Para empezar, os contamos algunas verdades desde la perspectiva de un proveedor tecnológico con cientos de eventos a la espalda.
Una combinación de factores, que van desde las soluciones para videoconferencias cada vez más asequibles a la pandemia global actual, han propiciado el uso de la tecnología y las experiencias 100% digitales.
A los asistentes les encanta la comodidad de estas experiencias digitales, y los organizadores sin duda están viendo el valor de un formato que es capaz de triplicar su audiencia de la noche a la mañana. Eso es lo bueno.
La cuestión clave está en ser capaz de captar la atención de los asistentes hasta el punto en el que participen activamente en el contenido que les brindas, de lo contrario probablemente terminarán en otra pestaña haciendo alguna otra cosa.
Esta es la parte complicada de los eventos virtuales. Éstos requieren menos compromiso de los asistentes que los eventos presenciales, de modo que tu audiencia no se sentirá mal por saltarse parte del contenido. Por otro lado, los eventos virtuales no permiten explorar el entorno tal y como lo hacemos en un evento presencial, sino que tenemos todo el contenido en un mismo lugar.
No podemos andar con rodeos, algunos eventos virtuales son tremendamente aburridos y, es tarea tuya, como organizador, mantener a la audiencia enganchada hasta el final. ¿Qué tal si te contamos cinco maneras para conseguirlo?
1. Sé interactivo
Empezaremos con algo que puede parecer obvio, pero que debemos enfatizar cuando hablemos del ‘engagement’ de la audiencia.
La gente reacciona mejor ante cosas en las que pueden participar. Las preguntas y respuestas en directo o las encuestas están entre la lista de elementos que pueden hacer que tu sesión virtual sea más interactiva e inclusiva. Esto ayudará enormemente a prevenir la “muerte por Powerpoint” y a evitar aburrir a tu audiencia.
La misma regla funciona en muchas otras áreas como la enseñanza, entrenamiento deportivo, incluso creando comunidades dentro de las redes sociales. Pide opinión a tu audiencia y verás como aumenta la participación.
2. Crea piezas de contenido más cortas
En un evento virtual, no sientes el mismo reparo de abandonar una sesión 20 minutos antes de que termine, solo estás a un click de distancia y nadie se entera de que te has ido.
Para evitar esto, intenta acortar los tiempos de cada sesión. Por ejemplo, de 40 minutos a 20, instando a los ponentes a decir más con menos. Este ahorro de tiempo se puede emplear en organizar algunas sesiones más, perfectas para satisfacer a un número mayor de asistentes.
3. Evita los ‘pitches’
Los ‘pitches’ de ventas largos e innecesarios que se introducen en las sesiones tratando de ofrecer un gran valor, son uno de los elementos más fáciles de evitar para los asistentes. Sin embargo, hay que satisfacer a los patrocinadores, por lo que debes pensar detenidamente donde generan nuevos leads.
Una estrategia es instar a ciertos asistentes (p.ej. Patrocinadores, expositores, o aquellos que han pagado por hablar) a hacer un mayor uso de las herramientas de networking que les ofreces. De este modo, pueden agendar pitches y demostraciones de producto con personas que están realmente interesadas.
A su vez, deberías revisar todas las presentaciones para asegurarte de que los temas tratados siguen la línea del evento.
4. Encuentra el proveedor tecnológico adecuado
Imagínate llegar a un salón de conferencias que cuente únicamente con un escenario y un mostrador de registro. Te aburrirías enseguida, ¿no?
En los eventos virtuales, la plataforma será como el espacio de tu evento, por lo que tienes que ofrecer variedad a los asistentes para que no se aburran.
Los juegos, las encuestas y un área de networking sin duda jugarán un papel importante en el evento. Mejora la experiencia de tu asistente y mejorarás el engagement.
5. Distribuye tu contenido
En los eventos que duran varios días, es mucho más difícil mantener a la audiencia conectada con el contenido. Una forma de evitar esto es organizar las sesiones en grupos. Por ejemplo, el lunes, podrías realizar 10 sesiones sobre un tema “x” ; el martes otras 10 sobre otro tema, y así sucesivamente. De este modo, puesto que los temas a tratar serán familiares para una buena parte de los asistentes, deberás de tener la audiencia idónea en cada uno de los días.
En definitiva, es bueno dar a las personas una razón consistente para registrarse al evento, incluso si no se dirigen a la agenda en primera instancia. Los concursos, tratar temas de interés o el networking virtual ayudarán a mantener al menos una parte de los asistentes que, de otro modo podrían caer en el aburrimiento.
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