Check-list para planificar eventos [antes, durante y después]

Check-list para planificar eventos [antes, durante y después]

La planificación de eventos requiere tiempo y dedicación para organizarlos con éxito. Pero, ¿qué necesitas para pensar meticulosamente en cada detalle y crear una experiencia inolvidable entre los asistentes? 

Como organizador, necesitas reflejar todos los aspectos del evento en una check-list para controlar que todos los elementos sigan su curso antes, durante y después del evento. Esto es, anticiparse a cualquier contratiempo como pueden ser los cambios climáticos de última hora, la comprobación del material técnico, la supervisión del catering, la asistencia puntual de los ponentes e invitados al evento, la actualización de la agenda, etc. 

Por tanto, si todavía no sabes cómo gestionar un evento y necesitas una referencia para construir una base sólida de ideas, te recomendamos que leas esta guía para planificar un evento detallado, atractivo y completo. 

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¿A quién va dirigida esta guía de check-list?

Esta guía detallada va destinada a aquellos profesionales que quieran planificar, desarrollar y ejecutar adecuadamente una check-list antes, durante y después de un evento. Esta herramienta refleja los fundamentos básicos para crear una base sólida de ideas con la finalidad de producir emociones positivas tanto para el asistente como para el organizador. 

Este documento está enfocado a los profesionales de eventos, los directores de marketing y los ejecutivos que serán responsables de crear una check-list detallada para anticiparse a los posibles cambios y generar una experiencia satisfactoria. Asimismo, también se adapta a las necesidades tanto de las empresas como de las agencias.

¿Qué aprenderás en esta guía?

En la etapa previa al evento:

  • A reflejar todos los aspectos del evento en una plantilla productiva y dividirlos en columnas para conocer el valor de cada uno de ellos. 
  • A establecer los elementos esenciales y los objetivos del evento
  • A definir el presupuesto del evento tras contemplar las diferentes alternativas que ofrece tu entorno y seleccionar aquella opción más ajustada a tus necesidades.
  • A diseñar un evento perfecto mediante un contenido de calidad, una organización meticulosa y un toque personalizado. 
  • A valorar la esencia del marketing de los sentidos para producir emociones positivas, además de redefinir los objetivos, la voz de la marca, los asistentes y el presupuesto.
  • A seleccionar las mejores opciones de catering.
  • A proporcionar una experiencia excepcional a los huéspedes mediante diversas acciones organizadas minuciosamente.
  • A crear un clima favorable entre los asistentes garantizando el acceso a Internet, un centro médico improvisado y seguridad del recinto.

Durante el evento:

  • A planificar cada detalle del evento como las revisiones de última hora, los ponentes y asistentes invitados, los descansos entre conferencias y el control durante el transcurso del evento.

En la etapa posterior al evento:

  • A cuestionar la calidad de tu evento mediante un seguimiento de tus asistentes para conocer su opinión general y particular de cada área del evento.
  • A analizar los indicadores de rendimiento para conocer el éxito de tu evento y la experiencia de los asistentes, crear un diagnóstico y convertir las debilidades en fortalezas.

Accede a esta guía para planificar un evento de ensueño

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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