Organizador de eventos: Conoce una de las profesiones más estresantes

estres eventos - Organizador de eventos: Conoce una de las profesiones más estresantes

Llegamos siempre a casa estresados, cansados, con ganas de relajarnos y desconectar de nuestra vida laboral, pero hay algunas profesiones como la de organizador de eventos que no permiten este tipo de lujos solo al alcance de unos pocos.

Si ya nos cuesta organizar nuestro armario y tener ordenada nuestra casa, imagina si intentas organizar un evento en pleno Madrid para 10.000 personas. Este tipo de retos son los que se encuentra este tipo de perfil.

organizador de eventos profesiones estresantes

Atar todos los cabos y que todo esté listo el día clave puede parecer un objetivo concreto, pero no es nada sencillo de conseguir, ya que debemos tener en cuenta que es un trabajo que debe ser previodurante e incluso después del evento.

Pasos previos al evento

Lo primero es saber los tipos de eventos que hay, no es lo mismo una reunión privada que una conferencia para miles de personas, así que supongamos que estamos organizando una conferencia en la que se llevarán a cabo charlas de diversas temáticas. Ya teniendo en cuenta el tipo, el presupuesto se debe ajustar ya que el organizador de eventos se encarga tanto del contacto como de la coordinación con los proveedores.

También se tiene que tener en cuenta las peticiones del cliente, o la persona que ha encargado la gestión del acontecimiento, e ir adaptándolo a medida que recibe su feedback para que todo esté a su gusto.

El lugar donde se celebrará se tiene que buscar prestando atención a varios detalles:

  • ¿Tiene conexión a internet? Los recintos como por ejemplo IFEMA en Madrid son grandes y precisan de tener conexiones potentes y que abarquen todo el recinto. La conexión debe ser capaz de llegar hasta el último recoveco.
  • ¿Es de fácil acceso? El lugar elegido debe tener una buena comunicación, ya sea transporte público o privado. Es recomendable dar información sobre cómo llegar al lugar del evento indicando la distancia, la líneas de bus o metro que comunican y cuánto se tarda en llegar.
  • ¿Tiene el aforo suficiente? Las sardinas, solo en lata. Contratar un lugar con el espacio adecuado puede parecer una obviedad pero buscar un lugar con el aforo suficiente es otro reto adicional.

Los eventos jamás están libres de imprevistos

Ya tenemos nuestro tipo de evento y el lugar, pero ahora necesitamos las personas que van a acudir a él. El organizador de eventos debe estar en contacto con el departamento de marketing para promocionar mediante una estrategia concreta y conseguir, así, asistentes. El objetivo es lograr que se inscriban a nuestro evento, por tanto debemos realizar acciones promocionales por todos los canales que tengamos disponibles y también definir el target de nuestras publicaciones, es decir, el público al que nos vamos a dirigir y al que es más probable que le interesen:

  • Publicaciones en redes sociales
  • Página web que explique las actividades de la conferencia
  • Campañas de email marketing
departamento de marketing eventos

Coordinar al equipo de diseñadores para establecer una imagen corporativa coherente ya no solo de creación de gráficos en general como banners publicitarios, flyers o programas para entregar en mano a los asistentes sino también para decorar standsroll-upsphotocalls etc.  Como se suele decir la apariencia lo es todo, darle una personalidad rompedora sumará puntos.

El registro de nuestros asistentes mediante una página web o un software de registro es fundamental para gestionar la venta de tickets online de una manera automatizada. También puede ser útil a la hora de hacer recuentos de  cuántas personas van a ir, e incluso se puede crear un formulario online para que recoja información sobre asistentes y detectar posibles problemas, por ejemplo:

  • Intolerancias alimenticias
  • Necesidad de alojamiento
  • Si quiere recibir envíos periódicos de información

Pasos durante el evento

El organizador también definirá un protocolo y organización de eventos, ya no solo de los pasos a seguir en general sino también de los trabajadores. Su plantilla debe saber a quién debe reportar cualquier imprevisto que pueda surgir, cómo actuar si hay un robo, si hay una queja etc.

También debe prestar atención al montaje del lugar que elija, cuidando tanto grandes como pequeños detalles. Hay que comprobar que todo el trabajo previo se ha realizado correctamente y está plasmado en el recinto.

Llega el día del evento pero el organizador de eventos sigue al pie del cañón. Debe estar pendiente de que todo va acorde con lo que se ha planeado desde que el evento abre sus puertas hasta que las cierra. Todo evento tiene un programa, y para que el programa sea puntual se deben controlar los tiempos.

Pasos después del evento

Una vez acaba el evento conviene agradecer a los asistentes la asistencia y, si pueden ser clientes potenciales de nuevo, tener un departamento que los pueda gestionar para realizarles envíos periódicos de información y promociones para futuros eventos en los que puedan estar interesados.

Esto sería la profesión de organizador de eventos de manera resumida, casi nada ¿verdad?  eso sin tener en cuenta otros aspectos como, por ejemplo, la búsqueda de patrocinios. Hoy en día han visto la luz diferentes software para eventos que sirven para automatizar y agilizar procesos. Herramientas que permiten crear el registro, la venta de tickets, diseñar una página web, tener una app y todo sin tener conocimientos avanzados de informática.

Por mucho que planifiquemos nuestros eventos nunca estarán libres de imprevistos, pero reducir las posibilidades de que ocurran está hoy, y cada día más, a nuestro alcance. Este tipo de herramientas NO son un sustituto del organizador de eventos, sino un complemento para realizar su actividad de manera más efectiva.

En efecto, esta profesión está catalogada como una de las más estresantes, pero gracias a estos avances tecnológicos para obtener lo máximo con menos tiempo, estamos un paso más cerca de mejorar la productividad y reducir el estrés.

Si quieres un software para eventos, ¡prueba nuestro Free Trial durante 14 días!

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (1 votos, promedio: 5,00 de 5)
Cargando...
Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
LinkedIn | Twitter

También te puede interesar...

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Me gustaria recibir más información.