A raíz de la pandemia, todo el sector de los eventos pasó de organizar eventos físicos a virtuales o híbridos debido a la inviabilidad de reunir a decenas de personas en un lugar físico. Transcurridos dos años de la crisis sanitaria mundial, nos encontramos en un punto de inflexión en el que tenemos que atender a un nuevo tipo de asistente, el que está deseoso de volver a los eventos físicos, si aún no es posible, y que al mismo tiempo exige el máximo engagement durante los eventos virtuales.
Una tendencia que estamos observando ahora en los eventos online es que el índice de participación es mucho menor en comparación con el número total de asistentes inscritos. Esto significa que la gente muestra interés cuando promocionas tu evento, pero puede que no se comprometa con él si no eres capaz de “obligarles” a asistir.
¿Cuáles pueden ser las causas de esta situación?
No tenemos que profundizar en la psicología del consumidor para deducir que la razón por la que los asistentes pierden interés es porque no perciben ningún valor real procedente de tu evento. Si bien esto puede estar relacionado en parte con el formato del evento, la contención radica en si estás bien equipado como organizador de eventos para abordar realmente las necesidades de tu público, especialmente con la influencia de los tiempos actuales.
Sí, es cierto que la gente tiene preferencia por los eventos físicos después de haber estado encerrada en casa durante dos años. Sin embargo, esto no significa necesariamente que un evento físico sea mejor que un evento virtual.Tu reto es saber si tu evento -independientemente de si es presencial, virtual o híbrido- aporta valor a tu público.
¿Será una experiencia inolvidable? ¿Los ponentes que has invitado son considerados expertos del sector? ¿Participará el público en el evento?
Todas estas son preguntas válidas que debes hacerte antes de intentar desarrollar tu próximo evento en 2022. Y si tuvieras que organizar otro evento virtual o híbrido, ¿por dónde debería empezar?
Aquí es donde entra en juego el papel del sitio web del evento. Dado que la mayoría de las campañas de marketing se llevan a cabo en línea, es fundamental que crees una referencia en línea cautivadora para tu evento. La página web de tu evento debe englobar todos los factores que motivan a los asistentes a acudir al mismo. Debe presentar el valor real de tu evento y, en el caso de los eventos virtuales o híbridos, debe hacer las veces de sede digital.
A continuación te ofrecemos algunos consejos que puedes seguir para crear sitios web potentes para eventos virtuales o híbridos:
1. Una buena estética es imprescindible.
A estas alturas, los consumidores tienen más conocimientos y tienen una idea más clara de si su sitio web está bien hecho o no. Independientemente de que tengan los conocimientos técnicos necesarios para evaluar los puntos fuertes y débiles de tu web, todos ellos exigen un estándar por defecto en 2022: debe ser bonita y la experiencia de usuario debe ser elegante.
Como organizador de eventos, tienes que asegurarte de que tu web está conceptualizada antes de ser construida. Si es necesario contratar a diseñadores gráficos para que den forma a la marca y al aspecto general de tu sitio web, deberías considerarlo como una inversión. Una cosa es segura: si tu sitio web parece hecho hace diez años, eso arrojará una sombra de duda sobre tus visitantes y éstos, a su vez, podrán cuestionar la credibilidad de tu evento.
2. Destaque el texto y las imágenes que describen el valor de su evento.
Aparte de los elementos visuales, también debes atraer a tus visitantes en línea y llamar su atención sobre algunos mensajes clave que les convenzan de inscribirse en el evento. Los eventos virtuales o híbridos serán habituales en 2022, la cuestión es: ¿vas a estar a la altura y ofrecer algo valioso? Destaca el texto y las imágenes que describen el valor de tu evento. Si has podido invitar a un ponente famoso, utilízalo como arma y dirígete a su base de seguidores. También puedes utilizar infografías que muestren datos y cifras importantes.
Sea cual sea la estrategia que elijas, sólo recuerda que tienes que atender a un público más inteligente que sepa cuándo estás haciendo puro marketing en lugar de una propuesta de valor.
3. Ofrezca una sede digital con herramientas de networking y engagement.
En el caso de los eventos virtuales o híbridos, es importante que puedas ofrecer una venue digital en la que el contenido pueda ser consumido por tu audiencia online con facilidad. La Digital Venue, desarrollada por Eventscase, es un buen ejemplo de ello. Es algo que funciona conjuntamente con la web del evento.
Cada transmisión tiene su propia Digital Venue, y tú puedes simplemente indicar a los asistentes que “reproduzcan” cada transmisión desde un módulo de la agenda que se encuentra en la web.
En cuanto a los preparativos, puedes configurar la transmisión en directo de las sesiones utilizando proveedores como YouTube, Vimeo y Zoom. También puedes utilizar el módulo RTMP de Eventscase para introducir directamente la señal de vídeo en el software.
Al mismo tiempo, puedes activar las herramientas de networking y engagement dentro de cada sesión en la Digital Venue. Eventscase ofrece opciones de mensajería y videoconferencia para tus asistentes cuando están viendo la lista de asistentes. En cuanto a la interacción en directo, puedes proveer de chats, encuestas en directo y preguntas y respuestas.
Es importante que hagas sentir a los asistentes que pueden seguir participando en tu evento aunque lo estén viendo desde casa. Un error común que han cometido los organizadores de eventos en los últimos dos años es celebrar eventos virtuales o híbridos con cero interacción con su público en línea. Esto hace que los asistentes se sientan aislados y refuerza la idea de que los eventos online son un fracaso.
4. Asegurar el contenido VOD (Video on Demand) después del evento.
Aunque el ideal es que los asistentes consuman el contenido digital en tiempo real, mientras se celebra el evento, no se puede negar que algunos participantes se inscriben en un evento virtual o híbrido con la esperanza de poder ver la transmisión en un momento posterior, cuando les resulte más conveniente. Aquí radica una ventaja inherente a los eventos virtuales: que se puede acceder a ellos bajo demanda después del evento. Por lo tanto, asegúrate de incorporar este aspecto del contenido VOD en la web de tu evento. Sea cual sea la plataforma de transmisión en directo que utilices, asegúrate de que se guarde una copia en línea tras finalizar la transmisión.
Eventscase también puede ayudar en este aspecto, ya que cuenta con módulos de vídeo para YouTube y Vimeo. Subir la copia de la transmisión a estas plataformas, si aún no está automatizada, es bastante fácil y cualquier persona que acceda al sitio web de tu evento puede simplemente hacer clic en “Reproducir” para cualquier transmisión que quiera ver después del evento.
Puedes limitar el contenido a la carta para los asistentes registrados. Puedes simplemente ocultar módulos específicos y reservarlos únicamente para aquellos que se hayan registrado en tu evento. Esto significa que los visitantes del sitio web deben iniciar sesión para ver cualquier transmisión.
Conclusión
La creación de una web de eventos atractiva implica algo de trabajo, especialmente si vas a crear una venue digital para tus eventos virtuales o híbridos. Sin embargo, los resultados hablarán por sí solos si la tasa de inscripción es alta y la participación general durante la retransmisión en directo es mayor de lo esperado. Y lo que es más importante, sabrás que has hecho lo correcto si tu público habla maravillas de él en las redes sociales después del evento.
Ser organizador de un evento no es fácil en estos tiempos de incertidumbre. Sin embargo, la flexibilidad es una virtud que ayudará a cualquier profesional de eventos a superar algunos obstáculos cuando organice eventos virtuales o híbridos. Comienza con un proceso racionalizado para las inscripciones y un sitio web potente utilizando un software como Eventscase. Esto conducirá a un efecto dominó y te permitirá alcanzar el éxito para todos tus eventos en 2022.
