En los últimos 10 años, Eventscase ha ayudado a diferentes organizaciones y empresas a gestionar sus eventos. La mayoría de nuestros clientes entrarían en la categoría de agencias de eventos, OPCs (Organizadores Profesionales de Congresos), empresas, organismos gubernamentales, ONGs y corporaciones.
Desde Eventscase ayudamos a cualquier equipo organizador de eventos, incluso a pequeñas empresas. Colaboramos con todo tipo de clientes, e incluso, firmamos patrocinios con asociaciones y colectivos dedicados a la gestión de eventos.Quizá te preguntes por qué es necesario que las pequeñas empresas inviertan en un software de gestión de eventos. A continuación te ofrecemos algunas respuestas que esperamos arrojen algo de luz sobre por qué puede ser ventajoso utilizar una solución dedicada.
Un software de gestión de eventos permite mejorar la experiencia de los asistentes
Los asistentes poseen cada vez mayor experiencia y son capaces de juzgar la tecnología que utilizas. En el caso de las inscripciones, por ejemplo, sería mucho mejor ofrecer una página de inscripción con una presentación acorde con tu marca y el evento, en lugar de utilizar herramientas gratuitas como los formularios de Google para que la gente se inscriba. Los asistentes conocedores de la tecnología, especialmente las generaciones más jóvenes, son capaces de juzgar tu adaptabilidad a las nuevas tecnologías de gestión.
En Eventscase ofrecemos diferentes productos que apoyan una mejor experiencia de los asistentes. Para los eventos virtuales e híbridos, ofrecemos la Digital Venue, que es una hub online en el que los asistentes pueden consumir contenidos digitales, participar a través de herramientas de interacción en directo y establecer contactos con otros asistentes a través de nuestro sistema interno de mensajería y videoconferencia.En el caso de los eventos físicos, ofrecemos la aplicación para eventos que permite a los asistentes acceder a información relevante del evento, y también utilizar diversas herramientas para establecer contactos. Para los clientes más innovadores, ofrecemos incluso funcionalidades de gamificación que te permitirán involucrar a los asistentes durante un evento y hacer que se diviertan.
Hay muchas más razones por las que el uso de un software de gestión de eventos denota un mayor nivel de satisfacción en los asistentes.
Un programa informático específico permite la gestión y el análisis estandarizados de los datos de tus eventos
El big data está de moda hoy en día y tiene mucho sentido. Los diferentes procesos empresariales están automatizados y los datos pueden ser extraídos y utilizados para optimizar los eventos de cara al futuro. Aquí es donde entra la belleza de un software de gestión.
Dado que está orientado a la automatización de los procesos en la gestión de eventos, también puede ofrecer datos y análisis en tiempo real para que los organizadores de eventos midan el éxito de los mismos. En Eventscase, siempre nos hemos esforzado por ofrecer herramientas de análisis. De hecho, la mayoría de nuestros productos cuentan con un panel de control dedicado a mostrar algunos de los datos más importantes.
La aplicación para eventos, por ejemplo, permite visualizar el número de aperturas y descargas, las secciones más utilizadas y los elementos más valorados. La aplicación de check-in le ofrece un informe completo sobre quién está dentro del recinto, el número de asistentes, etc. La Digital Venue puede informarle de cuántas personas han visto el livestreaming y cuáles han sido las horas punta durante tu evento virtual o híbrido. Todos los datos que se pueden extraer de estos eventos te darán una idea de lo que realmente está funcionando y de cómo puedes capitalizar estas estrategias para futuros eventos.
El software de gestión de eventos puede integrarse con un CRM
Un SGE también puede integrarse con tu CRM. Esto significa que los asistentes que se registren o importen a tu software de gestión, pueden ser remitidos automáticamente a tu CRM. Esta es una característica esencial que muchos organizadores de eventos consideran como una buena práctica para clasificar y dirigir con éxito a sus asistentes diferentes campañas de marketing.
Eventscase se ha asociado recientemente con Zapier con el fin de integrar el software con CRMs como Salesforce y Hubspot – y unas 5.000 soluciones más.
Si no utilizas un software de gestión de eventos, tendrás que crear manualmente tu lista de contactos en tu CRM, lo que no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es contraproducente en la actualidad, en la que las integraciones entre diferentes soluciones son bastante comunes.
Tienes acceso a un equipo de atención al cliente
Este es un aspecto muy importante a tener en cuenta si eres propietario de una pequeña empresa y todavía estás indeciso sobre si invertir en un software de gestión de eventos o no. Una de las ventajas de contratar a un proveedor de software es que tendrás acceso a sus canales de atención al cliente, lo que te permitirá hacer uso del software con confianza y resolver problemas con facilidad. En Eventscase ofrecemos una estrategia de servicio global a nuestros clientes, independientemente del tamaño de la empresa y evento. Con un paquete de soporte y desarrollo, los clientes pueden tener acceso a gestores de proyectos, personalizaciones, soporte in situ etc. Además, también disponemos de un servicio de asistencia técnica con gran capacidad de respuesta mediante nuestro Centro de Ayuda, ante cualquier duda o solicitud.
Un software de gestión de eventos para pequeñas empresas puede conducir potencialmente a un mayor ROI
Uno de los obstáculos para adquirir un software de gestión de eventos son los costes percibidos. Esto ya no debería ser así cuando proveedores como nosotros, ofrecemos precios competitivos y un servicio a medida en función de tu presupuesto. De hecho, el uso de un software de gestión de eventos puede aumentar potencialmente tu ROI.
En mi opinión, los clientes que utilizan nuestra aplicación del evento, el portal del expositor o la herramienta de reuniones 1-a-1 pueden crear modelos de negocio adicionales para obtener más beneficios de sus eventos. Por ejemplo, algunos de nuestros clientes podrían cobrar más a sus patrocinadores si quieren publicidad en forma de banners de patrocinio, notificaciones push o promociones dentro de la aplicación del evento. Para el portal del expositor, algunos de nuestros clientes cobran más a los clientes que quieren tener más personal en su equipo. Las posibilidades son infinitas y, en realidad, sólo es cuestión de buscar soluciones que se adapten a ti, a tus asistentes y a los requisitos específicos de tu negocio.
No hay excusa para no utilizar la tecnología que optimiza tus eventos
Entendemos que algunos de nosotros todavía estamos en transición desde los procesos manuales y el uso de un software dedicado a la gestión de eventos, y que esto puede parecer todavía una idea descabellada. Pero una vez que se profundiza en las características de una plataforma de gestión de eventos, uno se da cuenta de que debería haber cambiado a procesos automatizados hace mucho tiempo.
Todavía oímos que algunos organizadores de eventos dejan que los asistentes paguen sus entradas mediante transferencias bancarias. Esto no sólo es un inconveniente para los asistentes, sino que tampoco tiene sentido cuando las pasarelas de pago pueden integrarse con el software de gestión de eventos en cuestión de segundos, permitiendo a los asistentes pagar con una tarjeta de débito o crédito.
A primera vista, este ejemplo puede no parecer un gran problema, pero cuando se acumulan los distintos problemas, es posible que cada año acudan menos asistentes a tu evento. Como empresa pequeña, debe hacer todo lo que esté en su mano para evitarlo.
