Integración del Software de Registro con un CRM

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Una de las mayores ventajas del CRM es su capacidad para centralizar una gran cantidad de información dispar en torno a una empresa. Para ello, se integra con otras fuentes de datos, como un sitio web, una cuenta de correo electrónico o una plataforma de redes sociales. La idea es dar salida a la información que obtenemos gracias a estos canales.

En el caso de los eventos, la integración con una plataforma de gestión de eventos es un punto clave. Esta, al ser la misma que maneja el registro, se convierte en un punto de recogida de información sobre los asistentes y sus requisitos.

Integración

Cuando alguien se registra para asistir a un evento, sus datos pueden introducirse en el CRM donde se clasifican y almacenan para su uso posterior. Esto permite configurar al organizador de eventos campañas específicas que muestran cuántos asistentes tiene, los tickets que se han comprado y qué tipo de empresas asisten. Todos estos datos son una plataforma de lanzamiento para innumerables oportunidades.

Con el fin de ver cómo las empresas utilizan la integración entre su plataforma de gestión de eventos y el CRM, aquí hay ocho usos conocidos:

Cierre del ciclo de vida

La mayoría de las plataformas de CRM se pueden integrar con las herramientas de gestión de eventos. Hay que considerar el uso de Salesforce o HubSpot para trasladar datos de la plataforma de gestión de eventos a los departamentos de ventas y marketing. De esta manera, para un organizador resulta más fácil demostrar el valor de sus eventos ya que se puede ver el ciclo total de la vida de sus leads.

Reducción de papel

Al tener una solución integral que utiliza la nube para guardar la información, puede sincronizar datos desde diferentes herramientas, como la agenda, la aplicación y el registro in situ. Eso elimina la necesidad de tener copias físicas de esta información y reduce drásticamente el uso del papel.

gestion sin papeles - Integración del Software de Registro con un CRM

Las duplicidades desaparecen

No hay datos perdidos, olvidados o eliminados en un CRM. Si intenta crear un cliente que ya existe en la base de datos, el sistema le enviará una alerta y le preguntará si desea seguir adelante.

Acceso mejorado (organizador)

El software de registro le permite controlar y administrar la información de los asistentes desde la propia plataforma. Cualquiera que esté a cargo del registro puede acceder a los datos a través de la herramienta tecnológica y, posteriormente, del CRM, lo que lleva a una mayor claridad en general.

Acceso mejorado (asistentes)

Siempre que tengan permiso para editar su perfil, los asistentes podrán ver su propia información y ajustarla, lo que le ahorrará mucho tiempo al organizador.

Reducir las necesidades de gestión de datos

Una vez que un asistente se ha registrado para un evento, sus datos se registran en el CRM y se sincronizan en tiempo real. Por lo tanto, no requiere una actualización manual, ni una exportación o importación en una hoja de cálculo.

Los datos se pueden procesar en tiempo real

Además de reducir las horas dedicadas a la gestión de diferentes tipos de datos, se puede acceder y actuar sobre la información existente a un ritmo más rápido. Esto es especialmente útil para los representantes de ventas que desean ponerse en contacto con clientes potenciales que se encuentran más predispuestos a la compra.

El toque personal

Su CRM puede almacenar datos durante los próximos años. Eso significa que si en algún momento necesita consultar cierta información sobre alguien, por ejemplo, si ha asistido a un evento antes, puede acceder a su historial, con el objetivo de entablar una conversación más personalizada y útil.

Una vez que haya dominado la integración entre el CRM y las plataformas de organización de eventos, puede pasar a pensar en cómo las conexiones adicionales pueden ayudar en la ejecución de sus proyectos.

Por ejemplo, si tiene una herramienta de automatización de marketing, puede transferir los datos de su plataforma de gestión de eventos a su CRM e integrar todos los componentes para una comunicación más efectiva con sus asistentes.

Esto funciona utilizando el CRM para crear secuencias y grupos, dependiendo de factores como la elección del ticket o el tipo de asistente, y programando su plataforma de automatización para enviar información personalizada a los asistentes en tiempo real, por ejemplo, correos electrónicos de confirmación, mensajes de agradecimiento, sin intervención de personal de eventos, ventas o marketing.

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Cómo conectar un CRM a su software de registro

Ahora que conoce las ventajas del CRM y cómo puede funcionar junto con su herramienta de gestión de eventos, puede que se esté preguntando cómo funcionan las cosas desde el punto de vista técnico. Afortunadamente, el proceso de configuración es más fácil que nunca.

La respuesta simple es que la conexión se realiza a través de una API, que es la abreviatura de application programming interface. Una API es un código que los desarrolladores de software comparten abiertamente para que otros desarrolladores vinculen sus productos con él. En resumen, es la forma de que un sitio web o aplicación se conecte a otro.

Cada plataforma de CRM y cada sistema de registro de eventos tiene APIs diferentes. Cuando se conectan a través de Internet, obtienen e intercambian información sobre asuntos como asistentes y ventas. Por ejemplo, si un nuevo asistente se registra para un evento y paga sus tickets, el sistema de registro se conecta con el CRM para crear un nuevo archivo y agrega una factura a la ficha del asistente.

La conexión entre un software de registro y un CRM tiene dos configuraciones, según los datos que se desee compartir:

Unidireccional

En la configuración unidireccional, el software de registro solicita información sobre cómo establecer una conexión con el CRM, pero no realiza preguntas. Este es el punto en el que el sistema se conecta al CRM.

Toda la información recopilada es para ayudar al CRM a establecer su función, para saber, por ejemplo, qué nuevos asistentes tiene que generar una factura.

Bidireccional

El otro método es bidireccional, es decir, la plataforma de organización de eventos y el CRM intercambian información al mismo tiempo.

Normalmente, el sistema de registro se conecta a un CRM para añadir nueva información de contacto, pero puede ser al revés cuando el CRM necesita actualizar los registros asociados con un asistente.

Con un software de registro para gestionar eventos, se está a medio camino de crear el conjunto de herramientas necesarias para ayudar a que su negocio avance. Sin embargo, puede ir un paso más allá integrándolo con un CRM. Estas plataformas pueden actuar como un verdadero complemento del software del evento al garantizar que toda la información que tenga sobre los asistentes esté actualizada, lo que ayudará a reducir las posibilidades de error en el futuro.

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Las plataformas de CRM como HubSpot o Salesforce también ayudan a convertir los leads en asistentes, ya que le permiten actuar sobre los datos recopilados en los eventos de su empresa. Una forma de hacerlo es segmentando esos datos según su valor o la velocidad a la que necesita comunicarse con ellos. Por ejemplo, después de ver que un asistente ha estado navegando por la página del stand de la feria, puede colocarle en una lista de usuarios que recibirán comunicaciones sobre los beneficios de patrocinar el evento. Depende entonces de su sistema de correo electrónico o del CRM para abordarles con mensajes relevantes.

El departamento de ventas tendrá garantizada la buena gestión de los datos que manejan. Una estrategia habitual es clasificar los nuevos clientes según etiquetas generales, como por ejemplo “Nuevo”, “Cualificado”, “Convertido” o “Rechazado”.

En este proceso se explica la relación entre CRM y la gestión de eventos con más detalle:

  • Los datos se recogen a través del sitio web / aplicación.
  • Los datos se trasladan a la plataforma de organización de eventos.
  • La integración con el CRM permite segmentar los datos.
  • Los representantes de ventas y marketing ven las notificaciones de contactos que ingresan al CRM.
  • Una mayor integración con el sistema de correo electrónico / la automatización de marketing permite el envío de mensajes relevantes.
  • Los resultados son rastreados a través del CRM.
  • Conversión – se logra el resultado deseado.
  • Sin conversión: los datos se reclasifican para su uso posterior.

El valor de la integración es clave. Sin una conexión directa, todavía podríamos ejecutar un programa de gestión de eventos junto con una plataforma de CRM y sacar unos beneficios similares. Lo que no nos proporciona es una vía para que los datos viajen y se actualicen, dejando como responsables de esta tarea al departamento de marketing, ventas o eventos. Así pues, estos tendrán que importar cada contacto y, si así lo necesitan, actualizar los datos de cada uno. Dado que el estado de un cliente puede cambiar en cuestión de horas, ese tiempo adicional que perdemos actualizando la información, podría resultar costoso.

Cualquier persona que realice conferencias a gran escala debería estar pensando en la utilidad de la integración entre su plataforma de gestión de eventos y un CRM. Estos tipos de reuniones pueden generar decenas o cientos de datos en un espacio de tiempo muy corto. Solo se necesita unos días de ausencia del personal o una semana ocupada para que los clientes potenciales se acumulen dentro de la herramienta de gestión de eventos, hasta el punto en que resulta demasiado difícil hacer un seguimiento de los mismos y de las decisiones que tomar sobre cada uno.

En general, hay mucho que decir sobre cómo cerrar estos ciclos y reunir todos los equipos necesarios que ayuden a que un evento se desarrolle de manera efectiva.

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Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
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