La gestión de eventos no es tarea fácil; son tantas las partes en juego que hay que tener en cuenta, especialmente si se organiza un evento de gran repercusión o al que asisten multitud de personas. Aunque en muchos eventos el objetivo es mejorar la experiencia de los asistentes, hay pocos recursos que aborden la carga que sienten los organizadores de eventos cuando se enfrentan a distintos problemas que afectan a su bienestar.
Aquí es donde entra en juego la gestión emocional. Es un concepto que significa elegir cómo y cuándo expresar las emociones que sentimos. En nuestra industria, se trata de una habilidad que los organizadores deben poseer para superar los rigores que implica la gestión de eventos.
Estrés vs burnout
Un buen punto de partida en lo que respecta a la gestión emocional es ser capaz de evaluar si lo que sientes es estrés o agotamiento. Mientras que el estrés es algo habitual en los trabajos que requieren realizar varias tareas a la vez y que exigen distintos comportamientos (como la gestión de eventos), el agotamiento es una manifestación totalmente distinta del estrés.
Con el estrés, la gente sigue siendo capaz de ver el final del túnel, aunque llegar a él puede ser cada vez más difícil a medida que pasa el tiempo. En cambio, el agotamiento es un estado mental diferente. Cuando uno sufre de burnout, se queda sin energía emocional y mental, y siente que su lucha no tiene fin.
Si te sientes estresado mientras organizas un evento, tienes que dar un paso atrás y reconocer que estás estresado. Este es el primer paso para gestionar tus emociones y saber qué hacer a continuación.
Conoce tus desencadenantes
Otra forma de abordar los trastornos emocionales es conocer los factores desencadenantes. Independientemente de la fase del proceso de gestión de eventos en la que te encuentres, debes saber qué desencadena tu estrés y ansiedad. ¿Es una fecha límite? ¿Trabajar con un jefe autoritario? ¿Tus compañeros de trabajo?
Una vez que llegues a la raíz del problema, podrás elaborar un plan lógico para superar o mantener a raya tus emociones negativas. Si estás estresado por una fecha límite, por ejemplo, debes observar todas los elementos que pueden afectar potencialmente a tu incapacidad para entregar en la fecha prevista o antes. Intenta hacer un cuadro de gestión del proyecto y asigna plazos para cada actividad y comprueba cómo un retraso en cualquiera de ellas puede afectar a tu evento en su conjunto. De este modo, no sólo podrás anticiparte a cualquier incidente desafortunado, sino que también podrás ver las cosas desde una mejor perspectiva.
Establecer límites
Quizá otro rasgo común de los gestores de eventos eficaces sea la capacidad de establecer límites. Los profesionales que están en contacto con sus emociones no sólo saben detectar sus desencadenantes, sino que también son capaces de aplacar activamente el estrés una vez que se ven sometidos a él. Poner límites significa saber satisfacer las expectativas del cliente, alcanzar un compromiso y hacerse valer cuando es necesario.
Un ejemplo más básico de establecer límites sería saber cuándo desconectar del trabajo. Deja de hacer horas extra si no es absolutamente necesario. En lugar de eso, busca formas de trabajar de forma más inteligente y hacer las cosas de manera más eficiente.
A veces sólo tienes que dar un paso atrás
Aunque hayas hecho todo lo posible, también tienes que reconocer que tus esfuerzos sólo pueden llegar hasta cierto punto y que siempre habrá cosas que escapen a tu control.
Tomemos en consideración los eventos que se vieron afectados durante la primera oleada de la pandemia en 2020. Algunos de estos eventos, como el Mobile World Congress de Barcelona, tardaron meses en planificarse. A pesar de la eficacia de sus organizadores, estos eventos tuvieron que cancelarse para cumplir los protocolos sanitarios de cada país.
Aunque esto haya supuesto devolver el dinero a clientes que ya habían comprado entradas o perder recursos que nunca podrán recuperarse, se trata de problemas relacionados con el propio trabajo de los que todos debemos ser conscientes. No es el fin del mundo tener que dar un paso atrás y, a veces, dejar que la naturaleza siga su curso.
Agiliza los procesos mediante un software de gestión de eventos
En línea con el punto anterior sobre trabajar de forma más eficiente, una forma de reducir la angustia emocional durante la organización de eventos es utilizar herramientas creadas para facilitarte la vida como organizador de eventos. El número de organizadores de eventos que nunca han tenido experiencia en el uso de un software de gestión de eventos es enorme. Algunos de estos profesionales de la vieja escuela siguen utilizando hojas de Excel para gestionar sus listas de contactos y algunos todavía utilizan herramientas rudimentarias como los formularios de Google para permitir que los asistentes se registren.
En los últimos diez años hemos asistido a grandes avances para que la gestión de eventos resulte más asequible a los organizadores. Ahora existen programas de gestión de eventos “todo en uno”, como Eventscase, que te permiten ocuparte de procesos como la creación de una página de registro, favorecer el networking, la configuración de la retransmisión en streaming del evento, la impresión de acreditaciones, el envío de correos electrónicos, etc.
Conclusión
La gestión emocional es absolutamente esencial para que los organizadores de eventos tengan mucho éxito en su trabajo. Sabiendo gestionar las emociones y el estrés, también pueden ser más eficaces a la hora de crear experiencias. Como suele decirse, no se puede dar lo que no se tiene. Si no estás en contacto con tus emociones, es poco probable que seas capaz de conectar con tus asistentes y mejorar toda su experiencia durante los eventos.
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