¿Qué es y qué no es un evento híbrido?

¿Qué es y qué no es un evento híbrido?

Con la evolución constante de la tecnología, es el momento de avanzar con otro tipo de evento: el modelo híbrido

Una encuesta muestra que el 72% de los encuestados prefiere asistir a un evento híbrido y que el 63% de las empresas incluye el formato híbrido en su cartera de eventos. Interesante, ¿verdad?

En los siguientes puntos, vamos a analizar qué es y qué no es un evento híbrido, cuáles son sus ventajas respecto a los otros modelos y cómo puedes organizar un evento híbrido. 

¿Qué es un evento híbrido?

Antes de explicar los elementos de este modelo, vamos a eliminar las presunciones que se tienen sobre un evento híbrido:

  • Estar en directo desde tu Facebook
  • Compartir la visión de un evento tras su finalización
  • Poner a tus asistentes en vivo frente a la cámara donde la audiencia virtual pueda observarlos

En su lugar, un evento híbrido…

Incorpora una mezcla de experiencias de eventos presenciales y virtuales. Algunos asistentes están presentes físicamente allí, mientras que otros obtienen los mismos beneficios a través de una interacción virtual desde otra ciudad u otro rincón del mundo de forma sencilla.

Estos eventos son igual de educativos e inspiradores que los presenciales. No obstante, hay que esforzarse para que un evento híbrido sea atractivo y beneficioso para todos. 

¿En qué se diferencia un evento híbrido del formato presencial o virtual?

Un evento híbrido abarca múltiples temáticas: una conferencia, un taller de formación, una cumbre, un seminario, una exposición o una reunión. Además, estos tipos de eventos pueden variar en función de varios factores: objetivo, presupuesto, lugar de celebración, público o sector, entre otros.

A continuación, explicaremos las principales diferencias entre los eventos presenciales, virtuales e híbridos:

  • Presencial: todos los participantes están presentes, físicamente, en el mismo lugar
  • Virtual: no es necesaria la presencia física, ya que asisten virtualmente al evento. Las personas están detrás de las pantallas de sus ordenadores o dispositivos móviles.
  • Híbrido: algunos participantes asisten en línea (se eliminan las barreras geográficas), mientras que otros acuden presencialmente al evento

Una vez explicadas las características de los tres modelos, vamos a profundizar sobre los eventos híbridos.

¿Cuáles son los ingredientes esenciales para el éxito de un evento híbrido?

Para planificar un evento híbrido único y diferenciado, sigue los siguientes pasos:

1. Apuesta por la interacción

¿Recuerdas los monólogos del profesor que daban ‘luz verde’ a tus bostezos? Evita los monólogos monótonos. ¿Cómo? Cambia la tonalidad del discurso, pregunta a tu público, genera un debate, combina los elementos audiovisuales con los textuales, haz amena la temática expuesta. En definitiva, sé lo más interactivo posible con tu audiencia. 

Para los participantes virtuales, programa una sesión especial de preguntas y respuestas para que se sientan conectados e incluidos. Un cuestionario, una encuesta o un trabajo en equipo también harán que la sesión sea más interactiva.

Aunque pueda parecer complicado, la lectura de un chat en directo de una audiencia virtual te dará una idea de lo fructífera que es tu interacción.

2. Dinámica de la cámara

Ten, al menos, 3 o 4 cámaras grabando desde diferentes ángulos. De esta manera, la audiencia virtual tendrá la oportunidad de estar cerca de ti, de tu contenido y de tu audiencia física. Haz que las imágenes sean dinámicas. Evita la monotonía exponiendo al ponente en una sola cámara. 

3. Respeta la capacidad de atención de tu público

Un evento o una retransmisión de éxito suele durar dos horas. Se ha debatido sobre la capacidad de atención durante un evento para una persona media. Puede ser de 8 segundos, 7 minutos e incluso mayor. Todo depende de lo atractivo de tu contenido. 

Por tanto, asegúrate de organizar el evento en torno a este periodo de tiempo. Además, incorpora un descanso de varios minutos para que tus asistentes puedan desconectar y asimilar toda la información. 

También puedes hacer bromas o preguntas imprevistas para reavivar su atención. Piensa que la gente está pegada a la pantalla mientras se ejecuta el evento, por lo que si fijan la mirada en un punto durante un tiempo prolongado, pueden perder el interés. 

4. Planifica un evento claro y orientado al tema

La forma más exitosa de enganchar a tu público es entregarle oro puro. Investiga rigurosamente y analiza los principales quebraderos de cabeza de tu audiencia: ‘¿Cuáles son sus deseos?’, ‘¿Qué valor añadido les ofreces?’, ‘¿Qué les motiva a participar en tu evento?’.

Aborda estos puntos. Ofréceles a tus participantes una razón interesante para asistir a tu evento. Impacta en sus vidas. Por otro lado, también puedes dar un aviso de que ofreces “más” valor en un evento solo para los asistentes presenciales. De esta manera, conseguirás que tus asistentes reserven una entrada y asistan presencialmente a tu próximo evento. 

¿Cuáles son las ventajas de un evento híbrido?

¿Sabías que los eventos híbridos se comenzaron a desarrollar en 2012 cuando el CDC no podía permitirse reunir a sus participantes?

Así que organizaron un evento híbrido para educar a su público dentro de su reducido presupuesto.

“Lo propuse en 2009, al ver que la situación era grave. Todo el mundo sabía que los presupuestos se reducirían. Había que recortar gastos”,

dice Adam Arthur, responsable de la iniciativa de plataforma virtual de los CDC (Centers for Disease Control and Prevention)

Tras leer estas palabras, debes estar pensando, ¿qué beneficios promete un evento híbrido? 

Allá van:

1. Mayor alcance

La idea errónea de que se puede organizar un evento físico o virtual sin nada entre medias se ha convertido en un tópico. Se sabe que los eventos híbridos proporcionan un mayor alcance. 

Un estudio reveló que cerca del 98% de los participantes de un evento de estas características no estaban dispuestos a asistir a una sesión presencial en un espacio compartido. Esas personas no estaban interesadas en asistir al evento físico o tenían dudas de dichas pretensiones. 

En una encuesta, casi el 23% de los organizadores de eventos mencionaron que esto llevó a la participación activa de más personas en futuros eventos.

2. Aumento de los ingresos previstos

Los eventos híbridos también son beneficiosos desde el punto de vista del precio. Puede ofrecer diferentes opciones de precios, lo que permite a los delegados que no puedan asistir físicamente a un evento aprovechar al máximo el contenido. 

Pueden registrarse y acceder al material grabado a un precio comparativamente reducido. De este modo, se incrementa el ROI a través de un flujo de ingresos pasivos. 

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                      Fuente

3. Mejora las opciones de patrocinio

Alrededor del 72% de las empresas patrocinadoras están dispuestas a patrocinar eventos híbridos. Interesante, ¿verdad?

Se debe a que…

Cuantos más asistentes tengas a bordo, más grande será tu reserva de clientes potenciales. Al fin y al cabo, el dinero es el argumento más fuerte. 

Los patrocinadores también patrocinan transmisiones en directo, app de eventos, etc. Esto les permite ampliar su horizonte y pasar de patrocinar únicamente eventos presenciales a pisar terreno digital. De este modo, puedes contar con ellos tanto para el patrocinio en directo como para el virtual.

Esta guía te enseñará a elaborar una estrategia antes de organizar tu evento híbrido mediante consejos prácticos. 

¿Qué cosas hay que valorar antes de planificar un evento híbrido?

¿Planeas organizar un evento híbrido? Responde a estas preguntas para añadir los primeros cimientos a tu idea.

  • ¿Tienes presupuesto suficiente para organizarlo?
  • ¿Las instalaciones están equipadas para desarrollar un evento en 2021?
  • ¿Tienes patrocinadores y asistentes dispuestos a participar?
  • ¿Tu empresa está asegurada en caso de imprevistos?
  • ¿Estás dispuesto a cambiar el 100% de tu evento al formato virtual si ocurre un percance?

¿Cómo organizar exitosamente un evento híbrido?

La preocupación más importante que hay que tener en cuenta es qué parte del evento será presencial y qué parte virtual. Lo mejor es empezar por clasificar todo el evento en el siguiente esquema:

  • Evento principal: se trata de la ceremonia central, de apertura, que debería ser en directo y virtual.
  • Evento virtual: será el contenido más educativo. Debe estar en línea.
  • Streaming digital: directo desde Facebook o publicar actualizaciones periódicas en Twitter o LinkedIn o cualquier otra plataforma que consideres.

¿Cómo desarrollar un evento híbrido?

  • Planifica el alcance de antemano. Tener un plan establecido mantendrá a todos los miembros de tu equipo y a tus participantes al tanto de tus objetivos.
  • Elige un tema claro. Aborda los puntos débiles de los asistentes.
  • Utiliza la creatividad, será tu mejor baza para atraer al público.
  • “Lo bueno y breve, dos veces bueno”. Mantén la atención de los asistentes.
  • Invita a expertos del sector como ponentes.
  • Un ensayo previo al evento te sacará de posibles apuros.
  • Promociona tu evento en soporte físico y digital.

Conclusión

Aunque los eventos presenciales sean insustituibles por la conexión interpersonal con el público, los eventos híbridos están aumentando y tienen un futuro prometedor para las empresas. 

Teniendo en perspectiva la Covid-19 y la evolución tecnológica, los expertos del sector afirman que el futuro son los eventos híbridos.

Entonces, ¿estás listo para planificar un evento híbrido? No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes preguntas. Estaremos encantados de solucionar tus dudas. 

Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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