La esencia de todo evento gira en torno a los asistentes y la traducción de sus necesidades en contenidos digeribles. Hacemos mucho hincapié en cómo mejorar la experiencia de los asistentes y existen muchos recursos sobre cómo organizar eventos capaces de cautivar a multitudes diferentes.
Sin embargo, por otro lado, también debemos recordar que entre bastidores de cada evento siempre hay un equipo entregado que trabaja y se esfuerza para que el éxito sea palpable en todos los aspectos.
Aquí es donde entra en juego el papel de los recursos humanos y su gestión. En el blog de hoy, vamos a profundizar en la importancia de las personas en la gestión de eventos y en cómo perfeccionar el proceso de dotación de personal.
1. Contrata a personas en función de las necesidades de tu evento
Según Julianne Curlis, de UT Conferences, “Un evento de éxito no sólo parece organizado, sino que está organizado. Los mejores eventos están meticulosamente planificados y documentados de principio a fin”.
Aunque esto es algo sabido, muchos organizadores de eventos restan importancia a la dotación de personal cuando se trata de eventos. Como proveedores de tecnología para eventos, hemos visto cómo se organizan eventos al azar para cumplir un plazo, y un indicador de fracaso es que no haya suficiente personal para atender las necesidades de los asistentes. Esto se manifiesta en hechos observables, como las largas colas para recoger las acreditaciones, la falta de comida suficiente para atender a los asistentes o incluso el fallo de los equipos audiovisuales en el escenario.
Si esperas cientos o miles de asistentes, el número de personal que contrates debe ser proporcional a esta cifra. Además, debes diversificar las funciones de tu equipo para abordar cualquier matiz de su evento. Todo esto debe formar parte de las instrucciones del proyecto, que deben validarse y aprobarse mucho antes de que se celebre el evento en sí.
2. Invierte en seguridad y sigue los procedimientos correctos de RRHH
Sí, la seguridad de los asistentes es siempre de vital importancia en los eventos, pero también debes aplicar la misma retórica a todos los que trabajan para tu evento. Si hay que tener en cuenta equipos especializados o medidas de trabajo específicas, incluida su correspondiente documentación, se muy meticuloso a la hora de asegurarse de que tu personal está debidamente informado, formado y equipado.
En el caso de eventos a gran escala, como ferias comerciales, que pueden implicar el transporte y la gestión de materiales pesados, realiza primero una evaluación de riesgos adecuada y vele siempre por el bienestar de todos los trabajadores. También es una buena práctica invertir en un seguro de responsabilidad civil para cubrir todas las bases.
3. Adquirir tecnología que haga más rápido e inteligente el trabajo de las personas
No nos cansaremos de repetirlo. La tecnología existe por una razón y, de hecho, algunos productos se han creado específicamente para los organizadores de eventos, no tanto para los asistentes. Si deseas racionalizar varios procesos de gestión de eventos en una única plataforma, busca un software de gestión de eventos como Eventscase. El uso de una aplicación de check-in o aplicación de control de acceso a eventos, por ejemplo, puede marcar la diferencia al permitir que el personal de bienvenida dirija y controle el tráfico de personas en cualquier zona del recinto.
Al buscar una solución, otro punto a tener en cuenta sería su capacidad de integración con otras soluciones. Los organizadores de eventos siempre tienen diferentes herramientas en su haber y es importante que estas plataformas puedan comunicarse entre sí a través de integraciones.
4. Delegar el proceso de RRHH en empresas de personal
Si no tienes capacidad para gestionar las necesidades de personal de tu evento, lo mejor es que se lo dejes a especialistas. Hay empresas de dotación de personal para eventos en todo el mundo y su trabajo consiste en asegurarse de que tus trabajadores estén disponibles antes, durante y después del evento. Aunque puede que sus servicios no sean baratos, en función de su cartera y experiencia, prácticamente te están quitando la carga de los recursos humanos. Busca una empresa de dotación de personal que lleve mucho tiempo operando en la ciudad donde se celebre tu evento. Muchas de estas organizaciones también están bien conectadas en términos de proveedores y pueden incluso ayudar en el proceso de organización del evento en sí.
En conclusión
Los eventos los organizan personas y para personas. Como organizadores de eventos, debemos tener una visión de conjunto siempre que organizamos nuestros eventos. El éxito solo puede llegar hasta cierto punto sin la ayuda de todas las personas implicadas en hacer realidad nuestras ideas. Por eso la gestión de recursos humanos debe formar parte de nuestra formación como profesionales de eventos.
Sobre Eventscase
La plataforma Eventscase ayuda a los organizadores de eventos a gestionar eventos corporativos, conferencias, ferias y muchos otros tipos de eventos, sean grandes eventos, pequeños, complejos o sencillos, en formato físico, híbrido o virtual. Personas sin ningún conocimiento técnico pueden crear por sí mismas páginas web, registro, generar tickets y acreditaciones, realizar check-in in situ, apps para eventos, reuniones 1 a 1, entre otros. Todo bajo la marca y el dominio del cliente ya que Eventscase ofrece una solución marca blanca. Una herramienta útil que permite ahorrar tiempo y reducir costes
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