Todos los eventos, independientemente de si se tratan de una rueda de prensa, una presentación, una reunión privada o incluso un festival de música, están respaldados por patrocinadores. Un gran evento puede atraer a decenas de miles de personas, dando a los anunciantes la oportunidad de dar visibilidad a su marca frente a una multitud de personas.
Los eventos más pequeños también son susceptibles de contar con patrocinadores, siempre que se les pueda ofrecer la oportunidad de obtener un retorno de su inversión. Por ejemplo, en una ceremonia de entrega de premios del sector, puede haber dos opciones de patrocinio: una en la que los anunciantes tienen la opción de contar con un pequeño stand para ayudarles a “entretener” a los asistentes y otra con la opción de ofrecer una charla en un evento privado.
Una persona creativa puede conseguir encontrar un patrocinador para casi cualquier cosa: una mesa, un stand, una zona o incluso del evento en sí. Si sabes detectar a quien le puede encajar cada paquete de patrocinio y lo enfocas bien, tú también puedes conseguirlo.
A continuación, te exponemos cuatro consejos fáciles que hemos recogido de las empresas que utilizan nuestra plataforma para organizar eventos y que cuentan con un número muy interesante de patrocinadores:
Desarrollar una lista de prospectos
Es importante realizar una descripción básica de los patrocinadores clave, tener claro aspectos como qué venden y cuál es el tamaño de empresa. Muy a menudo encontrarás a un comercial tratando de conseguir que una empresa muy pequeña encargue un paquete de patrocinio premium. Algunas personas son demasiado amables para decir “no” al principio, lo que lleva a semanas y semanas de intentos fallidos.
Puedes empezar describiendo posibles grandes empresas conectando tu plataforma de gestión de eventos a un CRM para así poder recopilar información sobre los asistentes a tus eventos. Si alguien ha estado en tus últimos eventos, ¿tal vez les gustaría aumentar su presencia el próximo año? Una vez que hayas hecho una lista de prospectos, puedes trabajar en la creación de paquetes que se adapten a su negocio.
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Emparejar empresas con ofertas
Conocer a tus posibles patrocinadores te ayudará a conseguir oportunidades. Por ejemplo, si soy una empresa que opera en el espacio de la aplicación móvil, podría interesarme un paquete que incluya el patrocinio de la aplicación oficial del evento, dada su relación con mis valores fundamentales.
Algunos eventos irán más allá de lo que esperan que les presentes tus posibles patrocinadores. Por ejemplo, a una empresa con sede en Alemania le puede interesar patrocinar una cervecería al estilo bávaro.
Si realmente quieres impresionar a los posibles patrocinadores, tendrás que hacer un esfuerzo para conocer cada empresa y las connotaciones de su marca.
Llegar temprano
Las semanas previas a un evento pueden ser un caos de organización, alimentado por los comerciales que necesitan vender los últimos paquetes de patrocinio. Cada año lamentarán no haber empezado un poco antes, pero ¿esto sucede alguna vez?
Tan pronto como termine un evento, cada comercial debe organizar reuniones con los patrocinadores existentes para evaluar sus comentarios y áreas de mejora. Esto le ayudará a plantear y presentar las opciones de patrocinio para el próximo año y a allanar el camino sutilmente para el próximo evento.
Además, puedes usar una herramienta de marketing por correo electrónico, conectada a los datos de una plataforma de gestión de eventos, para enviar recordatorios sobre oportunidades de patrocinio a los asistentes a eventos anteriores. Se trata de mantener la relación y que nos tengan presentes.
En definitiva, planificarte e iniciar el proceso con tiempo te ayudará a que la búsqueda de patrocinadores sea más tranquila y a obtener mejores resultados.
No olvides la preparación previa al evento
Cada organizador de un evento tiene que estar al tanto de toda la comunicación que se vaya a realizar del evento, antes de que se comunique a los asistentes. Los eventos de hoy en día tienen su propia web, cuentas de redes sociales, aplicaciones, blogs y podcasts, y a través de cada uno de ellos se emiten mensajes de forma regular.
Según una investigación, el 74% de los consumidores que participan en el contenido de marketing de un evento de una marca tienen más probabilidades de comprar los productos o servicios de los patrocinadores de ese evento. Teniendo esto en cuenta y siempre que se puedan saber los patrocinadores con suficiente antelación, puedes incorporar de manera efectiva a los patrocinadores en algunas de las acciones de marketing y comunicación que se realicen antes, durante y después del evento.
Por ejemplo, si tu plan es realizar comunicaciones quincenales, te irá bien entrevistar a un patrocinador que sea una figura reconocida de la industria. Esto te brinda contenido nuevo para promover el evento y el respaldo de otra empresa diferente a la organizadora. Al mismo tiempo, estás haciendo que el patrocinador se sienta valorado e involucrado, lo que es un excelente punto de partida.
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