¿Qué necesitas comprobar antes de elegir una venue para tu evento híbrido?

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Este formato ‘todoterreno’ está siendo uno de los modelos más innovadores a la hora de planificar un evento. De hecho, cerca del 62% de los expertos en gestión de eventos afirman que el evento híbrido es el futuro de la industria.

Sin embargo, los eventos híbridos no son un concepto nuevo; existían antes de la pandemia, pero esta ha propulsado su impacto. Los organizadores de eventos apostaron por este modelo con cierta indeterminación y desconfianza pero, a medida que este formato dejaba entrever sus ventajas y su unión con la tecnología, decidieron sacarle provecho y proclamarlo, a día de hoy, como el modelo más completo e inclusivo de la industria. 

¿Qué es el modelo de eventos híbridos?

El modelo híbrido funciona con un enfoque muy racional e inteligente, ya que aúna las funcionalidades virtuales con aspectos presenciales de forma conjunta y estratégica. Por tanto, este formato permite la asistencia tanto a una audiencia virtual como presencial. El público digital visualizará el evento online mediante una transmisión en directo, mientras que los asistentes presenciales tendrán que acudir a la venue para disfrutar la experiencia del evento.

El evento híbrido nos permite pensar de forma racional y nos brinda beneficios como la rentabilidad, la sostenibilidad, la reducción del esfuerzo, el aumento del alcance, el compromiso y el uso de la tecnología más innovadora. Además, este modelo permite a los organizadores de eventos recopilar datos durante el transcurso del evento con la finalidad de conocer el impacto del evento. 

Además, el modelo híbrido destaca por su flexibilidad; la gente puede asistir a un evento a su conveniencia, ya sea presencial o virtualmente. De esta manera, ofreces varias alternativas para visualizar tu contenido y, por ende, al tener este abanico de posibilidades y disponibilidad, aumentarán las inscripciones de tu evento.

Otra de sus cualidades, vinculada con la idea de la asistencia virtual y presencial, es la eliminación de las barreras geográficas. No solo das opción a seleccionar su condición de asistencia, sino que además amplías tu audiencia. Las fronteras ya no son una limitación; ahora, una persona podrá acceder al evento desde cualquier lugar y momento. 

El lugar de celebración inteligente: la naturaleza de las venues para eventos híbridos

Sin duda, las venues son uno de los aspectos más importante de la organización de un evento híbrido. Se necesita un lugar que se adapte a los dos mundos, virtual y presencial, para el desarrollo óptimo de un evento. ¿Por qué? Los espacios de celebración de un evento híbrido deben estar dotados de la última tecnología y de instalaciones de red. A estos espacios les llamaremos ‘lugares inteligentes’. 

Los organizadores de eventos buscan venues que se adapten a sus planes de eventos híbridos, a sus necesidades y a sus requisitos. Lo mejor de un lugar de celebración inteligente es que puede modificarse para adaptarse a tu plan e imaginación. Por tanto, analiza varios lugares innovadores, modernos y creativos para generar experiencias únicas. No olvides que el 57% de los asistentes prefieren asistir a un evento presencial. 

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Es muy importante saber conocer los dos tipos de eventos híbridos: externos e internos. Cada tipo de evento tiene sus protocolos, tiene diferentes horarios y otros aspectos. Debes tener muy clara la categoría de tu evento para proporcionar la mejor de las experiencias a tu audiencia.

Eventos externos

Los eventos externos se organizan principalmente para reuniones públicas y consumidores potenciales. En los eventos externos, se intenta llegar a un espectro más amplio de público para acceder a segmentos de clientes o mercados potenciales. 

Eventos internos

La mayoría de los eventos internos se celebran para las personas internas de una organización, como miembros, empleados, accionistas o patrocinadores. La mayoría de estos actos están restringidos o limitados en cuanto a su asistencia. 

Cómo elegir el lugar idóneo para celebrar un evento híbrido

Ahora que ya conoces las ventajas de planificar un evento híbrido y las diferencias entre un evento externo e interno, vamos a determinar la elección del lugar de celebración. 

A continuación, hemos formulado algunas preguntas clave para dar con el recinto idóneo y, por tanto, desarrollar un evento exitoso.

Respecto a Internet, ¿Qué banda ancha ofrece el local?

Una conexión amplia y segura es determinante para desarrollar un evento híbrido en óptimas condiciones. Piensa que puedes tener miles de asistentes virtuales y si la banda ancha del local no puede sustentar a todos tus invitados, la conexión puede ralentizarse o, lo que es peor, congelarse. 

Además, también debe alimentar tu sistema de eventos en la nube, las cuentas de las redes sociales, la retransmisión, los asistentes y las comunicaciones. El mínimo que se aconseja es de 50 Mbps. Sin embargo, debes consultar a tu equipo técnico. 

¿El recinto cuenta con un estudio de transmisión?

Un estudio virtual está equipado con todos los artilugios y mecanismos técnicos para la emisión virtual y presencial como las cámaras, los altavoces, las pantallas o los proyectores, la alimentación, el cableado y el sistema de micrófonos. Si proporcionan un equipo técnico, es un punto a favor. 

Si no tienen un estudio, pregúntales si pueden suministrar el equipo necesario para la realización del evento. Recuerda que la configuración de la emisión debe estar alineada o sincronizada con el software de emisión o virtual que se utilice. Se puede elegir el software después de escoger el local. De este modo, se mitigarán o reducirán los riesgos.

¿El local ofrece un suministro de energía adecuado?

No puedes permitirte el lujo de que tu evento se apague por un corte de luz. Recuerda que tiene dos partes que funcionan simultáneamente: la virtual y la presencial, y ambas dependen de la energía. Tienes que asegurarte de que el establecimiento cuenta con elemento alternativos de energía en caso de que se produzca un apagón.

¿El recinto dispone de una iluminación, un servicio de catering y unas instalaciones de seguridad adecuadas?

Estos tres elementos son muy importantes para desarrollar un evento presencial. Por tanto, asegúrate de que el establecimiento cuenta con estas funcionalidades. 

Conclusión

Ahora ya sabes cuáles son los aspectos fundamentales para elegir un lugar u otro para celebrar tu evento híbrido. Pon en práctica estos conocimientos y genera experiencias satisfactorias, ya sea eligiendo un lugar moderno con la última tecnología o un establecimiento glamuroso y amplio para desarrollar un evento en óptimas condiciones. 

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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