Organizar y Gestionar Eventos con la Plataforma EventsCase

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Cualquier persona que haya trabajado en la industria de eventos valorará el uso de un proceso eficaz a la hora de registrar a los asistentes. Es por ello que muchos organizadores han recurrido a la tecnología avanzada como una forma de aceptar, contactar y satisfacer a los visitantes que acuden a sus eventos.

Desafortunadamente, no todos han recibido el mensaje. El correo electrónico y los métodos basados en papel para organizar la información siguen siendo comunes en una industria que está siendo presionada para hacer más con menos.

Al ser consciente de la necesidad de una mayor eficiencia en las tareas clave, EventsCase ha compilado una guía que describe cómo la línea actual de tecnología especialmente diseñada para el mundo de los eventos está cambiando la fase de registro para siempre. Siga leyendo para descubrir el papel de las soluciones tecnológicas en la gestión de los asistentes, y la conexión de muchos de los procesos que son esenciales para la ejecución de un gran evento rentable.

La tecnología en los eventos: el transfondo

La innovación tecnológica ha irrumpido en una larga y creciente lista de industrias en la última década.

Los nuevos dispositivos y conceptos han ayudado a las empresas a aumentar su productividad y a alcanzar objetivos que anteriormente eran inalcanzables. Entre los principales beneficiarios de la última revolución tecnológica se encuentra la industria de eventos: un espacio en el que sus líderes cuentan con un conjunto de herramientas avanzadas para afrontar sus implacables horarios.

Para obtener una visión general de cómo la tecnología ha impactado la manera en la que se ejecutan los eventos, no hace falta más que mirar más allá del uso del correo electrónico y el software de registro para recopilar, administrar y almacenar información crucial sobre los asistentes. Posteriormente, esta tecnología se puede utilizar para automatizar las respuestas a los asistentes en un proceso que es mucho más rápido y fácil que su equivalente sistema manual. Esas horas que fueron tragadas por el buzón de correo, ahora pueden ir hacia una causa más valiosa, como planificar el próximo evento.

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Los pequeños eventos se han beneficiado en gran medida de algunas de las ventajas que ofrecen soluciones como la automatización. Sin embargo, la tecnología ha sido un verdadero salvador para las entidades organizadoras que cuentan con cientos de reuniones cada año. Los que aún no se han convencido deben recordar que la automatización ha revolucionado industrias enteras a través de un ahorro general de tiempo y recursos.

Sumándose al caso de la tecnología, al analizar los usos adicionales de una plataforma de gestión de eventos que incluye aplicaciones móviles, códigos promocionales y recordatorios para los asistentes, es fácil ver cómo los organizadores pueden obtener un retorno valioso de su inversión.

En este repaso, profundizaremos en el funcionamiento interno de un evento típico y evaluaremos el impacto de la tecnología en la ejecución de una de sus etapas más cruciales: el proceso de registro.

Aprovecharemos las ventajas de usar una plataforma de gestión de eventos para invitar e involucrar a los asistentes, agregando algunos consejos de planificación para lograr nuestros objetivos, mientras brindamos una idea de cuánto se puede lograr contando con una ventaja tecnológica.

Evaluar el papel de la tecnología dentro de los eventos

Es cierto que existe una mejor manera de organizar y gestionar eventos, y no creemos que sea sobre el papel.

Cualquier organizador de eventos debe reconocer la considerable cantidad de tiempo que lleva preparar y organizar algo. Contar las horas de trabajo que se incluyen en los horarios de las personas que gestionan un evento cada mes, semana o día puede ser abrumador.

Incluso los mejores organizadores de eventos corporativos han sufrido una presión considerable como resultado de los plazos de entrega y el tamaño de su plantilla. A pesar de que solo cuentan con un número limitado de empleados, están obligados a moverse entre reuniones de accionistas, lanzamientos de productos, conferencias de prensa y todo lo demás.

Según una encuesta de CareerCast, el “coordinador de eventos” es el quinto trabajo más estresante que existe, superado solo por las labores realizadas por los pilotos, bomberos, personal militar y policías. Este dato lo dice casi todo.

A veces, la frecuencia de los eventos es baja y puede parecer que son más fáciles de gestionar, pero su tamaño y complejidad suele ser mayor, por lo que se crean los mismos problemas asociados a una agenda ocupada.

¿Alguna vez mejorará esta situación? Al tomar nota del Informe sobre el estado de la industria de C&IT del año pasado, así estaba el pronóstico para 2017:

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  • El 71% de los planificadores de eventos esperan organizar más reuniones en comparación con 2016.
  • El 50% de los organizadores mantendrán el mismo presupuesto durante 2017.
  • Solo el 45% de los organizadores aumentará su equipo.

Por tanto, podemos ver un aumento planificado en la cantidad de eventos que se realizan, pero sin presupuesto ni personal adicional, lo que deja a los miembros actuales en situación de tener que hacer frente a un desequilibrio entre la mano de obra y la carga de trabajo.

La situación está reclamando algo que haga posible que un organizador de eventos trabaje de manera más productiva. Por esta razón, debemos considerar la tecnología como lo único que permite a estos profesionales ahorrar semanas e incluso meses de gestión de sus agitados calendarios.

Ahora hay funciones que posibilitan a cualquier organizador de eventos aumentar la asistencia, fomentar el compromiso de los usuarios y agregar capas a la experiencia general que reciben. Realmente, no nos equivocamos al decir que el corazón de la gestión tecnológica de un evento está en el registro.

La industria de eventos está llena de historias de horror con respecto a la mala gestión de los asistentes; incidentes que pueden tener un impacto negativo y duradero en la reputación de los involucrados.

Aquí hay siete maneras en que la tecnología puede mejorar el funcionamiento de esta etapa crucial:

Gestión eficaz de los visitantes

El correo electrónico ha revolucionado la forma en que los profesionales de eventos pueden enviar invitaciones a los asistentes. Sin embargo, aún existe una gran dependencia de los métodos manuales para verificar los estados y enviar recordatorios. Con la tecnología, si el asistente no ha recibido el correo electrónico original, un organizador puede ver su estado actual en segundos y reenviarlo.

Aumentar la información del usuario

Los asistentes a menudo acudirán a un evento con diferentes necesidades de comida, transporte o alojamiento, entre otros asuntos. Actualmente se está utilizando la tecnología para recoger y almacenar estos datos para cuando se necesiten.

Facilitar la comunicación directa

Los organizadores de eventos y los asistentes están constantemente compartiendo datos entre ellos. El planificador del evento tiene la oportunidad de enviar correos electrónicos personalizados a cada visitante, agradeciéndole su asistencia, recordándole que termine su registro e incluso solicitando comentarios. La tecnología puede potenciar cada uno de estos intercambios.

Mejorar la imagen de marca del organizador

Los organizadores de eventos no deben olvidar que los asistentes son personas reales; las personas que toman taxis a través de Uber, piden comida a través de servicios como Deliveroo y gastan una cantidad cada vez mayor en sus dispositivos móviles. No es que los asistentes esperen necesariamente que un evento se administre a través de herramientas tecnológicas, pero su opinión hacia un organizador puede mejorar si este usa las últimas novedades en esta materia para mantener todo bajo control.

Reducir el tiempo de gestión

El software de registro es capaz de cumplir los mismos requisitos que un sistema basado en papel pero a un nivel mejorado y más eficiente. Por ejemplo, se puede utilizar una solución tecnológica para copiar toda la información de los asistentes, sin duplicados ni errores, como referencia en el evento. Incluso se ahorra tiempo y dinero en el reparto de los tickets, ya que cada usuario puede imprimir la acreditación que le llega a su correo electrónico.

Proporcionar responsabilidades

El registro para un evento debe realizarse sin errores, independientemente de si se realiza a través de un teléfono móvil, tableta o un ordenador. Esta se considera la forma más segura de gestionar la información y garantiza que cada interacción se pueda rastrear hasta el organizador.

Mejorar la presentación

Si el objetivo es atraer a más personas a un evento, es importante utilizar un diseño llamativo y creativo para atraer al destinatario de la invitación. La tecnología permite personalizar este diseño para que se adapte a las necesidades del organizador y a su marca corporativa.

En resumen

Está claro que la tecnología avanzada está ayudando a los organizadores de eventos a realizar algunas de sus tareas más importantes de la mejor manera posible.

Un sistema unificado puede ayudar a consolidar enormes cantidades de información, proporcionando una experiencia más especializada para las personas que asisten a un evento y eliminando algunos de los errores humanos a los que estamos naturalmente expuestos.

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Si bien todos tendrán opiniones sobre cómo se debe gestionar un evento, una buena manera de pensar acerca de las diferencias entre una plataforma específica y algo como un correo electrónico o incluso un sistema basado en papel, es observar el ahorro general de tiempo. Los eventos son estresantes, implacables y extremadamente exigentes para las personas que los organizan. Desde dar la bienvenida a los asistentes a través de la puerta hasta darles un amable adiós al salir, hay tareas necesarias que consumen enormes cantidades de horas en el transcurso de un año.

Al basarse en conceptos como la automatización para manejar el proceso de registro, los organizadores de eventos pueden dedicar más tiempo a las cosas que importan, como ofrecer mejores servicios y el crecimiento real de los productos que ayudan a crear.

El registro es un área en el que no hay margen de error, sin embargo, algunos eventos lo confiarán a métodos obsoletos que no son adecuados para su propósito. Al añadir nuevos niveles de responsabilidad, eficiencia y eficacia a la mezcla, la tecnología de gestión de eventos está ganando adeptos en este gran escenario.

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Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
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