Planificar un evento puede ser una tarea compleja. Probablemente, cuando organices una conferencia o una serie de exposiciones a lo largo de varios meses, te enfrentes a retos habituales como son:
- Falta de tiempo: al tener que gestionar muchas tareas o muchos eventos desearas tener más días para organizarlo todo.
- Falta de presupuesto: la mayoría de los eventos tienen que buscar una forma de financiarse. Es fácil que suban los gastos, sobre todo cuando es la primera vez que organizas algo.
- Falta de colaboración: incluso los responsables de eventos con más experiencia tienen problemas para organizar a los ponentes, proveedores y asistentes.
- Falta de organización: para que todo salga bien, cada miembro del equipo debe coordinarse y avanzar en la misma dirección.
En EventsCase, vivimos de cerca el día a día de los organizadores de eventos, por lo que hemos recogido consejos útiles para la planificación de eventos que podrían ayudarte a evitar algunos de estos problemas.
Consejos para ahorrarte tiempo en la planificación de eventos
Si necesitas tiempo para concentrarte en cosas importantes, ¿por qué no dejas que tu tecnología se encargue de las tareas más mecánicas y que te ocupan más horas? Puedes usar una plataforma de gestión de eventos para automatizar el envío de información, como las confirmaciones de las reservas y preguntas frecuentes. Y esa misma tecnología te puede facilitar el networking 1-2-1 entre los asistentes.
Otras ideas más básicas son intentar planificar el evento lo antes posible, para tener el suficiente tiempo, y acostumbrarte a delegar tareas a otros miembros del equipo, ya que no puedes estar en todas partes a la vez.
Consejos para controlar los gastos
Las hojas de cálculo pueden ayudarte a gestionar tu presupuesto de manera efectiva, pero ten en cuenta que las herramientas de planificación de eventos te proporcionan una vista más detallada de los costes y gastos, permitiéndote hacer ajustes cuando sea necesario.
Al planificar el presupuesto de un evento es importantes las proporciones. Para una conferencia normal, puedes asignar alrededor del 20% a la contratación del espacio y del 30% para la contratación de los ponentes. Del 50% restante, una gran parte se destinará a los costes de marketing y producción. Estos porcentajes deben provenir del análisis de tu mercado.
Pero a veces, las cosas cuestan un poco más de lo que esperabas. Si puedes justificarlo, no tengas miedo de pedir más presupuesto. Alrededor del 26.1% de los organizadores de eventos esperan que sus presupuestos aumenten en el próximo año.
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Consejos para conseguir colaboración al planificar un evento
Un evento puede desmoronarse sin que su organizador tenga la culpa. Los ponentes, proveedores, asistentes y patrocinadores tienen diferentes obligaciones que cumplir así que cuando se hace difícil trabajar con ellos, surgen problemas.
Por ejemplo, si un ponente no te ha enviado su presentación a tiempo, tienes que tener a alguien por si tuvieras que reemplazarlo. Nuestro consejo es que registres cada interacción con estos detalles en un programa, para tenerlo en cuenta de cara a la organización de próximos eventos.
En otras ocasiones, los problemas están en tu propio equipo, lo que es más fácil de resolver. Si utilizas un sistema de gestión de proyectos para asignar tareas y plazos, todo el mundo sabrá en que debe centrarse en cada momento.
Consejos para mejorar la organización
Si algo hemos aprendido en los años que llevamos de experiencia en el sector de los eventos es que puedes estar muy tranquilo cuando estas organizando un evento pero que eso no evita que el día del evento pueda surgir un problema y acabe siendo una catástrofe.
Los eventos bien organizados tienen que tener un registro con los horarios de cada miembro del personal, detallando dónde debe estar cada uno en cada momento. Tiene que haber un único canal para comunicarte con tu equipo, un grupo de WhatsApp o Telegram es perfecto. Cuidado con las conversaciones que no tienen nada que ver con el tema en cuestión, harán que las emergencias sean más difíciles de encontrar.
Para aliviar la presión sobre tus recursos, asegúrate de trasladar tareas a tu tecnología como el envío de mensajes de agradecimiento, que puede tardar horas en completarse, o el networking entre los asistentes, que les permite reservar reuniones por su cuenta. La tecnología puede hacer estas tareas más rápido y con menos errores.
