Las preguntas obligatorias en el cuestionario a tu agencia de organización de eventos

Las preguntas obligatorias en el cuestionario de a tu agencia de organización de eventos

Introducción a los cuestionarios en la gestión de eventos

¿Quieres que su próximo evento también sea un éxito? ¿Y quién no? Es el sueño de toda agencia de gestión de eventos. Sin embargo, si nos fijamos en ello, la clave está en entender a tu cliente. Por esta razón, vemos que el cuestionario a clientes es necesario para comprender sus necesidades y opiniones, además de marcar el tono del evento. Es una parte crucial de la planificación de eventos con tus clientes. 

cuestionario para agencia de eventos

Este artículo te ayudará a comprender y a analizar los conocimientos esenciales sobre la naturaleza del cuestionario de gestión de eventos. ¿Estás listo?

Importancia del cuestionario para clientes en la gestión de eventos

Cuando se va a trabajar para un nuevo cliente, ¿cómo se planifica la estrategia de gestión del evento? Este es el ingrediente más importante para el éxito del mismo. ¿Te has preguntado alguna vez qué es lo que hará que tu cliente esté completamente satisfecho? Eso sería que tu agencia superara sus expectativas. ¿Cómo puede ocurrir eso?

Todas las preguntas mencionadas anteriormente son válidas. La respuesta a todas estas preguntas está vinculada a comprender las necesidades de los clientes, tu visión, tus necesidades y cómo lo vamos a lograr. Actúa como un canal a través del cual entiendes las expectativas que tiene de ti.

Permite al cliente dar una mejor opinión

Este cuestionario incluirá preguntas para conocer, con más detalle, a tu cliente. De esta manera, te permitirá formular una estrategia de gestión de eventos ganadora. Por su parte, el cuestionario también es esencial para el cliente; le permite pensar en un espectro más amplio. El cliente es capaz de entender y reflexionar sobre los aspectos que hacen o deshacen un evento. El cuestionario da al cliente una sensación de control y autonomía. Esto es esencial. Como dice ShepHyken, «todos tus clientes son socios en tu misión»

El cuestionario te proporcionará información clave sobre los propósitos y el público objetivo de tu cliente. También te informará sobre el presupuesto, las expectativas y la visión del cliente. Esto te permitirá elaborar una estrategia de gestión de eventos que se ajuste a sus necesidades. 

Ayuda a afrontar los retos

Este cuestionario ayudará a la agencia de gestión de eventos a enfrentarse a los retos que conlleva. La agencia de gestión de eventos necesita la dirección clara del cliente para mitigar los desafíos.

Uno de los retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos es la selección de contenidos y las agendas. Muchas veces los clientes ni siquiera tienen claras estas cosas. Alrededor del 46% de los profesionales del marketing lo consideran un reto. Un cuestionario para el cliente puede ayudarle a afinar sus ideas y agendas. Esto, a su vez, da lugar a la claridad. 

retos en la organización de eventos

Asegura el trabajo en equipo

Además, este cuestionario fomentará el trabajo en equipo y la colaboración. Después de que el cliente haya respondido al cuestionario, el equipo de la agencia y el cliente pueden sentarse y compartir sus ideas como, por ejemplo, discutir las respuestas del cliente o hablar de asuntos importantes como el presupuesto, la seguridad y el lugar de celebración. De este modo, el evento superará las expectativas y estará a la altura. 

¿Cómo crear un cuestionario para clientes?

La creación del cuestionario es un proceso sencillo; basta con tener en cuenta algunos elementos clave. Piensa en un espectro más amplio. Además, ten en cuenta que estás dando poder a tu cliente a través de este cuestionario. Los elementos clave te ayudarán a dar forma a las mejores preguntas. 

A continuación, observarás los tres elementos esenciales para dar forma a tu cuestionario y conseguir las mejores respuestas de los clientes.

  • Intuición

Confía en ti mismo y dale al cliente un espacio para que se abra a sus ideas. Pregunta al cliente sobre aspectos de su vida, los motivos de la asistencia, etc. En definitiva, añade cuestiones poco comunes y relevantes, y marca la diferencia entre un cuestionario básico y un cuestionario único. 

  • Especificidad

Sé específico y ve al grano en las preguntas. No preguntes cosas irrelevantes, ya que podrías confundir al cliente y las respuestas no cumplirían con tus expectativas. En su lugar, asegúrate de que se ciñen a un tema concreto. No te desvíes de la misión. 

  • Amplitud

Cuantas más preguntas sobre el tema, mejor. Habla de todo lo relevante que sea posible y que concierne a tu cliente. Así, el cliente podrá pensar también desde una perspectiva más amplia. 

Preguntas obligatorias para el cuestionario de gestión de eventos

Ahora que hemos desarrollado una comprensión del cuestionario, no es el momento de hablar de las preguntas que se plantean, ya que haría referencia a una amplia gama de preguntas que abordan diferentes aspectos del evento. El cliente compartirá sus ideas y expectativas, la agencia extraerá, de forma crítica, el significado y las ideas de las respuestas. De este modo, la agencia de gestión de eventos será capaz de dar forma a una estrategia viable. 

Vamos a analizar cada pregunta por separado. Esto te ayudará a comprender su alcance. 

Q. ¿Qué opinas sobre trabajar con una agencia de organización de eventos? ¿Has trabajado alguna vez con ella?

Su respuesta te informará sobre sus experiencias. Si el cliente no ha trabajado nunca con una agencia de organización de eventos es posible que tenga expectativas que no puedas satisfacer. 

Q. Explica qué servicios de gestión de eventos estás buscando:

Asegúrate de que tu cliente conoce los servicios que ofreces, y los precios por cumplir con sus objetivos. Este matiz ayudará al cliente a ser decisivo y realista en sus expectativas y elecciones.

Q. ¿Qué aspectos fueron determinantes para apostar por nosotros?

Esta respuesta será crucial para saber cuáles son las necesidades de los clientes y qué es lo que buscan. Pueden solicitar tus servicios, por ejemplo, por tu cartera de clientes, tus redes sociales, las experiencias personales, tus paquetes de precios o tus servicios adicionales, entre otras cuestiones. 

Por otro lado, puede que alguien les haya hablado positivamente sobre tu empresa. No hay que olvidar que el boca a boca es una vía personal de promocionar tus productos, y qué mejor que una persona, satisfecha con tus servicios, difunda cuán contenta está de haber apostado por nosotros.

Asegúrate, siempre, de ofrecer los mejores servicios y analizar las necesidades de tu posible cliente. 

Q. ¿Qué tipo de evento estás planeando? ¿Dónde y cuándo quieres desarrollar su celebración?

Asegúrate de tener un calendario de fechas y lugares importantes. De este modo, podrán organizarse sin perderse por el camino.

Q. ¿Cuáles son tus objetivos para este evento? ¿Cómo piensas medirlos?

Los objetivos definidos ayudan a la agencia de gestión de eventos a trabajar en ellos. Asegúrate de que el cliente menciona también su modo de medición. De hecho, muchos clientes utilizan el software de gestión de eventos, el beneficio bruto y la participación en las redes sociales como herramientas para medir los objetivos. 

Q. Específica qué necesitas incorporar en tu evento. Destaca los posibles retos que se plantean.

Esta pregunta permitirá al cliente abrirse sobre sus temores y dudas y, dependiendo de su respuesta, podrás responder una u otra cosa. Puedes mencionar cómo has afrontado esos miedos y desafíos en el pasado. Tu respuesta argumentada le dará un suspiro de alivio y motivación. 

Q. Indica tu presupuesto potencial o tu presupuesto por persona

Actúa cautelosamente. Muéstrales tus paquetes de precios como corresponde y refleja su flexibilidad, es decir, ajusta el presupuesto del cliente a sus necesidades. Coméntales que con ese presupuesto determinado puede tener acceso a determinados servicios. 

Q. ¿Cuál es tu idea de un evento perfecto? ¿Qué elementos son imprescindibles? 

Deja que el cliente te explique su idea y cómo desea desarrollarla. De esta forma, podrás conocer sus necesidades. Ahora ya tienes una idea. Haz los preparativos necesarios para que se ajusten a su presupuesto. Alinea su estrategia de gestión de eventos con lo que debe tener. 

Q. Indica qué eventos te han inspirado para desarrollar tu idea

Las referencias pueden aportar su propia boda, eventos familiares, sus tableros de Pinterest, fotos, vídeos de youtube e Instagram, entre otras actividades. Sus referencias pueden dar ideas sobre sus gustos y el ambiente que les gusta. Por lo tanto, analiza su necesidad y procede a su realización dentro de su rango de presupuesto. 

Q. ¿Cómo piensas invitar a tus invitados? ¿Tendrán que pagar para acceder al evento?

Pregúntales por el mecanismo de invitación que desean, por ejemplo, si quieren tarjetas de invitación impresas o invitaciones online. Además, pregúntales si quieren que se cobre por la inscripción o la entrada o si, por contra, desea establecer un acceso gratuito. Si el cliente quiere generar ingresos con el evento, la opción más plausible es determinar una entrada o inscripción de pago. 

Q. ¿Necesitas ayuda de marketing para tu evento? ¿Desea contar con algún patrocinador? 

Asegúrate de tener a mano una estrategia de marketing. Si no ofreces servicios de marketing, pon a tu cliente en contacto con varias agencias de marketing. En caso de que quieran patrocinadores, pregúntales primero si tienen opciones disponibles. Si no es así, tienes que explorar por ellos. Muchas agencias de gestión de eventos tienen paquetes de patrocinio disponibles. Esto aporta un valor añadido. 

Q. ¿Qué tipo de equipo técnico necesitas para tu evento? 

Pueden alquilar equipos técnicos de otras empresas o, si ya tienes un inventario tecnológico, debes mencionárselo a tu cliente. Así te podrá contratar más servicios para ejecutar su evento. 

Q. ¿Qué tipo de comida pretendes servir? Sé específico, por favor.

Cuidado, esta pregunta es crucial. Sé específico. Ten cuidado con las opciones de bebida; pregúntales si quieren bebidas alcohólicas y no alcohólicas. Presenta su estrategia y paquetes de comida. 

Conclusión

Por último, ten en cuenta que una gran parte de la satisfacción del cliente se deriva de la gestión de sus expectativas. Por tanto, asegúrate de sacarle la máxima rentabilidad a las preguntas y cumple con sus expectativas. Ahora, incorpóralas a tu estrategia de gestión de eventos. De esta forma, y teniendo en cuenta todos los factores, podrás crear un evento de ensueño. No olvides que también estarás construyendo una relación duradera con tu cliente.

Otro aspecto a tener en cuenta es establecer una relación estrecha con tu cliente para comprender mejor sus necesidades; por ejemplo, puedes sentarte con él mientras responde al cuestionario o puedes hacerle las preguntas en directo y, dependiendo de sus respuestas, puedes profundizar más sobre un tema determinado o darte creatividad para enfocar la temática desde otra perspectiva.

Así, mejorarás la comprensión mutua de las expectativas, el proceso y los posibles resultados.

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (Ninguna valoración todavía)
Cargando...

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
LinkedIn

También te puede interesar...

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *