantes que se pueden sentir ofendidos con un determinado comentario. 

Pide a los asistentes que envíen preguntas antes o durante el acto. También puedes ofrecer a los asistentes una plataforma para debatir y compartir sus opiniones. De este modo, la comunidad puede interactuar.

Fomenta un equipo de planificación de eventos diverso

Esto es igual a «la caridad empieza en casa». Si quieres aportar más inclusividad a tu evento, debes empezar por tu equipo. Haz todo lo posible por formar un equipo diverso. Cuanta más diversidad, más ideas y más manos. Las personas con diferentes orígenes también aportan diferentes habilidades. Un equipo diverso puede mejorar el potencial general de tu equipo. 

Sin embargo, debes inculcarles la noción de inclusividad. Deben saber que es un ingrediente imprescindible para así respetar las posturas del resto. De esta forma, también les permitirá avanzar hacia un evento más inclusivo.

Crea un equipo diverso: mujeres, hombres, comunidades LGBTQ, minorías, etc. Incorpora también a personas que aporten una perspectiva diferente. Si conciencias a tu equipo y a tu entorno virtual, te verán como un referente entre tu público objetivo. 

Apuesta por ponentes, presentadores y expositores diversos

Sé prudente a la hora de elegir a los ponentes, presentadores y expositores. Se convertirán en la voz de tu evento. Asegúrate de elegirlos entre grupos diversos. Ellos, a su vez, aportarán una audiencia diversa, lo que garantizará un alcance e impacto inclusivos.

Para empatizar con tu audiencia, invita a personas de grupos LGBTQ, personas de color o personas con capacidades diferentes.

¿Tu evento virtual es de naturaleza inclusiva?

Si has tenido un evento virtual o estás desarrollando uno, debes saber si es inclusivo o no. A continuación, te vamos a mostrar una serie de preguntas inclusivas que deberían estar presentes en tu estrategia de planificación de eventos. Analízalas y medita sus respuestas.

¿Pueden los asistentes con recursos y conocimientos tecnológicos limitados participar en mi evento?

¿Garantiza mi evento la diversidad en términos de sexualidad, género, raza, edad, etc.?

¿Tengo en cuenta a los asistentes internacionales?

¿Mi evento virtual es accesible para personas con problemas auditivos y visuales?

¿Estás aprendiendo diferentes tipos de personalidad y tipos de aprendizaje?

En definitiva, estas cinco preguntas clave pueden ayudarte a saber cuál es tu posición en cuanto a la inclusividad. Piensa ampliamente y busca otras formas de preguntar. Incluye también a tu equipo. 

Conclusión

Por último, nos gustaría incidir en la diferencia entre pensar que eres inclusivo y demostrarlo. Asegúrate de demostrarlo a través de tus eventos virtuales, dando visibilidad a tus eventos inclusivos y, sobre todo, creando conciencia entre tus seguidores. 

Necesitamos más que nunca la inclusión junto con la diversidad. Incorpora la inclusión en tu visión y misión de tu evento virtual y destaca este aspecto como una cualidad innata. De este modo, se hará evidente en tus acciones, eventos, visión y, lo que es más importante, en tu equipo. Recuerda que la D&I (Diversidad e Inclusión) es un proceso continuo. 

Si lo asumes bien, se convertirá en una parte clave de tu equipo y de tu empresa como cultura inclusiva.

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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