Desde la pandemia, organizar y asistir a eventos presenciales de forma segura ha sido una incógnita. Sin embargo, ahora la situación se está normalizando gradualmente, y se han planificado muchos eventos presenciales, híbridos y al aire libre de pequeño tamaño. Además, muchos organizadores buscan proteger sus esfuerzos con un seguro de planificación de eventos.
En este escenario, es crucial saber cómo garantizar el cumplimiento de las normas y las medidas de seguridad en los eventos de 2021. En este artículo se analizan algunas áreas críticas en las que los organizadores de eventos pueden centrarse para lograr reuniones y eventos seguros.
Tipos de acontecimientos
Aunque los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades recomiendan evitar las grandes reuniones y eventos, hasta ahora no se han dado cifras que definan los eventos grandes y pequeños. En 2020, el 30% de los organizadores eran reacios a asistir a reuniones en cualquier circunstancia. Pero, el 32,7% adicional estaba dispuesto sólo si las reuniones eran organizadas localmente y pequeñas.
- Grandes encuentros: Los grandes encuentros suelen producirse en eventos planificados que abarcan un gran número de invitaciones e invitados. En tales circunstancias se deben considerar la participación del personal del evento, la seguridad, las entradas, el alojamiento y los viajes de larga distancia. Por lo tanto, para eventos como ferias comerciales, conferencias, eventos deportivos, festivales, grandes fiestas y bodas, y conciertos, podría ser aplicable la guía de eventos significativos de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades.
- Reuniones pequeñas: No tienen un tono formal. En este caso, los asistentes pueden acudir con sus amigos y familiares o con alguien con quien se relacionen habitualmente. Este tipo de reuniones suelen prescindir de los viajes de larga distancia.
Como organizador, colabora con las autoridades sanitarias locales y estatales para conseguir los requisitos y circunstancias de su comunidad local.
Factores de riesgo considerables
Diversos factores pueden ser responsables de que los participantes se infecten y propaguen el Covid-19 en los eventos. Sin embargo, persistiendo unos con otros, los factores suscritos pueden crear una cantidad más significativa o menor de amenazas. Por eso, la mayoría de los implicados están considerando las reuniones virtuales como su opción preferida.
El número de casos de COVID-19 en su localidad
El riesgo de propagación e infección aumenta si en la zona que rodea al lugar de celebración hay muchos casos positivos de COVID-19. Lo mismo ocurre cuando los asistentes proceden de zonas afectadas. Por ello, los organizadores pueden consultar los datos pertinentes en la página web del departamento de salud.
Exposición al viajar
Cualquier persona puede estar muy expuesta a las infecciones en lugares como autobuses, estaciones de autobuses, áreas de descanso, aviones, aeropuertos, etc., donde la ventilación es escasa y es difícil mantener la distancia física.
Lugar de los eventos
La organización de eventos en un lugar interior con un sistema de ventilación insuficiente aumenta las posibilidades de infección que los lugares al aire libre.
Duración del evento
Los eventos con períodos más prolongados poseen más amenazas que los más cortos. Estar en contacto con una persona infectada durante 15 minutos o más en un plazo de 24 horas aumenta enormemente la posibilidad de que otra persona se infecte.
Número de asistentes en persona
Cuantas más personas asistan a un evento en persona, más posibilidades de contagio y propagación existen. Por ello, los expertos recomiendan determinar el tamaño del lugar de celebración tras considerar si los asistentes pueden mantener los protocolos de distanciamiento social (estar al menos a 1,50 metros de distancia unos de otros) dentro del recinto. Garantizar el distanciamiento físico mediante la modificación de la distribución de la sala o el bloqueo de los asientos puede disminuir significativamente el riesgo de infección.
El comportamiento de los asistentes durante el evento
Durante el evento, las personas interactúan entre sí, cantan, hablan, gritan sin mantener la distancia física ni llevar máscaras de forma constante o adecuada, lo que aumenta el riesgo de propagación de la infección.
Por ello, los organizadores deben determinar si están preparados para planificar un evento con la aplicación adecuada de medidas de seguridad. Además, también deben evaluar las condiciones actuales para decidir si es mejor cancelar o posponer las grandes reuniones.
Sin embargo, también se puede organizar el mismo evento con un número menor de participantes. Si no pueden llevar a cabo un evento con todas las medidas de seguridad posibles, sería más prudente optar por un evento virtual. Muchos organizadores ya han mostrado su interés por los eventos virtuales. Se prevé que el mercado mundial experimente un crecimiento del 23,2% entre 2020 y 2027.
Fomentar comportamientos saludables para reducir la propagación
Como planificador de eventos, empieza a aplicar estrategias para fomentar comportamientos saludables con el fin de detener la propagación del COVID-19 entre los asistentes y el personal ya que, en la situación actual, el índice de éxito de un evento depende de la capacidad de las personas presentes en el lugar de celebración para ejercer comportamientos seguros.
Permanecer en casa si es apropiado
Explica a tu personal y a los asistentes cuándo deben quedarse en casa. Aconséjales que se mantengan aislados si son positivos por COVID, si esperan el resultado de la prueba, si tienen síntomas o si han estado en contacto con una persona positiva o sintomática.
También debes realizar controles sanitarios como el cribado de la temperatura y la detección de otros síntomas de forma segura y respetuosa, lo que debe hacerse de acuerdo con las normas y leyes de privacidad aplicables. Sin embargo, ten en cuenta que el control de la temperatura y la identificación de los síntomas por sí solos no impedirán que una persona infectada se una a su evento.
Distanciamiento social
Ajusta el tamaño de tu lugar de reunión, asegurándote de que los asistentes de diferentes procedencias puedan mantener al menos 1,5 metros de distancia entre sí. A su llegada, aconseja a los asistentes que mantengan la distancia con las personas.
Distanciamiento físico en los eventos en vivo
Incluye señales de distanciamiento físico y disuade a los asistentes y al personal de saludarse mediante contactos físicos como apretones de manos.
Uso de mascarillas
Establece estrategias para controlar los cumplimientos. Además, obliga al uso de mascarillas bien ajustadas que cubran de la nariz a la boca tanto a los asistentes como al personal.
Etiqueta respiratoria e higiene de manos
Pide a los participantes y al personal que se laven las manos con frecuencia. Por ejemplo, es obligatorio lavarse las manos antes, durante y antes de distribuir o coger billetes o después de manipular la basura.
Es necesario lavarse durante al menos 20 segundos. Y aumentar la vigilancia para comprobar si se sigue el protocolo o no.
En caso de no disponer de agua y jabón, el personal puede proporcionar a los asistentes desinfectantes de manos con un 60% de alcohol.
Aconseja a los participantes que eviten gritar o cantar. Es especialmente imperativo cuando se trata de espacios interiores. Si hay música, mantenga el volumen bajo, para que nadie tenga que gritar.
Suficientes suministros
Sin tener suficientes suministros, no se puede mantener una higiene saludable. Por ello, asegúrate siempre de que dispones de suficientes para los asistentes, y el personal estará presente durante el evento. El agua, el jabón y el desinfectante de manos con un 60% de alcohol son imprescindibles. Y, para limpiarse las manos, debe haber toallas de papel, pañuelos de papel, toallitas desinfectantes y pañuelos de papel en cantidad suficiente.
Mensajes y señales
Coloca carteles que indiquen que las medidas proactivas, como el distanciamiento físico, el uso correcto de la mascarilla y el lavado frecuente de las manos, ayudan a prevenir el contagio del COVID-19.
Deben emitirse regularmente anuncios sobre las medidas de protección contra el COVID-19 a través de los sistemas de megafonía.
Al interactuar con los proveedores, el personal y los asistentes a través de las cuentas de las redes sociales, los sitios web del evento o las invitaciones, proporciona mensajes (como vídeos) que les informen sobre el comportamiento necesario para prevenir el contagio de COVID-19.
Mantenimiento de un entorno saludable
El 21% de los organizadores de eventos prevén que las reuniones simples y pequeñas serán las más comunes en todos los formatos de eventos en 2021. Es una medida contra el COVID-19 cuando se asegura el mantenimiento de un entorno saludable. Hay varias estrategias que los planificadores de eventos pueden aplicar para mantener un entorno saludable dentro del recinto.
Desinfectar las superficies del recinto que se tocan con frecuencia desde el día anterior al inicio del evento. Mantén la limpieza a diario y desinfecta zonas como los tiradores de las puertas, las barras de agarre, los tiradores de los lavabos, y las barandillas.
Desinfecta los objetos compartidos, como las mesas, los terminales de pago, las barras, los mostradores, en función de su nivel de uso.
Considera la posibilidad de restringir el acceso de las personas a las zonas que no puedan desinfectarse durante un evento. Elabora una estrategia de limpieza y ponla en práctica antes de alquilar el local. Asimismo, asegúrate de que los grupos que vayan a acudir a tus instalaciones también se adhieran a estas rutinas.
El personal debe asegurarse de que haya suficiente ventilación mientras se desinfecta para que tanto ellos como los asistentes no tengan que inhalar los vapores tóxicos.
Seguimiento de los contactos
En el camino hacia la base virtual, el engagement es el mayor reto para el 32% de los planificadores. De ahí que las reuniones en persona sean necesarias y que, por tanto, el seguimiento de los contactos también lo sea. Informar a la gente sobre la exposición a un paciente positivo a la COVID-19, vigilar los signos relacionados y autoaislarse puede frenar la propagación de la COVID-19. Como organizador, también puedes colaborar con el departamento de salud para hacer un seguimiento de los asistentes a tu evento.
Siguiendo las directrices mencionadas en esta página, podrás crear un escudo contra la COVID-19, protegiendo a tus asistentes, personal y voluntarios.
Puntos clave a tener en cuenta
En la directriz sobre recomendaciones clave para la planificación de concentraciones masivas, publicada el 29 de mayo de 2020, la Organización Mundial de la Salud hizo hincapié en el ejercicio de evaluación de riesgos destacando algunos factores esenciales.
Factores como el contexto normativo y epidemiológico del lugar del evento, los riesgos de propagación asociados al mismo y la capacidad de aplicar las medidas de control y prevención han sido mencionados en la directriz. Además, el informe también ha detallado minuciosamente las medidas necesarias para la planificación y la fase operativa de los eventos.
Los eventos con grandes concentraciones deben evitarse, posponerse o reducir el número de asistentes. Teniendo en cuenta los factores de riesgo, los organizadores de eventos deben animar a su personal y a los asistentes a seguir un comportamiento saludable. Esto incluye el uso persistente de mascarillas, mantener una distancia de 1,50 metros y desinfectar las manos con agua y jabón que contenga al menos un 60% de alcohol.
Los organizadores también deben amplificar la concienciación colocando carteles en zonas visibles. Y difundir las medidas preventivas a través de múltiples medios, como el sistema de megafonía, la página web del evento y sus cuentas en las redes sociales. También es imperativo limpiar y desinfectar el lugar antes y durante el evento y tener suficientes suministros de mascarillas, desinfectantes y pañuelos de papel.
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