Cualquier ahorro de tiempo y mejora en la eficiencia pueden contribuir directamente a un mejor resultado y experiencia para el asistente. Con eso, la tecnología de gestión de eventos busca ofrecer más oportunidades al organizador y generar mayores niveles de ingresos y satisfacción.
Para evaluar el impacto que estas soluciones pueden tener en su propio proceso de registro, es importante dividir los procedimientos en tres etapas clave para antes, durante y después del evento, ya que cada una de ellas requiere usos muy diferentes de la tecnología.
Pre-evento
Antes de que empiece todo, el asistente puede visitar una web o una aplicación para obtener una descripción general y rápida del evento. La tecnología de gestión a menudo se integra con estas pasarelas para acceder a cierta información y garantizar que cada dato se recopile y almacene.
Desde aquí, el organizador podrá ver si el usuario ha abierto o aceptado su invitación antes de presentarles un formulario personalizado para registrar cualquier requisito único.
Incluso hay un plan para convertir a aquellos usuarios que no compran sus entradas en esta etapa. En el caso de que un asistente visite el contenido interno de una página de registro y no realice el check out, la herramienta puede identificarlo y usarlo para enviarle publicidad basada en ese evento que estaba consultando y, de esta manera, animarlo hacia el registro.
Después tenemos los toques especiales que ayudan a que las cosas funcionen sin problemas.
Dado que el veredicto de alguien sobre un evento es una representación de su experiencia general y conjunta, en lugar de lo que sucedió un único día, los organizadores han tomado medidas adicionales para dar la bienvenida a los asistentes antes de que pongan un pie por la puerta. Al utilizar un sistema de acceso que identifica quiénes son, es posible dar a los asistentes acceso a áreas privadas, permitiéndoles canjear entradas VIP y cualquier otra cosa que se ajuste a su perfil.
Algunos asistentes prefieren tener acceso a visualizar sus datos en caso de que quieran realizar ajustes. Esta es otra tarea que demuestra lo mucho que un organizador está dispuesto a hacer para satisfacer al usuario final.
Una consideración final para esta etapa previa al evento, es la posibilidad que tienen los visitantes de construir su agenda personal. Al utilizar una aplicación para acceder a la información sobre presentaciones, horarios e invitados, pueden comenzar a reservar un sitio en las sesiones o solicitar reuniones con otros asistentes.
Durante el evento
Mientras se lleva a cabo un evento, es habitual que el organizador transmita información sobre presentaciones, horarios y patrocinadores en una aplicación específica. Por supuesto, algunos asistentes pueden preferir un programa físico, pero una gran parte apreciarán esta oportunidad digital para obtener lo que necesitan.
Esa aplicación luego se utiliza para almacenar información de los usuarios y, a través de una solución integral con enlaces al proceso de registro y check-in, avisa al organizador de los acontecimientos clave. Por ejemplo, cuando llega un VIP y se registra, un miembro del equipo puede recibir una alerta por medio de una notificación en caso de que quiera darles la bienvenida personalmente.
El uso de una aplicación también puede ayudar al organizador a establecer una línea de comunicación directa con sus invitados. Es posible que quiera enviar el mensaje de un patrocinador durante el evento, o alertar a los visitantes sobre un cambio en la agenda. Todo se puede hacer en el mismo espacio virtual.
Post evento
Al final del evento, los organizadores pueden usar su plataforma para enviar encuestas de satisfacción con el fin de comprender la opinión de los asistentes. Esto se puede hacer a través de un proveedor separado, alejado de la app para eventos, aunque solicitar a un usuario que navegue por una segunda plataforma puede dificultar la tasa de respuesta. En cualquier caso, dado que la mayoría de los gestores de eventos estarán demasiado ocupados para apreciar lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, la importancia de la retroalimentación no debe ser subestimada.
Como se mencionó anteriormente, es más fácil utilizar las herramientas tecnológicas para el envío automático de mensajes de “agradecimiento”, pero estos también pueden proporcionar una vía para comunicar información adicional, como la fecha de la próxima reunión o el lanzamiento de un evento similar. Son características como estas las que realmente impulsan el aumento de ventas e ingresos.
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