Cuando hablamos de planificación de eventos, las cosas han cambiado mucho en los últimos dos años.
En 2020, la mayoría de los eventos presenciales migraron a su versión virtual. Naturalmente, muchas empresas invirtieron en diseño y desarrollo web a medida para ofrecían una mejor experiencia en sus plataformas de eventos virtuales.
El nuevo año está sobre nosotros y también las nuevas tendencias de eventos. ¿Sustituirán los eventos presenciales por completo a los híbridos? ¿Y qué pasa con los eventos virtuales ahora que se han suavizado algunas de las restricciones de la COVID-19?
Si tienes curiosidad por conocer la respuesta a estas preguntas y quieres saber más sobre las tendencias de los eventos en 2022, sigue leyendo.
1. Los eventos híbridos han echado raíces
Los eventos híbridos se han hecho muy populares en 2021 y no sin razón.
Las ventajas son numerosas, y para demostrarlo, nombraremos algunas.
Supongamos que quieres organizar una feria comercial, pero hay un límite de personas que pueden asistir debido a las limitaciones de capacidad. Con los eventos híbridos, no tienes que preocuparte por esto: puedes organizar un evento tanto en línea como in situ y atraer a más visitantes a tu feria.
Otra de las ventajas de organizar un evento híbrido es que es básicamente a prueba de desastres. No tienes que preocuparte por ningún cambio de última hora en la normativa sanitaria, ya que siempre puedes convertir tu evento híbrido en 100% virtual.
Sin embargo, si quieres sacar el máximo partido a los eventos híbridos:
- Intenta asegurarte de que el público presencial y el virtual puedan relacionarse fácilmente;
- Ofrece el contenido de forma diferente a ambos públicos, ya que los visitantes online tienden a distraerse más fácilmente;
- Ofrece sesiones a la carta incluso después del evento para aumentar su alcance;
- Ten personal in situ destinado únicamente a atender a tus asistentes virtuales.
2. Los eventos en persona no pasarán de moda
Según una investigación realizada por Identity, el 80% de los encuestados declaró que le gustaría asistir a eventos en persona en los próximos 12 meses.
Obviamente, la gente está deseando volver a la forma en que vivían antes de la COVID-19.
Aunque los eventos híbridos también ofrecen el elemento presencial, pregúntate siempre si necesita un elemento virtual.
Si sabes que el evento que estás planificando requiere una asistencia personal, y no puedes imaginar la implementación de un componente virtual con éxito, entonces un evento en persona es definitivamente una opción.
Algunos ejemplos típicos son los almuerzos con clientes, las actividades de formación de equipos y las ceremonias de entrega de premios.
Cuando organices este tipo de eventos, asegúrate de que se toman medidas sanitarias para garantizar la seguridad de todos.
3. Los eventos virtuales deben ser más intensos
Un estudio realizado por la PCMA en 2020 mostró que casi el 90% de los organizadores de eventos tuvieron que cancelar los eventos presenciales debido a las diferentes olas de la pandemia de COVID-19.
Naturalmente, los eventos virtuales entraron en juego y, dos años después, siguen siendo muy solicitados. Sin embargo, ahora hay que intensificar el juego para seguir siendo competitivo.
Por ejemplo, los asistentes online también quieren interactuar entre ellos y participar en eventos virtuales. Puede animarles a hacerlo proporcionándoles una guía de interacción que explique cómo pueden interactuar con los ponentes y otros asistentes.
También puedes incluir concursos, sondeos y encuestas. No sólo mantendrán entretenidos a los asistentes, sino que también te darán información sobre lo que les resulta interesante. Más adelante podrás utilizarlo para mejorar tus contenidos y tu marketing.
Por último, si estás buscando una forma de mejorar tu propuesta, invierte en el desarrollo de una aplicación móvil para eventos. Estas aplicaciones, por ejemplo, pueden ayudarte a aumentar la participación permitiendo a los asistentes interactuar fácilmente con los ponentes mediante una función de preguntas y respuestas. También puedes utilizar la gamificación a tu favor permitiendo a los asistentes ganar puntos y premios cuando participen en una determinada sesión.
4. Los eventos estarán disponibles durante todo el año
Organizar eventos anuales funcionó durante mucho tiempo, pero es hora de cambiar.
Un modelo de participación a lo largo de todo el año ayuda a las empresas a construir una comunidad y aumenta el conocimiento de la marca, lo que finalmente conducirá a la fidelidad a la misma.
La fidelidad a la marca representa el deseo de un cliente de comprar a la misma marca una y otra vez, independientemente del precio y la conveniencia. Los beneficios son obvios, estos clientes no sólo compran repetidamente tus productos, sino que también hacen correr la voz sobre tu negocio.
Ahora, puedes mantener a tus asistentes comprometidos durante todo el año de muchas maneras. Por ejemplo, enviando una encuesta de seguimiento un par de días después del evento. No olvides seguir hablando del evento en las redes sociales compartiendo un breve vídeo de resumen que les recuerde el evento.
Al cabo de un par de meses, puedes recordárselo publicando con frecuencia en las redes sociales y creando contenidos para el blog que interesen a los asistentes.
Por último, no te olvides de promocionar y avanzar los próximos eventos.
5. Nuevas funciones se unirán al equipo de eventos virtuales
Desde que se ha añadido el componente virtual a la mayoría de los eventos, los planificadores de eventos deben pensar en ampliar su equipo de eventos virtuales. Estos son los cuatro roles que tu equipo necesita:
Gestor de eventos
Todo planificador de eventos necesita un buen gestor de eventos con experiencia.
Los gestores de eventos se aseguran de que todo vaya bien y según lo previsto. Su trabajo consiste en asegurarse de que todas las pruebas, tanto en los montajes virtuales como en los in situ, se realicen a tiempo para que la ejecución del evento salga a la perfección.
Ten en cuenta que, aunque los gestores de eventos tradicionales no son una mala opción, es mejor encontrar uno que tenga experiencia en eventos virtuales e híbridos.
Moderador de redes sociales
Las redes sociales son un gran espacio en el que invertir tus esfuerzos de marketing digital.
El moderador de redes sociales promueve el próximo evento en las plataformas de redes y transmite en directo el evento. Esto puede fomentar la participación en las redes sociales y atraer más atención a tu evento si se hace bien.
Técnico audiovisual
Casi todos los eventos virtuales se encuentran con algún tipo de problema técnico; nadie es inmune a él. Vienen en muchas formas: problemas de audio y conexión, fallos de software y otros errores similares.
Por ello, resulta muy útil contar con un técnico con conocimientos en tecnología audiovisual. Esta persona te ayudará a superar las dificultades técnicas que puedan surgir durante el evento.
Anfitrión/MC
Contar con un anfitrión carismático que dé la bienvenida a tu público y lo guíe durante el evento puede ser de gran ayuda.
Ahora bien, recuerda que si estás organizando un evento híbrido, es de suma importancia que tengas dos anfitriones: uno para el público presencial y otro para los que asisten al evento online.
La razón es sencilla: los asistentes que visitan tu evento online pueden sentirse excluidos. Por lo tanto, mejora su participación contratando a un representante que dedique su tiempo a entretener únicamente a tu público virtual.
Aunque el futuro puede ser imprevisible, una cosa es cierta: los organizadores de eventos deben estar preparados para llevar la planificación de eventos al siguiente nivel. Tanto si planeas un evento virtual, híbrido o 100% presencial, intenta ser creativo e impresionar a tu público.
Recuerda: el objetivo es que recuerden tu evento durante todo el año.
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