Cómo reaccionar ante los problemas más comunes de los eventos híbridos

Cómo reaccionar ante los problemas más comunes de los eventos híbridos

Durante un evento híbrido, varias cosas pueden hacer saltar el guión previsto, creando problemas. Por lo tanto, mientras se realiza un evento híbrido, es habitual tener que lidiar con uno o dos de estos inconvenientes. Como la mayoría de estos están relacionados con cuestiones técnicas, si causan ligeros retrasos, pueden crear verdaderos problemas para todo el evento. 

Por lo tanto, antes de organizar un evento híbrido, debes tener una comprensión precisa de estos posibles problemas para solucionarlos rápidamente si alguno de ellos se produce de forma inesperada. Además, minimizar estos problemas supone una reducción de la frustración y una mejora del índice de participación de la audiencia. Según los informes, el aumento del retorno de la inversión empieza a notarse justo a los siete meses de que se celebre el evento, si éste tiene éxito.

Reaccionar a problemas en eventos híbridos
Fuente: Markletic

Baja tasa de asistencia

El presidente de la productora de eventos Factor 11, Brian Ferrel, dijo: «(Los eventos híbridos) van a crear más trabajo para nosotros»

El 62% de los planificadores de eventos mencionan los eventos híbridos como el futuro de la industria de los eventos. Sin embargo, el potencial éxito de tu evento puede convertirse en fracaso cuando, a pesar de haber ideado un plan perfecto y de haber invitado a expositores y ponentes de alto nivel, se observa un bajo índice de asistencia. A la mayoría de los organizadores de eventos les preocupa una situación así, ya que puede resultar desastrosa para el evento.  

Tener una promoción de última hora en tu lista de ofertas puede ser una posible salida a este problema. Si también resulta inútil, otra solución posible es rediseñar el aforo; un diseño de entorno más íntimo evitará que tu evento se cancele. 

Por el contrario, la llegada de demasiados participantes también puede ponerte en apuros, ya que el 57% de los asistentes prefiere unirse a los eventos híbridos de forma presencial.

Reaccionar a problemas en eventos híbridos
Fuente: Markletic

Por ello, adopta estrategias para limitar el número de asistentes. Ubica mostradores y voluntarios para que ayuden a realizar el registro de los asistentes y a localizar sus asientos. Sólo una comunicación eficaz puede evitar que tu evento sea un desastre. La reubicación es posible. Intenta cambiar el evento a un lugar de mayor tamaño. Además, haz un seguimiento en línea de las inscripciones en tiempo real para saber de antemano el número de asistentes que recibirá tu evento.

Problemas con el transporte

Organizar un evento híbrido significa unir la parte presencial y la virtual y que funcione como una sola. Por lo tanto, mientras la gente asiste al evento a través de medios digitales, la otra parte tiene que hacer desplazamientos largos o cortos en transportes públicos o coches privados para estar presente físicamente. 

Lo mismo ocurre con el personal, algunos de los ponentes y los voluntarios. La dificultad para encontrar el lugar del evento, los retrasos por atascos, el mal tiempo e incluso los accidentes son algunos de los problemas para los que se debe estar preparado. 

Si sabes que las carreteras por las que la mayoría de tus asistentes presenciales llegarán al lugar del evento sufren atascos, reserva la parte fundamental del evento para la última parte. Además de informar a los participantes sobre la dirección y la ubicación exactas del lugar de celebración, es igualmente fundamental mencionar las rutas alternativas y los medios de transporte a través sistemas de mensajería inmediata o correos automatizados.  

Malas condiciones meteorológicas

Aunque el 60% de los equipos directivos confían plenamente en los eventos para lograr su objetivo empresarial, poco se puede hacer si tu evento es testigo de una desafortunada tormenta o de riesgos meteorológicos similares. Si es posible, ten previstas grandes carpas, cubiertas aéreas, mobiliario impermeable. También sería recomendable que pudieras reubicar tu evento en el interior. En este caso, informa a tus invitados de la reubicación. Pero, si el tiempo es tan malo que no puedes organizar el evento, considera la posibilidad de reembolsarlo. 

Secuestro del hashtag de Twitter

Durante el evento en vivo,  la mayoría de las empresas utilizan este rastro digital para mostrar los tweets asociados al evento. Durante el desarrollo del mismo, estas señalizaciones son excelentes para generar engagement entre los participantes y aumentar las relaciones públicas. Pero al mismo tiempo, el secuestro de hashtags por parte de los trolls sigue siendo un punto vulnerable.

Según el 50,7% de los ejecutivos, los eventos en directo tendrán una esfera virtual en el futuro. El secuestro de hashtags puede obligar a las empresas, independientemente de su tamaño, a entrar en modo de control de daños. El secuestro de hashtags es un problema que se produce cuando otros usuarios copian tu hashtag y lanzan comentarios negativos contra tu evento para defender sus propios negocios o inician una guerra en Twitter con otros propietarios de perfiles. 

Aunque el secuestro de hashtags no se puede considerar precisamente un problema técnico, sí que puede perjudicar enormemente el valor de tu marca. Sin embargo, puedes hacer poco para evitar el secuestro de hashtags pero, animar a tus asistentes a dejar comentarios positivos para eclipsar los negativos es algo que puedes intentar.

Dificultades en el registro

Los organizadores de eventos han cambiado su forma de proceder a la hora de desarrollar un evento gracias a la innovación tecnológica. Las inscripciones manuales han quedado relegadas por el registro virtual tanto en página web como en app móvil. 

Los asistentes pueden realizar el proceso de registro de forma eficiente a través de sus smartphones u otros sistemas digitales. 

Pero, en caso de problemas en el registro, los asistentes que esperan participar en el evento tienen que esperar más tiempo, creando una larga cola caótica. Para evitar esta situación, hay que tener un proceso de reserva.

Pérdida de conexión a Internet

Los eventos híbridos se basan en las conexiones de Internet. Independientemente de la parte virtual y de la presencial, la pérdida de la conexión a Internet puede ocasionar la finalización del evento. 

La cuestión de la conectividad ha sido un problema para el 32,9% de los organizadores, mientras que el 12% declaró que tener una conectividad a Internet de reserva estaba siempre en su plan. Así pues, como mínimo, un miembro del personal experto en tecnología debe estar siempre presente durante el evento con el objetivo de minimizar las posibilidades de que se produzcan averías en la red Wi-Fi.

Los routers son bastante parecidos a las emisoras de radio de varios canales. Si se queda «estático» debido a un tráfico intenso, un router puede dejar de funcionar en cualquier momento. Sin embargo, los más modernos pueden cambiar automáticamente a otro canal si éste sufre fuertes interferencias de tráfico. 

Además, también es obligatorio realizar una prueba de velocidad antes de empezar el evento para identificar si la señal Wi-Fi es óptima. 

Otros imprevistos técnicos

La organización de un evento híbrido abarca una gran variedad de dispositivos y equipos diferentes, como micrófonos, altavoces, luces, portátiles, cámaras, proyectores, cableado, etc. Por lo tanto, el 38% de las empresas que se encargan del vídeo, el audio, branding y la venue son las que más gastos absorben. Por lo tanto, si alguno de esos equipos deja de funcionar durante un evento, el proceso puede verse obstaculizado. Por lo tanto, antes de empezar, comprueba todos ellos, soluciona los posibles problemas si puede identificarlos y mantenlos completamente operativos.

Si no consigues controlar el problema, no dudes en comunicarlo a tu público y disculparte. Si un problema técnico es lo suficientemente importante como para cancelar el evento, presenta la política de reembolso y devuelve el dinero a los asistentes.  

Problemas de reproducción

Si tu evento contiene una presentación, lo más probable es que sea a través de vídeos pregrabados. La transmisión en directo de vídeos y la interacción del presentador con los participantes a través de satélites también es típica en este tipo de eventos. Si todas las cosas van como tienen que ir, no hay nada de qué preocuparse. 

Sin embargo, muchas veces, las situaciones se alejan de un escenario ideal. Por eso, para el 38% de los organizadores, los eventos híbridos requieren más tiempo de preparación que la organización de eventos presenciales. Los problemas de ancho de banda pueden provocar un retraso en los vídeos y también pueden detener el streaming. Si se reproducen vídeos de Vimeo o de YouTube, puede verse obstaculizado por problemas del proveedor, dejándote sin poder hacer nada por tu parte.   

Supongamos que necesitas reproducir un vídeo de Youtube, descárgalo y conviértelo a mp4 y guarda una copia en tu ordenador. De este modo, aunque el sitio no funcione por alguna razón, podrás reproducir el vídeo para los participantes sin ningún impedimento. 

En caso de tener dificultades para la transmisión en directo, ten a mano un vídeo pregrabado. Esto será de gran ayuda en los casos en que un ponente no pueda conectarse al evento debido a dificultades técnicas en los satélites. Sin embargo, el vídeo debe incluir el mismo contenido que este habría presentado y cubrir el mismo período de tiempo.

Conclusión

Para Greg Hawk, propietario de la Agencia Hawk: «Es difícil hacer simultáneamente lo presencial y lo virtual. Encontrar la manera de crear una dinámica para el público presencial que también se traduzca y mantenga a la gente conectada virtualmente, es simplemente difícil. No hay un simple ‘esto es lo que se hace’ que sirva para ambas cosas».

Pero, al mismo tiempo, genera resultados altamente rentables para las empresas y los asistentes simultáneamente cuando los factores mencionados anteriormente pueden ser previstos y solucionados. La baja y la alta tasa de asistencia pueden abordarse con promociones de última hora y reorganizando los asientos. 

Se pueden resolver los problemas de transporte cambiando los momentos fundamentales en función de la hora de llegada de los asistentes . El secuestro de hashtags nunca es un problema mientras haya suficientes comentarios positivos bajo tu hashtag. 

Puedes hacer frente a los problemas técnicos y a la pérdida de conexión a Internet con planes de back-up adecuados. Además, los problemas de emisión nunca serán significativos mientras los vídeos o archivos de audio estén disponibles.

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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