Uno de los obstáculos más comunes para los organizadores de eventos que desean adquirir un software de gestión de eventos es saber exactamente cuánto cuesta un software para eventos. Dada la cantidad de soluciones que abundan en el mercado a día de hoy, esta reticencia a pagar precios elevados debería ser cosa del pasado, ya que la mayoría de los proveedores fijan precios muy competitivos para sus productos.
En este artículo, te daremos consejos sobre cómo buscar la solución más rentable para tus necesidades a la hora de gestionar un evento. También profundizaremos en las características básicas que debes buscar en una plataforma para maximizarla.
Registro / Inscripción
Una herramienta habitual que se adquiere para los eventos es una solución de registro dedicada. Cuando busques un proveedor de software, intenta comprobar el precio, el sistema, y las facilidades de cobro.
¿Se te cobrará por cada inscripción?
¿Hay que pagar una tarifa plana?
¿El sistema se basa en comisiones?
Estas son preguntas que tienes que hacerle a cualquier proveedor potencial, ya que hay diferentes esquemas de precios disponibles para diferentes soluciones. Aparte de investigar cuánto pagas por cada registro, también debes intentar comprobar si la solución cubre todas tus necesidades.
Empezando por el requisito más básico, ¿puede integrar cualquier pasarela de pago para la venta directa? Eventscase, por ejemplo, puede integrarse con Stripe, PayPal y PayFort.
Ten en cuenta que estas pasarelas de pago también pueden cobrar por las transacciones, por lo que tendrías que buscar una pasarela de pago que tenga tarifas de servicio más bajas.
Otros requisitos a tener en cuenta serían la posibilidad de añadir impuestos, activar la facturación, crear códigos promocionales, etc. Intenta buscar un proveedor que ofrezca soluciones globales para los puntos más comunes de las inscripciones.
Si necesitas una solución a medida, también puedes considerar la posibilidad de encargar a un proveedor de software que realice las adaptaciones necesarias acorde a tus necesidades.
Sitio web
Lo que suele ir de la mano de una herramienta de inscripción es un sitio web. Las plataformas de gestión de eventos “todo en uno” te permitirán crear un sitio web e incorporar sin problemas el proceso de inscripción en él.
En cuanto al coste, dependerá en gran medida del tipo de sitio web que se quiera crear. Si se trata de un sitio web de una sola página (One Page) con información básica sobre el evento, es muy probable que te cobren lo mínimo.
Si tu objetivo es crear un sitio web con varias páginas y un diseño personalizado, es posible que tengas que pagar un coste más elevado.
Para ahorrar costes, intenta buscar un proveedor que te permita utilizar plantillas ya hechas. Esto significa que no tendrás que empezar desde cero y que sólo tendrás que proporcionar la información básica del evento. Esto no sólo es más económico, sino que también te permitirá ahorrar tiempo, ya que, de esta forma, un sitio web puede ser construido y lanzado en cuestión de horas.
El sitio web que ofrece Eventscase es modular, esto significa que tiene la libertad de añadir, editar o eliminar módulos en cualquier página con facilidad. ¡Todo ventajas!
Una App para eventos
Pasando al siguiente producto, otra adquisición común para los organizadores de eventos es la aplicación para eventos. Aunque no podemos ofrecerte un análisis comparativo de cuánto cuestan las aplicaciones para eventos en el mercado, podemos ofrecerte consejos para que selecciones las soluciones más rentables para tus eventos.
Ante todo, debes tener en cuenta si el proveedor crea las aplicaciones de forma nativa, o si simplemente son aplicaciones basadas en la web. Las aplicaciones nativas superan a las basadas en la web, ya que permiten personalizar el diseño, desde el icono de la aplicación, la pantalla de inicio y muchos otros componentes de la aplicación.
Las aplicaciones nativas, como las de iOS y Android, también tienen funcionalidades offline, ya que no dependen de Internet. Por otro lado, las aplicaciones basadas en la web se alojan en servidores genéricos y todos sus contenidos provienen de la web. Esto significa que los asistentes deben estar conectados en todo momento para ver información específica como la agenda, los ponentes, los patrocinadores, etc.
Aparte del tipo de aplicación, también hay que estudiar la posibilidad de conseguir una aplicación multievento en lugar de una aplicación para un solo evento. En Eventscase, ofrecemos aplicaciones nativas que los organizadores pueden utilizar para varios eventos. Esto significa que sólo se desarrolla una única aplicación y se pueden conectar a ella varios eventos.
Esto es especialmente útil para las empresas que organizan eventos similares en el mismo año. En términos de la experiencia de los asistentes, también es más conveniente para ellos, ya que literalmente sólo tienen que descargar una aplicación, siendo capaces de acceder a diferentes eventos desde ella.
Registro de entrada y de salida
Por último, pero no por ello menos importante, hay que tener en cuenta el coste de las acreditaciones y los registros en los eventos físicos. Las tarjetas de identificación son un elemento básico cuando se trata de conferencias y otros eventos en los que el networking es una prioridad.
Busca una herramienta que funcione perfectamente con la solución de registro. Esto te permitirá generar de forma sencilla las acreditaciones para los asistentes registrados.
Si utilizas una solución separada, es posible que tengas que exportar e importar los datos manualmente, lo que puede ser una molestia para los que intentan ahorrar tiempo. Recuerda que el tiempo es dinero.
Asegúrate de que las acreditaciones contengan también códigos QR que puedan escanearse fácilmente para el registro de entrada. En Eventscase, ofrecemos una aplicación de check-in a precios muy competitivos, que te permite hacer un seguimiento de la asistencia y el flujo de asistentes durante un evento físico.
Puedes registrar a los asistentes en la entrada del recinto o en los puntos de control. Esto te proporcionará posteriormente un análisis que podrás ver y descargar simplemente desde el panel de control del software.
¿Cuánto cuesta un software para eventos? Conclusión
Si eres un organizador de eventos que busca los precios de diferentes soluciones para la gestión de sus eventos, debes comparar los precios y buscar activamente los diferentes puntos de venta únicos (USP) de cada uno de ellos.
Nunca debes considerar el coste como lo más importante a la hora de tomar decisiones, ya que la funcionalidad es lo más importante. En Eventscase, puedes estar seguro de que ofrecemos una solución global para los organizadores de eventos con todos nuestros productos y servicios. Y si fuera necesario, estamos abiertos a la personalización del software para que tu evento sea todo un éxito.
