Herramientas de CRM para Gestionar un Evento

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¿Cuál es el papel de los CRM en la gestión de ventos? Las hojas de cálculo han sido fundamentales a la hora de organizar y administrar las infinitas tareas e información que conlleva gestionar un evento.

La transferencia de esta información desde documentos en papel y fuera de línea al ordenador y a programas como Excel fue algo muy positivo en el pasado. Sin embargo, la industria debe pensar en grande si quiere abarcar una forma más efectiva de administrar sus conferencias y exposiciones.

Los CRM

Por más omnipresentes que sean las hojas de cálculo físicas en el mundo de los eventos, las herramientas digitales de CRM (gestión de relaciones con el cliente) se han convertido en algo prácticamente indispensable para las empresas de diferentes áreas.

CRM se refiere a una serie de tecnologías y estrategias que ayudan a las personas a gestionar y analizar los datos que pasan por sus empresas. Condensa todas las interrelaciones entre una empresa (el organizador del evento) y un cliente (asistente) en una sola base de datos. Las ventas, los servicios y el marketing pueden beneficiarse de la visión que proporciona el CRM, dado que todos tienen una necesidad básica de información sobre el usuario final.

Para trasladar esto al contexto de un evento, hay que considerar el uso de una herramienta de CRM para ver instantáneamente el estado de un posible asistente – evaluando si se ha registrado para obtener un ticket o no ha podido realizar el check out – y compararlo con pasar un tiempo valioso en el correo electrónico tratando de encontrar la misma información.

Mientras los grandes de la industria tienen sus propias fórmulas comprobadas para mantener todo en orden, estos procesos se están volviendo cada vez más obsoletos en las empresas que necesitan organizar más eventos con menos presupuesto y menos trabajadores. Si los organizadores desean aumentar el ritmo al que pueden realizar y completar ciertas tareas, debe haber una intervención tecnológica, una que sin duda puede ser dirigida por un CRM.

En nuestro whitepaper, analizamos los usos de un CRM en la gestión de eventos, con consejos prácticos sobre su integración. Nuestro objetivo es demostrar cómo, a través de nuevas soluciones y enfoques, un organizador de eventos puede hacer el mismo trabajo de una manera mejor y más eficiente.

Herramientas de CRM para gestionar eventos

Las personas encargadas de la organización de eventos han estado pidiendo ayuda para cumplir con las obligaciones que pesan innecesariamente en sus apretadas agendas.

Afortunadamente, las plataformas de gestión de eventos están disponibles para ayudar con todas estas tediosas tareas que, de otra forma, podrían llevar horas de un tiempo muy valioso.

Los organizadores que realizan un gran número de eventos de tamaño considerable verán el beneficio de usar estas soluciones tecnológicas para gestionar el proceso de registro, entregar mensajes cruciales a los asistentes y centralizar la información. Sin embargo, siempre existe la opción de dar otro paso adelante.

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Una herramienta de CRM permite optimizar aún más las etapas de la vida útil de un evento, desde la forma en que los miembros del equipo consultan con el sistema para comprobar datos, hasta la forma en que distribuyen la información clave entre los diferentes departamentos. Al combinar su funcionalidad con la de una plataforma de gestión de eventos, cualquier organizador puede construir una estructura avanzada, eficiente y acorde con los estándares modernos.

Hoy en día, si alguien compra un ticket, su información puede almacenarse con el objetivo de usarse en futuras campañas de marketing. Las situaciones cambian (las personas pueden optar por no asistir finalmente), por lo que el factor del tiempo real de ambas tecnologías es fundamental para proporcionar una visión actualizada de los hechos.

Integraciones

La integración entre el CRM y la herramienta de gestión de eventos adquiere aún más importancia cuando se tiene en cuenta a las personas que no se registran con un ticket o un paquete de patrocinio. La eficacia de un equipo de ventas se mide en función de su capacidad para convertir clientes potenciales que pasan a través de un CRM, pero ¿qué posibilidades tienen si esos datos llegan horas o incluso días después de lo previsto? La integración perfecta entre la tecnología facilita el transporte de información desde la fuente original hasta el CRM y es clave para generar más ingresos.

En general, los eventos son como cualquier otro negocio: atraen a clientes que necesitan ser entendidos y sentirse satisfechos para que la relación progrese. Las personas acuden a un evento con diferentes objetivos, diferentes requisitos y diferentes niveles de gasto. Los datos pueden resumir todo lo que la empresa necesita saber sobre los asistentes, por lo que exigen un método de organización adecuado.

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Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
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