Guía para organizadores de éxito 2021

Guía para organizadores de éxito 2021

Según Event Manager Blog, el 76% de los anuncios de trabajo de marketing relacionados con eventos actuales exigen que los profesionales establezcan el valor comercial de los eventos. Este valor significa que los eventos deben cumplir sus propios objetivos, además de ser grandes sesiones y generar engagement. 

Si llevas un tiempo en el sector de los eventos, dominarás los aspectos básicos de la planificación de eventos. Ahora tienes que dar el siguiente paso y asegurarte de que los eventos cumplen las metas y los objetivos que se han fijado y de que se obtiene un rendimiento significativo de la inversión. 

A continuación, te mostraremos algunos objetivos para sacarle el máximo rendimiento a tu evento. 

Guía general de eventos presenciales, virtuales e híbridos

Establece metas y objetivos claros

La planificación es esencial en casi todas las empresas. De hecho, una buena planificación puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Antes de pasar a otros puntos de tu lista de planificación de eventos, debes establecer los objetivos y las metas que pretendes conseguir con el evento, y no olvidar que éstos deben ser tangibles y, en la medida de lo posible, cuantificables. 

¿Quieres apoyar el lanzamiento de un producto, aumentar el conocimiento de la marca, impulsar nuevas ventas, o estás organizando el evento por una combinación de razones? Una vez más, los objetivos te guiarán, ya que todos los planes que hagas deben estar orientados a la forma en que el evento te ayudará a conseguirlos. Para que tus metas sean muy específicas, divídelas en objetivos claros. Por ejemplo, tus objetivos pueden ser:

  • Aumentar el número de seguidores en las redes sociales en un X %.
  • Aumentar las ventas en un 25%, etc.

Una vez expuestas tus metas y objetivos, crea un plan inicial que incluya elementos que ayuden a cumplir con los objetivos específicos. Estos pueden consistir en las fechas o el calendario, el lugar y el tipo de evento. 

Forma un equipo y organízalo

El éxito de tu evento puede depender, en gran medida, de tu equipo humano. Asegura la división del trabajo, de modo que cada miembro del equipo tenga y sea responsable de una tarea específica. Es posible que no necesites un gran equipo para los eventos más pequeños, ya que puedes encargarte de todas o casi todas las tareas. 

No obstante, en eventos de mayor tamaño, deberías considerar delegar algunas funciones a otras personas como: 

  • Un project manager para que supervise el equipo, reciba informes de los miembros del equipo y supervise la ejecución efectiva de todas las tareas.
  • Un responsable del lugar de celebración para que se encargue de todos los detalles del recinto como son los patrocinadores (en el recinto), de los voluntarios y del resto del personal (acomodadores, fotógrafos, seguridad, etc.). El responsable del recinto debe conocer todo lo relacionado con el recinto, la ubicación de todas las sesiones y el nombre de todo el personal, los expositores/ponentes y los representantes de los patrocinadores.
  • Un responsable del programa que dirija el desarrollo del evento tal y como está planificado, que garantiza que los asistentes puedan relacionarse entre sí y asegura que las sesiones se desarrollen a tiempo y sin problemas.
  • Un responsable de marketing y comunicación para eventos que garantice que las personas adecuadas encuentren y asistan al evento. Esta persona gestiona las campañas offline y online y se comunica con los asistentes antes, durante y después de los eventos para garantizar su máxima satisfacción.
  • Contrata a una persona o busca a un voluntario para que se encargue de la inscripción y el registro, y que pueda supervisar la organización de la inscripción. Esta persona se puede encargar de la producción y gestión de las acreditaciones, así como de garantizar el registro y la facturación.
  • Un gestor de patrocinios para buscar patrocinadores, mejora las colaboraciones con la comunidad y organiza los espacios de los stands. 
  • Recuerda también que los ponentes y expositores son una parte esencial de tu equipo de colaboradores. Ponte en contacto con ellos con antelación.

Elige lugar y fecha

Tanto si planeas un evento presencial o de carácter digital- híbrido o virtual- necesitarás concretar un lugar de celebración. Para evitar las prisas de última hora por conseguir un recinto adecuado, concreta las instalaciones con suficiente antelación. 

Algunos recintos solo son reservables si llamas con seis meses o más de antelación sobre la fecha del evento. Por tanto, para conseguir las instalaciones perfectas para el desarrollo de tu evento, ten claras las fechas de disponibilidad. Una buena planificación te ofrece tiempo suficiente para comparar lugares, trabajar dentro de tu presupuesto y obtener una buena relación calidad-precio. 

Organización de eventos
Fuente: Unsplash

Por otra parte, piensa en la accesibilidad, la comodidad y la seguridad de tus asistentes; elige un lugar céntrico con acceso al transporte público, establece una alta seguridad en la zona, adapta el tamaño del local para tu evento, observa y garantiza las necesidades de los seguros, la respuesta a emergencias y el control de incendios. Además, en el caso de los eventos en directo, considera si el recinto permite el distanciamiento físico, como exigen los actuales protocolos preventivos de Covid-19. 

No te bases nunca en las imágenes que veas en Internet o en las redes sociales, ya que esas imágenes pueden estar editadas o pueden mostrar los elementos buenos y ocultar todos los defectos. Para saber que cumplen con las normativas, acude al recinto físicamente y compruébalo por tí mismo.

Cuando encuentres un buen lugar, no tengas miedo de negociar las tarifas. Cerca de la mitad de los planificadores piden descuentos, y la mayoría se encargan del aparcamiento gratuito, los medios audiovisuales o el Wi-fi (Event Manager Blog).

Planifica las fechas del evento con antelación para que alcance el éxito. Para los eventos virtuales pequeños, necesitarás entre 3 y 6 semanas. Según Markletic, más de la mitad de los profesionales de marketing utilizan más de seis semanas para promocionar grandes conferencias virtuales. 

Por su parte, para los eventos en vivo y en directo, lo ideal son de 4 a 6 meses de preparación. Así pues, intenta confirmar las fechas con los ponentes, presentadores e invitados más importantes. 

Realiza un potente trabajo de branding y marketing

Hay una visión que debes tener en cuenta: tu marca es como la visualizan los clientes, no como tú la proyectas. Una vez partes de aquí, sabrás la opinión de los clientes y si tu marca responde a sus necesidades. Por ello, debes buscar la excelencia para que, tanto tu visión como la del cliente, coincidan, es decir, enfoca tu marca hacia lo más alto para generar buenas experiencias. ¿Cómo? 

Muestra tu marca en la esfera digital y personaliza tu página web desde el profesionalismo y la innovación; utiliza una dirección de correo electrónico y una URL customizadas. Crea banners con los colores, la tipografía y el logo del evento con la finalidad de atraer a los asistentes y que tu identidad corporativa sea consistente. Estos factores son vitales para llamar la atención del cliente y proyectar tu imagen hacia el profesionalismo, la innovación y, sobre todo, la diferenciación. 

Otra gran manera de tener un evento exitoso es construir una comunidad. Considera la posibilidad de crear un hashtag para el evento y mantén un seguimiento de los retweets antes, durante y después del evento. Según Markletic, el 60% de los organizadores de eventos virtuales utilizan las redes sociales para impulsar el registro de un modo significativo. 

Redes sociales en eventos

Sácale partido a las redes sociales, los correos electrónicos, la prensa y los medios de comunicación, los materiales impresos y los anuncios. Agradece siempre a los patrocinadores y socios por su aportación y, por último, da las gracias a los asistentes, a los voluntarios e incluso al personal. Involúcralos en tu proyecto y hazles saber si los objetivos determinados previstos se han cumplido con creces o no. 

Evaluación tras los eventos

Tienes que aprender algo de cada evento. Así que, después de los eventos, averigua qué aspecto ha sido el más diferenciador y cuál ha tenido menor relevancia. Para ello, puedes hacer participar a los asistentes mediante breves cuestionarios que te permitan conocer sus opiniones y obtener una visión objetiva de tu rendimiento.

Habla también con el personal para conocer su opinión. Tras conocer varias perspectivas sobre tu rendimiento, mide cómo ha ido el evento en términos de número estimado de asistentes, presupuestos y otras predicciones. 

A continuación, observarás los gráficos que muestran las respuestas de los gestores de eventos cuando se les pregunta cómo miden el éxito del evento. 

Guía para eventos virtuales

A continuación, te mostraremos cómo hacer que los eventos virtuales sean atractivos y tengan éxito. Las imágenes muestran formas en las que los organizadores de eventos han hecho participar a los asistentes.

Guía para eventos virtuales
Fuente: Markletic

Prueba la tecnología antes del evento

No hagas esperar a tus invitados; evita perder tiempo con problemas técnicos o similares. Si te retrasas a la hora de exponer un contenido digital y tiene solución, comunícaselo a tus participantes y hazles saber que en breve comenzará la sesión. 

De todos modos, es imprescindible comprobar con antelación que la tecnología funciona a la perfección. Así pues, prueba todas las funciones interactivas (encuestas en directo, el chat, la pantalla compartida, etc.) que los asistentes vayan a utilizar durante la sesión.

Promociona el evento de manera convincente

Los posibles asistentes saben que hay muchos otros eventos virtuales. ¿Por qué deberían asistir al tuyo? Al fin y al cabo, la mayoría de los eventos virtuales se graban. ¿Por qué deberían asistir a tu evento en directo?

Tendrás que aumentar el interés y ofrecerles razones convincentes para asistir a tus eventos. Este aliciente podría incluir recompensas u otros ganchos que sólo pueden obtener los que participan de manera presencial. Por tanto, invita a expertos del sector y personas influyentes para impulsar la asistencia al evento. (Markletic). 

Según Markletic, alrededor del 67% de los eventos virtuales utilizan ponentes externos.

Da prioridad al engagement individual de tus asistentes

No podemos negar que los eventos virtuales, especialmente los de mayor duración, se vuelven abstractos y aburridos a pesar de la importancia tanto del ponente como de la temática. Mirar fijamente a la pantalla durante un rato puede ocasionar cansancio ocular, mental e incluso físico. No es un misterio que, reproduciendo las estadísticas de Markletic, el problema más importante sea el engagement durante los eventos virtuales y, el segundo, la interacción.

Para combatir el desinterés, hay que enfocar los eventos virtuales como si fueran presenciales. Esto es, fomentar la participación de los asistentes mediante comentarios, encuestas en directo y mucho más. Para que se comprometan, puedes recompensarlos de alguna manera, como premiar su participación o que el propio público, por ejemplo, evalúe a aquellas personas que han aportado más conocimientos a las conferencias. 

Según Influencer Marketing Hub, el 92% de los profesionales de marketing consideran que el marketing de influencers es una forma efectiva de marketing, y el 82% cree que la calidad de los clientes de las campañas de marketing de influencers es mejor que la de otras formas de marketing.  

En definitiva, crea presentaciones y sesiones atractivas, breves y diferenciadoras para aportar valor añadido a los asistentes. De esta manera, aumentarás su nivel de experiencia. Así lo refleja Markletic en su artículo The essencial guide to organizing Virtual Events in 2021. 

Establece presentaciones cortas y descansos para mayor comodidad

Baltasar Gracián decía: “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. Añade esta perspectiva a tus eventos y marca la diferencia con respecto a tus competidores. Crea un contenido atractivo, dinámico y breve para entretener a los asistentes y así evitar que abandonen tu evento virtual con un solo clic. 

Para ello, incorpora pausas entre conferencias o haz uso de la gamificación para que despejen sus mentes, se entretengan y, además, asimilen todos los conocimientos expuestos en las conferencias (Markletic). 

Conclusión

Como ves, es posible organizar eventos virtuales y presenciales exitosos. Sin embargo, una planificación adecuada reduce el trabajo de búsqueda y evita los imprevistos de última hora. Por tanto, dedica tiempo a planificar eficazmente todos sus eventos, asegúrate de involucrar a los asistentes y evalúa los eventos tras su finalización para garantizar una mejora continua.

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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