Outbreak sessions: Cómo gestionarlas en el mundo virtual

Outbreak sessions: Cómo gestionarlas en el mundo virtual

¿Así que has pasado de las reuniones presenciales a las virtuales? Es realmente una buena decisión.

Gigantes corporativos como Google y Apple tuvieron que hacer la misma transición. De hecho, el pasado año se trasladó el evento Google Cloud Next ‘20 al espacio digital por la Covid-19. 

Tanto si las aprecias como si no, los eventos virtuales son la nueva norma, ya que las reuniones presenciales, en su totalidad, volverán paulatinamente. Visto lo visto, ¿por qué no aprendes algunos trucos para que tus sesiones virtuales sean más divertidas?

En este artículo, te guiaremos a través de todo lo que necesitas hacer para que tu próxima sesión virtual sea más divertida y atractiva que nunca. 

¿Son estas sesiones productivas?

Liz Lathan, directora general de Haute Dokimazo dice:

Al igual que en las reuniones presenciales, la gente acude a los eventos virtuales para aprender y establecer contactos. Así que encerrar a la gente durante largas horas no sirve. No funciona en las reuniones presenciales, y tampoco lo hará en un entorno virtual”.

Por eso, durante las reuniones virtuales, las outbreak sessions ofrecen un espacio para respirar. Es más, ofrecen más conversaciones individuales que ayudan a participar a los asistentes. También ayuda a generar una experiencia más conversacional y acogedora para los participantes.

Un caso práctico

Para exprimir mejor esta información, veamos un experimento realizado por HCA Healthcare:

Introdujeron sesiones virtuales en dos sesiones online separadas. Cada sesión en línea duraba hora y media, y las outbreak sessions tenían una duración de 15 minutos. Después de la sesión, los participantes volvían al grupo principal y comunicaban sus discusiones. 

Los participantes mostraron su agrado a este formato de reuniones virtuales. La interacción más estrecha entre los miembros del grupo facilitó el aprendizaje. Al final, el 86% de los usuarios estaban dispuestos a repetir esta experiencia. 

Así pues, la conclusión es que, aunque las sesiones virtuales son un reto, merecen la pena. Cuando se hacen bien, pueden mejorar enormemente el aprendizaje y suscitar la conversación. El resultado son debates de grupo saludables y un mayor compromiso general. 

¿Cuáles son las ventajas que ofrecen las outbreak sessions virtuales?

Las sesiones virtuales tienen sus propios beneficios. A continuación, te mostraremos algunos ejemplos:

Accesibilidad: no importa en qué lugar del mundo te encuentres, puedes asistir a las reuniones en línea. Solo necesitas una conexión estable a Internet.

Más inclusivas: las sesiones de trabajo virtuales fomentan el pensamiento crítico. Facilitan los debates al proporcionar un entorno interactivo a todos los participantes. Así, todos pueden tener voz. 

Configuración rápida: las sesiones virtuales son bastante fáciles y rápidas de configurar. No hay que esperar días antes de empezar la reunión.

Costes más bajos: al no tener que viajar para asistir a un evento virtual, se ahorra algo de dinero. No es necesario organizar costosas estancias en hoteles ni reservar billetes de avión. 

Más atractivo: para los formadores, estas sesiones resultan más productivas y atractivas. Puedes cambiar fácilmente de grupo. También puedes coordinar y participar en varias actividades al mismo tiempo. 

Razones por las cuales las outbreak sessions son un quebradero de cabeza

Razones por las cuales las outbreak sessions son un quebradero de cabeza

Las outbreak sessions en línea son muy ventajosas, pero, aún así, es posible que tenga que enfrentarse a posibles contratiempos por el camino. 

He aquí algunos de los posibles contratiempos:

  • Los participantes pueden presentarse sin estar preparados. Por tanto, se invierte tiempo para nada.
  • No calculas bien el tiempo de la sesión de trabajo y se alargan demasiado. 
  • Tanto el presentador como los participantes tienen que lidiar con problemas técnicos. A veces, el micrófono no funciona, y otras, los miembros simplemente no saben qué hacer.
  • Nadie presta atención ni se esfuerza por participar en las actividades de grupo. 
  • Una mala conexión a Internet puede ocasionar problemas de audio. Como consecuencia, no todos pueden participar plenamente.

¿Cómo garantizar una outbreak session fluida?

¿Cómo garantizar una outbreak session fluida?

Aunque puedan convertirse en un verdadero quebradero de cabeza, planificarlas adecuadamente puede ser la clave para generar nuevas ideas, encontrar soluciones y crear un contenido. 

Observa los siguientes consejos para sacarle el máximo rendimiento a tus sesiones:

  1. Nombra un moderador

Si un moderador dirige la sesión, te garantizará una mayor eficiencia y productividad, ya que son expertos en el sector. Por tanto, te ayudarán a que la sesión fluya y te harán saber si hay algún problema técnico. 

Otra de sus cualidades también es guiar a los participantes en caso de tener dificultades para navegar por las sesiones de trabajo. 

  1. Prueba técnica

Anticípate a los problemas para realizar una sesión online exitosa. Por ejemplo, prueba tu plataforma en línea con antelación para detectar cualquier error o problema técnico. 

Aquí tienes una estupenda infografía de Quill.com que puedes utilizar para las sesiones virtuales:

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Además de esto, también debes considerar si la plataforma elegida se ajusta al objetivo de tu reunión. ¿Por qué? Porque para que la sesión se desarrolle correctamente, tu plataforma debe estar equipada para soportar la forma en que planeas llevar a cabo los ejercicios y las actividades.

De lo contrario, puedes sufrir retrasos innecesarios el día de la presentación marcado por un desajuste de formato. 

  1. Ven preparado

Los objetivos son más fáciles de alcanzar cuando se sigue el plan establecido. En el caso de un evento en línea, lo mejor es organizar el plan con antelación y, a su vez, comunicar el plan a todos los asistentes. Se trata de asegurarse de que todos los participantes se muestren preparados para la sesión cuando saben lo que se espera de ellos.

¿Qué hacer para que tus outbreak sessions sean más atractivas?

¿Qué hacer para que tus outbreak sessions sean más atractivas?

Si hay un elemento que por sí solo hace que las sesiones sean más eficaces es la participación

Los pequeños grupos estructurados generan una conversación orgánica, además de permitir a los participantes conocerse mejor y crear conexiones significativas. 

Según Amy C. y Gene Daley:

Traducción: “Las sesiones ofrecen un espacio seguro para que la gente acuñe sus ideas. En ellas, se asignan a cada grupo determinadas tareas o temas de debate. Debido al reducido tamaño de los grupos, los participantes se sienten menos amenazados a la hora de expresar sus opiniones en los grupos de trabajo. Y cuando los asistentes regresan al grupo principal, no les resulta tan intimidante comunicar sus ideas de la sesión separada. Esto se debe a que compartir sus ideas en el grupo más pequeño les da un impulso de confianza”. Traducción de la frase

Sin embargo, al esforzarse por hacer las cosas más interactivas e interesantes, es fácil perder el rumbo. Es difícil saber si lo que se está haciendo es lo correcto.

A continuación, te vamos a ofrecer una lista de consejos que puedes utilizar para que tus sesiones sean más atractivas y productivas que nunca.

1. Planifica actividades divertidas

No hay nada mejor que romper el hielo con una actividad entretenida para que la gente se sienta más cómoda. Este concepto también lo aplicaremos al mundo virtual. El anfitrión de la reunión debe ser el encargado de dinamizar y activar a los participantes para que la sesión  sea más divertida. 

Por ejemplo, puede preguntar cosas interesantes a los participantes o hacer que participen en una pequeña actividad divertida al inicio. Este tipo de acciones puede hacer que la gente se sienta más bienvenida y relajada. 

2. Conseguir que los participantes suban a bordo

Durante las outbreak sessions es esencial que todos tengan la oportunidad de hablar. Para ello, echa mano de un moderador que haga de puente y que se asegure de que nadie se quede fuera del debate del grupo. Su trabajo (moderar) consiste en ayudar a todos aquellos que tengan problemas técnicos para garantizar la total inclusión. 

3. Da instrucciones que no lleven a confusiones

Como anfitrión, tu trabajo consiste en comunicar a los asistentes todas las instrucciones de la reunión con total claridad. 

Las personas tienen diferentes maneras de asimilar la información. Por ello, lo mejor es proporcionarles las instrucciones de todos los formas posibles (verbales, escritas o elementos audiovisuales). 

Además, no olvides incluir las instrucciones sobre el funcionamiento de tu plataforma en línea para que los asistentes sepan qué esperar. 

4. Recopila información

Al final de la sesión, pide a los participantes su opinión sobre cómo mejorar la experiencia general. Al fin y al cabo, todos somos un “trabajo” en curso. Por lo tanto, es necesario escuchar los comentarios de tus asistentes y actuar en consecuencia rápidamente.

De esta forma, garantizarás una experiencia de calidad futura tanto para ti como para tus plataformas de reunión. 

5. Haz que cada segundo cuente

Ofrece un tiempo considerado para que cada grupo de trabajo debata. No obstante, si les ofreces un margen muy amplio, la sesión puede resultar contraproducente. 

Gloria Pierre, propietaria de Clearly Speaking, dice: “Las outbreak sessions no son un ejercicio para calentar las sillas”. 

No tiene sentido hacer una sesión si no se consigue el objetivo. Con límites de tiempos largos, los participantes se aburrirán y empezarán a discutir sobre temas tangentes. Hay que evitarlo. 

6. Cuantos menos, mejor

¿Has intentado alguna vez dominar a la gente en una reunión presencial? Demasiadas personas; todas hablan y no se llega a ninguna conclusión. Lo mismo sucede en una reunión virtual. 

Por tanto, la solución para estas sesiones es dividir a los participantes en pequeños grupos para iniciar un debate saludable. 

7. Deja que los participantes compartan sus ideas

Después de una sesión de trabajo virtual debes organizar una última reunión con todos los asistentes. Pero no te apresures. Deja que cada grupo de trabajo comparta sus resultados y opiniones con el grupo principal. 

Esto es vital para los participantes, ya que pueden compartir sus ideas y conclusiones de la sesión. Esta puesta en común de conocimientos fomenta el crecimiento y el aprendizaje. 

Para rematar:

Aunque la actual pandemia desaparezca, una cosa es segura…

Los eventos virtuales han venido para quedarse

Por lo tanto, las sesiones virtuales tampoco van a desaparecer. Aprovecha la tecnología para satisfacer las demandas del futuro. 

Puede que ahora la gestión de las sesiones en la esfera virtual sean complicadas, pero con práctica y motivación, estos retos desaparecerán con el tiempo. 

Si no avanzas, te estancas. Por eso, lo mejor es adaptarse a estos nuevos cambios. 

Si todavía tienes alguna pregunta sobre las sesiones de trabajo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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