La Covid-19 transformó los eventos presenciales en híbridos por la distancia social existente; las reuniones presenciales se paralizaron, por tanto, la única forma de reunir a los asistentes era a través de la esfera virtual. La sociedad está volviendo, poco a poco, a la normalidad, pero debido al gran impacto del modelo híbrido, los organizadores de eventos están dando más preferencia a esta modalidad
Según una encuesta realizada, el 15,9% de las personas prefiere normalmente las reuniones híbridas, mientras que el 6,1% de las personas prefiere firmemente los eventos híbridos.
Por lo tanto, si también estás a favor de los eventos híbridos, debes contar con una plataforma tecnológica innovadora, planificar una estrategia de contenido y dar visibilidad a los patrocinadores y expositores del evento. Estos aspectos son los más relevantes del formato híbrido.
Crea valor para los patrocinadores y los expositores para establecer conexiones prometedoras. De este modo, conseguirás que tus próximos eventos híbridos sean un éxito.
Pero, te preguntarás, ¿cómo se puede crear valor para los patrocinadores y expositores?
¿Quiénes son los patrocinadores y expositores?
Los patrocinadores y expositores aportan una gran diferencia en el nivel de interactividad.
Patrocinadores
- Ofrece la posición del logotipo en el vestíbulo del evento, ofreciendo así una oportunidad para conectar con los asistentes al evento.
- Ofrece la colocación del logotipo en la página principal del evento, ayudándole a establecer nuevas relaciones con las empresas.
- Ayuda a mostrar sus productos o servicios al público adecuado
- Proporciona ayuda financiera para el evento
Expositores
- Ofrece un stand interactivo en la zona expositora, guiando así a la gente sobre cómo comportarse en el stand
- Ofrece la disposición del logotipo en la página principal del evento
- Ofrece representantes en vivo para hablar con los asistentes
¿Por qué los patrocinadores y expositores son tan importantes?
Muchos organizadores de eventos se han abierto camino para reunir a la gente y realizar eventos híbridos debido a la pandemia.
Afortunadamente, no se trata de un ámbito inexplorado, y los organizadores de eventos aportan mucho valor. Precisamente, se les llama los “gatos de todos los oficios” porque gestionan el proyecto, aplican estrategias tácticas y realizan varias tareas para que el evento tenga éxito.
A priori, un evento híbrido puede sonar sencillo, pero hay mucho trabajo detrás de su planificación y desarrollo; se dedican innumerables horas en detallar cada aspecto del evento como, por ejemplo, transmitir correctamente las conferencias de los ponentes y las sesiones, ampliar las oportunidades de crecimiento cualificado para ayudar a los asistentes a prosperar en sus carreras y establecer nuevas conexiones e incluso a inscribir a los expositores y patrocinadores del evento que atraerán a los asistentes.
Sin embargo, hay que tener un aspecto en mente. Para desarrollar un evento de calidad se necesita invertir en buenos ponentes, crear contenido jugoso, etc. y, la realidad es que sin la ayuda y la inversión de los patrocinadores y expositores, el evento no tendrá éxito.
Este matiz se debe a que el patrocinio tiene valor. En 2017, el 47% de las personas valoraban la importancia del patrocinio. Actualmente, con el avance de la tecnología, el patrocinio tiene más importancia si cabe.
Por lo tanto, para animar los recursos de los patrocinadores y expositores en sus eventos, necesitas crear valor para ellos y apreciar sus contribuciones para erigir conexiones a largo plazo. Porque sin estos patrocinadores, tus eventos no tienen ningún valor.
Tras este inciso, hablaremos sobre cómo puedes añadir valor a tus patrocinadores y expositores.
¿Cómo puedes crear valor para los patrocinadores y expositores?
A continuación, visualizarás los métodos que puede aplicar para dar visibilidad y comprobar la valía de los patrocinadores y expositores de un evento híbrido.
Organizar actividades específicas para patrocinadores y expositores
¿Sabes que tus patrocinadores y proveedores tienen numerosas opciones para invertir sus recursos exclusivos (tiempo y euros)? Pues ahora ya lo sabes.
Por lo tanto, asegúrate de formular un escenario en el que tanto los expositores como los patrocinadores sean estimados. Puedes llevar a cabo actividades específicas para facilitar que ambos se relacionen con los asistentes y corroboren la importancia de tu evento híbrido como: actividades de gamificación en la que los asistentes compiten por visitar a varios expositores para obtener premios y sorteos, organizar una “arena de expositores” en la que las empresas promocionen sus servicios y productos o, por último, planificar una reunión destinada a los nuevos asistentes y patrocinadores para que los primerizos establezcan nuevas conexiones e intercambien opiniones.
Dirigir el tráfico hacia los patrocinadores y expositores mediante la página web, la redes sociales y la comunidad interactiva
¿Por qué se organiza un evento?
Para atraer la atención de tu público objetivo. Quieres mostrar el extraordinario significado que tu evento puede dar para desentrañar un reto o cumplir un objetivo. Además, cuando representas a los patrocinadores y expositores, estimulas el ROI del expositor construyendo una alta visibilidad para su institución.
Por tanto, te recomendamos que te asegures de que tus expositores y patrocinadores ocupan un lugar destacado en la página web de tu evento. Establece una propuesta de terreno interactiva y un enlace a más datos sobre la institución expositora.
Asimismo, asegúrate de crear un espacio en el calendario para tus redes sociales y tu audiencia en línea. Se trata de destacar a los patrocinadores y expositores que estarán en tu próxima reunión o evento, así como enlazar la página web del expositor para conseguir posicionarse.
Sugerencia rápida: También puedes publicar un post de agradecimiento después o durante el evento para los patrocinadores y expositores en tus redes sociales con la finalidad de ayudarles a ganar visibilidad.
Celebra el éxito de tus patrocinadores y expositores con tu audiencia
Como organizador, debes crear un protocolo de premios o una cena de agradecimiento para dar a conocer los logros de los implicados en el evento, no es suficiente con proporcionar tiempo y espacio en el programa para que la gente visite el área del expositor.
Por ejemplo, puedes llamar la atención sobre los logros de los clientes del año anterior o también puedes incluir opiniones de tus patrocinadores y expositores que trabajaron con tus clientes para que pudieran alcanzar sus objetivos.
Conecta directamente a los patrocinadores y expositores con los asistentes
Uno de los problemas más habituales es encontrar la herramienta tecnológica más adecuada para conectar a los patrocinadores y expositores con los asistentes con la finalidad de transmitir sus conferencias y ser escuchados.
Pero para resolver este problema, tenemos una solución mejor. Se trata de una búsqueda inteligente de contactos que anima a los asistentes a ponerse en contacto directamente, cara a cara, con los profesionales que tienen una solución para su necesidad.
Menciones del evento
Sigue e informa sobre cómo los asistentes se comunican en tu evento híbrido y en las redes sociales, además de analizar las estadísticas del evento. Puedes registrar las menciones en páginas web, redes sociales, etc.
Para conocer el impacto de tu evento puedes utilizar Facebook Audience Insight, Google Alerts y tu plataforma de eventos.
Resultados de las encuestas
Una vez completes estos pasos, comparte los resultados de tus encuestas en directo y los cuestionarios posteriores al evento con tus colaboradores.
También puedes encuestar a tu público sobre temas orientados a los patrocinadores. Por ejemplo, la inclinación y la dedicación a la marca, la elección del producto, el tamaño de la institución, las tendencias del sector, el gasto de la empresa, etc.
Generación de ingresos
Puedes enviar encuestas, una vez finalizado el evento, a los patrocinadores y expositores para saber cuántos ingresos se produjeron a través de tu evento híbrido.
Cuando obtengas los datos, puedes compartir el informe de ingresos con todos los patrocinadores y expositores para que puedan conservar los datos sobre el ROI del evento. Además, también puedes emplear estos datos para conseguir más patrocinio para tu próximo evento.
Conclusión
No es de extrañar que alrededor del 80% de las empresas que se digitalizan en medio de la preocupación de la COVID-19, los eventos híbridos sean el futuro. Por lo tanto, debes establecer buenas conexiones con los patrocinadores y expositores de los eventos, ya que estos añaden valor a tus eventos.
En este artículo, hemos compartido algunos consejos valiosos que puedes utilizar para mejorar tus relaciones con los patrocinadores y expositores de eventos. Intenta poner en práctica la mayoría de ellos y, seguro, que tu próximo evento híbrido será brillante.
¿Tiene algún otro consejo para añadir a la lista? Compártelo con nuestros lectores en los comentarios.
