¿Cómo serán los eventos en un futuro próximo?

¿Cómo serán los eventos en un futuro próximo?

Los eventos híbridos son futuristas

La sociedad, tras experimentar las consecuencias de la Covid-19, ya se ha adaptado a la nueva normalidad. Las tendencias han evolucionado de una manera única. La distancia social quedó relegada por los eventos virtuales e híbridos, ya que, si los organizadores no podían reunir a sus invitados presencialmente, lo harían en la esfera virtual. De hecho, Forbes señaló que en 2020 hubo un aumento del 1000% de los eventos virtuales. 

Actualmente, las restricciones de la Covid-19 no son tan severas. Es más, la sociedad comienza a relacionarse con personas externas a su círculo cercano y eventos, como la Eurocopa 2020 y la Copa América 2020, han acogido a un número considerable de aficionados que visualizan los encuentros en directo. 

Sin embargo, la pausa de los eventos presenciales fue necesaria para encontrar otras alternativas de desarrollo; los eventos virtuales sustituyeron al formato físico en plena pandemia para mantener los beneficios, pero la esencia del modelo tradicional es insustituible. Por tanto, de la fusión de ambos formatos, nació el evento híbrido, un modelo ‘todoterreno’ que ofrece un acceso total tanto en la esfera online como presencial. 

Alrededor del 62% de los organizadores consideran que el futuro de los eventos es híbrido. Esta estadística procede de la Guía de Eventos Virtuales de 2021. El 71% de las empresas con más de 5.000 empleados incluyen ahora la celebración de eventos híbridos en sus planes, y los números van en aumento. 

eventos híbridos dentro de empresas

Un modelo de evento híbrido incorpora elementos del formato virtual y presencial de forma estratégica. Ahora es el momento de hacer de este modelo futurista una realidad presente. Ya estamos viendo cómo se adapta este modelo en todo el mundo con éxito. 

El modelo de evento híbrido persistirá

Todos los eventos del futuro van a tener un elemento digital. Podemos afirmarlo con seguridad.

En primer lugar, reflexionemos sobre por qué decimos que el modelo de eventos híbridos persistirá. 

El modelo de eventos híbridos es completo

La industria de los eventos ha cambiado para siempre. Las consecuencias de la Covid-19 ha supuesto la inclusión de los dos modelos alternativos al evento presencial, el virtual y el híbrido, y éstos ofrecen otras perspectivas para desarrollar un proyecto.

Además, también han aportado ciertos beneficios como el aumento de la rentabilidad, la reducción de los costes, la apuesta por la innovación, la accesibilidad en todo el mundo, la concienciación sobre la sostenibilidad y la producción de un impacto a gran escala. 

Por otro lado, no podemos negar la importancia de los eventos presenciales. Crean un mayor impacto que se traduce en la satisfacción de los asistentes. Pues bien, el modelo híbrido tiene la solución a estos escenarios. Este modelo es muy completo en este sentido. Es un enfoque equilibrado de la gestión de eventos.

El modelo de eventos híbridos es de naturaleza racional

El emergente modelo de evento híbrido adopta un enfoque muy racional e inteligente en la gestión de eventos. Nos hace pensar claramente en nuestras decisiones como organizadores de eventos y como asistentes. Nos hemos dado cuenta de que es innecesario celebrar ciertos eventos y reuniones en persona. Mucha gente viaja largas distancias y consume muchos recursos para asistir a un evento de una hora. Además, imagínate el impacto en el medio ambiente que uno puede tener en esos escenarios. Por tanto, es una desventaja en ambos sentidos, tanto para nuestros bolsillos como para el medio ambiente.

Por otro lado, los planificadores de eventos también se han dado cuenta de estas cuestiones. De hecho, muchas empresas se ahorran el coste de los viajes corporativos de lujo y, de esta manera, también reducen la contaminación. Sin duda, este es el futuro que todos necesitamos, y solo podremos hacerlo realidad de la mano del formato híbrido. 

Los viajes corporativos van a disminuir

Los viajes corporativos sacan el máximo partido a la industria de los eventos. Antes de la pandemia, los viajes por negocios estaban en auge, pero la paralización de las reuniones interpersonales hicieron decaer las estadísticas durante el año 2020. Actualmente, en 2021, los eventos son una realidad, pero todavía hay limitaciones para realizarlos con aforo completo. Además, hay otro elemento que retrasa la reanudación de los viajes corporativos: el precio. Por este motivo, el formato híbrido es el modelo por excelencia ante estos imprevistos: te permite ahorrar costes, garantizas la seguridad de los empleados y las empresas pueden ofrecer incentivos. No hay que olvidar que la pandemia no solo ha estado marcada por la crisis social y sanitaria, sino también por la económica.

El modelo híbrido satisface a la mayoría del público

Este modelo satisface a la mayoría del público porque, al tener acceso tanto en la esfera digital como presencialmente en un lugar físico, aquellos que estén más expuestos al Covid-19 o tenga temor de contraerlo, podrán acceder al contenido virtualmente. 

Por tanto, el modelo híbrido se adapta a las necesidades de los asistentes, además de fomentar su seguridad y comodidad.

El modelo de eventos híbridos ofrece alternativas

El modelo híbrido proporciona facilidad y comodidad, ya que da la posibilidad de elegir entre asistir virtualmente o en persona. Así pues, la decisión les corresponde a los asistentes.

¿Cómo serán los eventos híbridos?

Hemos hablado de cómo el modelo de evento híbrido está ganando terreno en la industria de los eventos. De hecho, el año pasado se celebraron eventos híbridos en todo el mundo. Antes de la pandemia, el aspecto en línea del modelo híbrido se consideraba frustrante, requería mucho tiempo y se pasaba por alto. 

Sin embargo, ahora el aspecto virtual o en línea se está normalizando. Conforme la tecnología avance y los organizadores se vayan centrando en este formato, veremos nuevas funcionalidades y aspectos para mejorar el modelo híbrido.

Si quieres saber cómo serán los eventos híbridos y qué podemos esperar de ellos, observa los siguientes elementos:

Más plataformas o lugares con conocimientos tecnológicos

Las sedes o plataformas de los modelos híbridos serán innovadoras y diferentes. Ahora bien, en el caso de los eventos híbridos, se necesitará un lugar de alta tecnología. Obviamente, el lugar físico será lo suficientemente espacioso como para garantizar el distanciamiento social. 

Por otro lado, los espacios virtuales deberán ser tecnológicos. Las necesidades tecnológicas serán mayores debido al incremento de la audiencia en línea. Por tanto, las sedes estarán equipadas con la última tecnología en redes, ciberseguridad, conferencias en línea, componentes de audio y tecnología basada en la nube.

Diferentes modalidades de engagement

Al igual que los eventos han cambiado, la naturaleza del engagement también evolucionará. Se utilizarán más herramientas, como vídeos en alta definición, audios, aplicaciones y gadgets, para mejorar el compromiso. De hecho, las apps móviles son una gran ayuda para conseguirlo, ya que ayudan a canalizar el contenido en la dirección correcta. 

La naturaleza de la interacción entre las audiencias también dará un nuevo giro. El público virtual y el presencial podrán interactuar entre sí a través de múltiples canales, como las charlas en directo, las salas de chat o los debates en grupo. 

Más presupuesto para la instalación audiovisual

Esto es muy evidente. Si los organizadores apuestan, mayormente, por los eventos virtuales e híbridos, tendrán que mejorar la tecnología AV para ofrecer un producto único y atractivo. De esta forma, tendrás que mejorar todos los elementos relacionados con el ámbito audiovisual para generar una experiencia online mejorada a tus asistentes. 

Contenidos especialmente adaptados

El modelo híbrido abastece a los asistentes con una gran cantidad de contenidos. A diferencia del contenido en los eventos presenciales, en la esfera virtual se estructura de forma diferente; se recomienda que los contenidos sean de corta duración para que los participantes puedan procesar toda la información desde una pantalla. Por su parte, el contenido para el evento presencial será un poco más elaborado y podrá incluir diferentes estrategias de compromiso.

Si las sesiones fueran conjuntas, virtuales y presenciales, el contenido deberá ser conciso, impactante y atractivo para ambos públicos. 

Los moderadores de eventos desempeñarán un papel crucial

El moderador desempeña un papel fundamental. El moderador será el responsable de mantener el equilibrio entre la audiencia virtual y la presencial.

Tradicionalmente, dar una voz adecuada a la audiencia online ha sido un reto y una limitación. Ahora, los moderadores tendrán que tomar ambas partes sin prejuicios. La audiencia virtual es un segmento sustancial de la audiencia total en el modelo de evento híbrido. Sin embargo, es crucial garantizar una voz justa y equilibrada para su audiencia. Esto es algo muy complejo de conseguir. Sin embargo, el moderador puede conseguirlo con la estrategia, los canales de participación y los conocimientos adecuados.

Conclusión

Hemos establecido que el futuro de los eventos es híbrido. Sin embargo, sigue habiendo incertidumbre sobre el éxito de este modelo. La tecnología es la base de este modelo y la protagonista para dar movilidad tanto al formato virtual como al presencial. Muchos otros aspectos, como la respuesta de la audiencia, el compromiso y la moderación, decidirán el éxito del modelo híbrido.

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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