Cómo utilizar la tecnología para eventos en tu evento corporativo (de menos de 10.000 empleados)

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Ahora que los eventos presenciales vuelven a estar en pleno apogeo, las empresas vuelven a considerar la tecnología para eventos para gestionar eventos de hasta 10.000 empleados. He aquí algunos consejos que pueden resultar útiles dada nuestra experiencia de trabajo con diferentes tipos de clientes a lo largo de los años.

Combinación de registro y web

Aunque puede parecer más fácil enviar simplemente un enlace de inscripción a sus empleados para un evento de esta envergadura, te conviene hacer el proceso de inscripción lo más atractivo posible. Los eventos de calidad no se hacen con prisas y el proceso de inscripción nunca debe ser a última hora. Prepara una página web atractiva con un botón de inscripción que explique a todo el mundo por qué debería participar en tu evento.

Dado que se trata de un evento corporativo, puedes poner en una “lista blanca” las inscripciones aceptando correos electrónicos bajo tu dominio de empresa. De este modo, podrás garantizar la exclusividad de tu evento.

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Claudio Schwarz Unsplash

Uno de los principales obstáculos a la hora de dar cabida a este número de asistentes es asegurarse de que tu sitio web y tu herramienta de registro puedan soportar el volumen de miles de personas que podrían ver el sitio web y registrarse al mismo tiempo. Habla con tu proveedor sobre los requisitos del servidor y, si es necesario, actualízalo.

Utilizar una aplicación para eventos

Una aplicación para eventos debería ser un elemento básico para los mismos, independientemente de su tamaño. Es una forma eficaz de comunicarse con los asistentes, de proporcionarles información sobre el evento y de fomentar el networking. Es muy importante que los asistentes reciban notificaciones push, vean los contenidos más destacados, como la agenda, e interactúen con otros asistentes al mismo tiempo. A través de una aplicación de eventos nativa para iOS y Android, todo estará al alcance de sus dedos.

Durante el evento, también puedes incorporar herramientas de interacción en vivo, como encuestas en vivo en la app, proporcionar un plano de la sala, etc. Todas estas son funciones predeterminadas de la aplicación Eventscase, por ejemplo. Incluso hay funciones adicionales como la gamificación, la gestión de leads y los mapas interactivos.

Si estás mostrando la lista de asistentes compuesta por 10.000 personas, lo mejor sería activar filtros de usuario que permitan a los asistentes encontrarse con facilidad. Esta es otra función que se puede configurar fácilmente si utilizas la plataforma Eventscase para tus eventos corporativos.

Gestionar el tráfico de personas el día del evento

Por último, pero no por ello menos importante, es imprescindible tener en cuenta la logística que supone acoger a 10.000 personas en un recinto. La organización de un evento tiene muchos matices y habrá muchas áreas que el equipo organizador del evento deberá tener en cuenta y cuidar. En cualquier caso, es importante que disponga de las herramientas adecuadas para controlar las entradas y salidas de tu evento corporativo.

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Evangeline Shaw Unsplash

Eventscase cuenta con un generador de acreditaciones que puedes utilizar para distribuir las acreditaciones  a tus asistentes, y que pueden imprimir en casa en papel de tamaño A4. Si estás dispuesto a ampliar tu presupuesto, puedes optar por nuestra kiosk, que es un paquete de software y hardware que permitirá a tus asistentes imprimir sus acreditaciones in situ utilizando iPads e impresoras térmicas.

Si quieres disfrutar de un análisis completo después de tu evento sobre qué sesiones han tenido más asistentes, también puedes utilizar nuestra app de check-in que puede escanear los códigos QR que se encuentran en las acreditaciones de los asistentes para que tengas un registro de quién ha entrado y salido de cada sala. Es muy fácil de usar y se puede instalar en cualquier dispositivo iOS o Android.

Conclusión

Las posibilidades de la tecnología para eventos son infinitas. A veces se utiliza para cubrir lo más básico, y otras veces puede servir para preparar proyectos elaborados, como juegos de realidad aumentada en la aplicación del evento para atraer a los asistentes. Si hay algo que hemos aprendido de la pandemia, es que la tecnología para eventos siempre se adaptará a los tiempos y superará continuamente nuestras expectativas cuando la innovación esté en juego.

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