¿Por qué el sector de los eventos necesita la tecnología para progresar?

diseno sin titulo 2022 06 22t173453389 2 - ¿Por qué el sector de los eventos necesita la tecnología para progresar?

Introducción

Según Event MB 2020, casi el 73,6% de los planificadores de eventos se han vuelto más hábiles en el uso de la tecnología debido a las consecuencias de la pandemia. 

Sin embargo, sigue siendo necesario que los profesionales de los eventos aprovechen al máximo la tecnología existente y emergente para responder a las preferencias de los consumidores e impulsar aún más el crecimiento del sector. Hoy en día, las propuestas tradicionales están siendo sustituidas gradualmente por lugares inusuales, actividades interactivas, realidad virtual (RV), apps, etc. 

Como profesional de los eventos, debes ser proactivo y mantenerte por encima de la competencia. Para ello, primero debes conocer las tendencias recientes del sector y cómo aprovechar la tecnología para mantenerte al día y hacer crecer tu negocio. 

Estas son algunas de las tendencias del sector que facilitarán el desarrollo tu evento de forma óptima con la ayuda de la tecnología:

Cambios demográficos

Los cambios demográficos afectan inevitablemente a la forma de planificar y organizar los eventos. Según IAEE, las generaciones que utilizan activamente la tecnología en la sociedad actual se sitúan entre los 7 y los 57 años. Estas generaciones pueden agruparse a su vez en Gen X (45-56 años), GenY/ Millenials (26-44 años) y Gen Z (6-25 años).

image3 - ¿Por qué el sector de los eventos necesita la tecnología para progresar?
Fuente: Slide Share

Las generaciones anteriores han abrazado ampliamente la tecnología, transformando esta época completamente en digital. Los niños nacen con un móvil bajo el brazo y sus conocimientos para seleccionar una app u otra se desarrollan a temprana edad. La tecnología nos envuelve en nuestro día a día y es que, difícilmente, podríamos imaginar un mundo sin este impacto digital. La sociedad pasa horas delante de una pantalla para mitigar su aburrimiento, para aprender nuevos conocimientos e incluso para trabajar. 

Como ves, a medida que pasa el tiempo, la gente se vuelve más innovadora y más proclive a la tecnología. Por tanto, no estar al día con las últimas innovaciones tecnológicas puede pasarte factura en tu próximo evento. 

Por último, hay que tener en cuenta que cada uno de los grupos de edad mencionados tiene sus preferencias con respecto a la tecnología. Por lo tanto, se aconseja planificar eventos o campañas de marketing apropiados a su grupo de edad. Para desarrollar un evento exitoso, analiza las necesidades de estos grupos para crear una campaña acorde a su nivel tecnológico. 

Preocupación por la seguridad

La seguridad en los eventos se ha convertido en una prioridad tanto para los asistentes como para los organizadores debido a las consecuencias de la pandemia. Según Event MB 2020, el 55% de los planificadores citaron las preocupaciones de seguridad como el mayor obstáculo para la celebración de eventos en vivo.

Es un hecho, los asistentes necesitan sentirse seguros cuando acuden a eventos presenciales. Por eso, los eventos híbridos son tu mejor baza; puedes dar la posibilidad a tus asistentes de acudir de forma virtual o presencial. 

Los eventos presenciales pueden ocasionar problemas de seguridad, pero también imprevistos incontrolables por el ser humano como las catástrofes naturales, los tiroteos masivos o los actos terroristas, entre otros. 

Por otro lado, según IAEE, los eventos virtuales corren el riesgo de sufrir ciberataques y ataques de hackers. Como profesional de los eventos, debes poner en marcha mecanismos para garantizar la seguridad de tu evento. Por tanto, anticípate a los posibles inconvenientes para evitar que afecten a tu evento y, por ende, perjudicar la reputación de tu empresa. 

La adopción de la tecnología adecuada también puede potenciar tus medidas de seguridad. Puedes instalar sistemas de seguridad y tecnología de escaneado que sólo permiten la entrada a los asistentes verificados en los espacios de acreditación del evento.

La realidad virtual (RV) fomenta la asistencia y los ingresos

Muchos asistentes desean vivir una experiencia presencial, pero los costes pueden llegar a ser tan elevados (estancias en hoteles, transporte, etc.) que, directamente, descartan esa opción. El evento híbrido te permite disfrutar del contenido del evento e incluso de participar en algunas de sus opciones para su versión virtual, pero, aún así, los participantes no están tan entusiasmados como un evento presencial y pueden llegar a perder el interés. 

No obstante, la realidad virtual (RV) permitirá a los asistentes disfrutar de los eventos de forma virtual y obtener una experiencia similar a la que se vive en la venue presencial. En este caso, los eventos pueden ser más asequibles para los participantes, y éstos pueden asistir a eventos especiales a través de la visualización de eventos en RV en una zona designada. (inc.com).

Según un informe de Goldman Sachs, en 2025, el uso de la RV para eventos en vivo representará 4.100 millones de dólares de la industria de la Realidad Virtual, estimada en 80.000 millones de dólares. Estos datos demuestran el enorme potencial que tienen los organizadores de eventos que incluyen esta tecnología en sus eventos. 

image1 2 - ¿Por qué el sector de los eventos necesita la tecnología para progresar?
Fuente: Statista

Venta de entradas en la esfera digital

Los dispositivos móviles han revolucionado el sector de los eventos. Si todavía no has aprovechado las funcionalidades de la esfera digital para aumentar la asistencia a los eventos, probablemente estés perdiendo una gran oportunidad. Los asistentes y los organizadores desean tramitar las entradas por Internet o por la app del evento, ya que este proceso facilita la compra/venta de las entradas y, además, evita que se extravíen. 

Ahora, cuando compras una entrada también la puedes personalizar, es decir, puedes comprar la entrada y, con su compra, puedes adquirir también un complemento. Así pues, la venta de entradas a través de un dispositivo móvil te ofrece mayor comodidad y eficacia, ya que puedes incluir servicios de transporte compartido y de taxi, servicios de aparcamiento y otras comodidades para tus asistentes. 

Por tanto, si los asistentes adquieren sus entradas por Internet, seguramente adjuntarán algún complemento y, de esta manera, obtendrás más ingresos (inc.com). El marketing mundial de venta de entradas móvil incrementará, anualmente, un 18% desde 2020 hasta 2027. 

El antiguo sistema de base de terminales para la venta de entradas se ha sustituido rápidamente por el acceso al back-end. De esta manera, el proceso de la gestión de entradas se ha vuelto más cómodo, rápido y manejable. Según Entrepreneur, las investigaciones demuestran que la tasa de uso de los teléfonos móviles en los eventos ha llegado al 94%. En breve, es probable que la moneda física desaparezca de los eventos, proporcionando así mayor comodidad al asistente y agilidad en las colas.

La tecnología puede aumentar el retorno de la inversión (ROI)

Según un estudio de Enterprise Event Marketing en 2016, el uso de la tecnología podría aumentar la asistencia a los eventos en un 20%, aumentar la productividad en un 27% y reducir los costes relacionados hasta en un 30%.

Hoy, seis años después, podemos decir que la tecnología está en constante evolución, sobre todo si nos referimos al sector de los eventos. Los organizadores tuvieron que reinventar su modelo de negocio por la Covid-19 y optaron por dos formatos inciertos. Hoy, el modelo virtual e híbrido, siguen dando resultados plausibles (entrepreneur.com). 

Por tanto, si deseas beneficios a gran escala, debes invertir en la tecnología adecuada. Considera la posibilidad de realizar una auditoría tecnológica para ver las áreas en las que podrías beneficiarte de la digitalización de tus operaciones.

Aprovecha el potencial inexplorado del big data

El sector de los eventos aún no ha aprovechado las grandes ventajas que ofrecen los datos. La tecnología adecuada puede ayudarte a recopilar datos de los asistentes durante los eventos. Por ejemplo, puedes medir el comportamiento de los participantes a los eventos utilizando tecnologías como los códigos QR escaneables que se toman en cada sesión a la que asisten los participantes o en cada expositor que visitan. 

Además, también puedes seguir la llegada de los asistentes y su comportamiento de consumo en los eventos mediante las apps móviles, los dispositivos de comunicación de campo cercano (NFC) y otros sistemas de seguimiento basados en la ubicación, como Google. Los datos recogidos pueden utilizarse para realizar test A/B de tus tácticas de marketing en directo y tomar decisiones basadas en datos sobre dónde dedicar más recursos para aumentar el retorno de la inversión en el evento (entrepreneur.com).

Además de estas tecnologías, también puedes recopilar datos de las redes sociales de los asistentes sobre sus necesidades o gustos. Estos datos te permitirán conocer sus preferencias para poder adaptar los eventos a tus intereses (agilitypr.com).

La nueva tecnología promete incrementar la eficacia

A continuación te mostraremos las nuevas tecnologías que tienen el potencial de impulsar el crecimiento de la industria de los eventos.

Tecnología 5G

Con la llegada de la tecnología 5G se espera que las velocidades de los servicios de Internet inalámbricos sean entre un 300 y un 500 % más rápidas que las del servicio de Internet actual.

Este aumento de la velocidad permitiría ofrecer sonido e imágenes de mayor calidad. Se ha dicho que la tecnología 5G permitirá atravesar las paredes de los centros de convenciones y ofrecer un servicio inalámbrico completo sin necesidad de cablear el centro de eventos. De esta forma, se reduciría significativamente el coste de proporcionar conectividad inalámbrica en las paredes y potenciaría los servicios inalámbricos para los asistentes.

Como profesional de eventos, si tienes acceso a esta tecnología 5G podrás ofrecer eventos de mayor calidad.

El 5G potenciará otras tecnologías

Una consecuencia natural de la velocidad ultrarrápida de Internet será la producción de teléfonos inteligentes y tabletas para procesar señales de alta velocidad. También permitirá a los fabricantes producir tecnologías de pantalla más baratas y software específicamente diseñado para apps y programación de eventos. Habrá actualizaciones de software para ponerse al día con los dispositivos móviles mejorados. 

Por su parte, las empresas de software lanzarán más dispositivos móviles al mercado, y lo más probable es que las distintas generaciones tengan otras preferencias de dispositivos móviles. En general, las nuevas tecnologías de smartphones permitirán el marketing previo al evento, las visitas in situ, las sesiones de Realidad Virtual (RV) en los teléfonos, etc

Internet de las cosas (IoT)

Según la Wikipedia, el Internet de las Cosas (IoT) es una red de dispositivos a los que se les ha incorporado software, sensores y otras tecnologías para que se conecten entre sí e intercambien datos.

Parece que el IoT cambiará las reglas del juego en el sector de los eventos, ya que permite gestionar y evaluar entornos peligrosos, proporcionar un mejor servicio al cliente, recopilar datos distantes y mucho más. La idea es que puedas controlar cosas a distancia. Por ejemplo, puedes conectar dos plantas de un edificio a tu dispositivo móvil o PC mediante microordenadores con cámaras. Si enciendes las cámaras podrás ver todo lo que ocurre allí cuando se necesite una acción urgente o para transmitir rápidamente la información a los miembros del equipo en diferentes lugares. 

Esta tecnología innovadora te permite estar en todas partes y coordinar los eventos con la mayor eficacia. El IoT permite la colaboración, la interconectividad y la interactividad. Tienes que seguir las tendencias de la IoT e integrarlas plenamente a tu negocio para conocer las necesidades de los asistentes y aumentar la eficiencia. 

Conclusión

Como organizador de eventos, necesitas conocer las últimas innovaciones tecnológicas del sector para sacarle el máximo rendimiento a tu evento y generar experiencias únicas a tus asistentes. 

Para distinguirte de la mayoría, hay que hacer un esfuerzo adicional para estar al tanto de las tendencias tecnológicas más actuales y emergentes. Por tanto, considera la posibilidad de implantar algunas de las últimas tecnologías para celebrar eventos de mayor envergadura, reducir costes, proteger la salud y la seguridad de tus asistentes y hacer más eficiente la gestión de los eventos. 

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
LinkedIn

También te puede interesar...

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.