Cómo utilizar tecnología en eventos corporativos de menos de 100 empleados

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Puede que pienses que la tecnología para eventos no es necesaria para los eventos a pequeña escala, pero esa idea no puede estar más lejos de la realidad. Si estás organizando eventos corporativos de menos de 100 empleados, aún puedes adquirir soluciones básicas para facilitar tu vida como organizador de eventos. 

Al igual que hemos sugerido diferentes soluciones para eventos enormes en un post anterior, vamos a profundizar en la tecnología para eventos aplicable a un grupo más pequeño de asistentes.

Combinación de registro y web

En el caso de los eventos corporativos más íntimos, la responsabilidad de impresionar a los asistentes debe seguir siendo la misma. Esto no significa que, por el hecho de que sólo asistan 50 personas a tu evento, vayas a dejar que confirmen su asistencia manualmente por correo electrónico. Debes tenerlos en la misma consideración que si organizaras el evento para 5.000 personas.

Te recomendamos que sigas creando una web que permita a los asistentes inscribirse fácilmente en tu evento. Díles por qué deben acudir al evento y convénceles de que el formato del evento les aportará valor. Asegúrate también de que puedan inscribirse rápidamente. Como estamos hablando de eventos corporativos, es posible que no sea necesario añadir tantas preguntas en el formulario de inscripción.

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App para eventos

Una app para eventos puede seguir siendo relevante para eventos corporativos a pequeña escala, ya que su valor no se reducirá en función del número de asistentes. En el caso de un evento corporativo de un día de duración, querrás que tus asistentes tengan acceso a la información básica del evento en todo momento para que no tengan que volver a la página web o abrir un archivo PDF en sus bandejas de correo electrónico.

Una aplicación para eventos permitirá a los asistentes consultar la agenda, comprobar cualquier otra información pertinente relacionada con el evento y, lo que es más importante, relacionarse entre sí. Aunque probablemente conozcan a todas las personas que acudan al evento, agradecerán poder enviar mensajes a alguien que conozcan a través de una aplicación nativa desarrollada específicamente para el evento al que acuden.

Si quieres dar premios a los usuarios más comprometidos de su organización, también puedes utilizar funcionalidades de gamificación como las que ofrece Eventscase. Esto dará un poco de color al evento y evitará que se convierta en rutinario.

Interacción en vivo para eventos virtuales o híbridos

Con el mismo espíritu de aumentar el compromiso durante los eventos a pequeña escala, también puedes ofrecer herramientas de interacción en directo si optas por un formato virtual o híbrido para este tipo de eventos. Eventscase cuenta con una herramienta para eventos virtuales o híbridos premiada que contiene una sección de interacción en vivo. Permite a los asistentes participar en encuestas en directo, preguntas y respuestas, etc. Utiliza esto en tu beneficio, especialmente si estás tratando de obtener datos importantes de los empleados de la empresa. Para una evaluación de fin de año, por ejemplo, puedes recopilar opiniones utilizando estas herramientas de interacción en vivo.

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Solución de acreditación in situ

Si te decides por un formato presencial para tu próximo evento corporativo, seguimos recomendando que permitas a los asistentes llevar acreditaciones para facilitar su identificación. Aunque esto no sea realmente necesario en una empresa compuesta por 20 personas, puede ser útil para eventos de hasta 100 empleados. Si tienes nuevos miembros en el equipo, será un regalo para ellos que puedan identificar a otros colegas basándose en la información que pueden leer en sus acreditaciones.

Nuestra solución Onsite Box puede cubrir diferentes niveles de tamaño de eventos. Para un evento de hasta 100 personas, por ejemplo, una caja que contiene una impresora de acreditaciones es más que suficiente para imprimir las de todos los empleados en un tiempo récord.

Conclusión

Cuando se preparan eventos más pequeños, puede ser más fácil llevar a cabo las tareas como organizador. Sin embargo, esto no significa que puedas obviar ciertas cuestiones que deberían ser básicas para todo tipo de eventos, independientemente de su tamaño. La cuestión es que hay que intentar impresionar a los asistentes en todo momento. Unos asistentes contentos durante un evento corporativo significan unos empleados contentos también.

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