La pandemia de 2020 obligó a la industria de los eventos a apostar por nuevas tecnologías para eventos para poder sobrevivir. Plataformas virtuales, formatos híbridos, mundos de realidad virtual o incluso tickets basados en blockchain se presentaron como soluciones milagrosas en un momento crítico.
Algunas de estas herramientas cumplieron su cometido temporalmente, pero muchas no lograron sostener sus promesas una vez pasada la urgencia. Pero, los organizadores se preguntan: ¿qué salió mal con aquella tecnología para eventos que iba a revolucionarlo todo? A continuación, analizamos ejemplos de innovaciones tecnológicas en eventos que generaron mucho hype pero no dieron los resultados esperados. El objetivo no es otro que aprender de los errores del pasado para no volver a cometerlos.
Plataformas virtuales e híbridas: del boom a la desconexión
En 2020 y 2021, las plataformas de eventos virtuales vivieron un verdadero boom. Se estima que el 88% de los profesionales de eventos organizó al menos un evento virtual en ese periodo, y startups del sector recibieron inversiones millonarias. Estas plataformas prometían replicar en línea la experiencia de un evento presencial con auditorios virtuales, networking por videollamada y stands digitales. Inicialmente funcionó para salvar muchos eventos, pero con el tiempo surgieron las limitaciones: la fatiga de pantalla afectó el interés de los asistentes y era difícil mantener su atención en largas conferencias online.
De hecho, según los estudios, el 58% de los organizadores reconoció la dificultad de ofrecer a la audiencia remota una experiencia comparable a la presencial. Además, cerca del 39% se enfrentó con problemas para generar valor para los patrocinadores en entornos virtuales, lo que redujo el incentivo comercial de estos eventos. En paralelo, monetizar la asistencia online resultó complejo – aproximadamente un 34% de los organizadores no logró vender entradas virtuales o paquetes premium de forma significativa, optando muchas veces por el acceso gratuito para atraer público pero sacrificando ingresos.
Otra sorpresa fue que los eventos híbridos (combinando presencial y online) acabaron siendo más complicados de lo previsto. Coordinar audiencias presenciales y virtuales a la vez duplicaba la logística y los costos, y muchos organizadores subestimaron esos esfuerzos.
Al final, la gran promesa de que “lo virtual revolucionaría la industria” no se cumplió del todo. Los eventos en persona retomaron su protagonismo, mientras las plataformas virtuales pasaron a un rol complementario del que inicialmente se les atribuyó.
Eventos en el metaverso: gran expectativa, baja adopción
Otra tendencia muy publicitada fue llevar los eventos al metaverso. La idea de asistir a conferencias con avatares 3D, explorar ferias en entornos virtuales o disfrutar conciertos con gafas VR sonaba a futuro de la industria. En la práctica, la adopción masiva nunca llegó. Incluso las plataformas de metaverso más populares (valoradas en miles de millones de dólares) apenas registran unos pocos cientos de usuarios activos diarios.
Un ejemplo ilustrativo: la Metaverse Fashion Week 2023 – un evento virtual con grandes marcas de moda – logró atraer solo ~26.000 asistentes en total, un 76% menos que la edición anterior (que tuvo 108.000). El pico de usuarios simultáneos apenas superó los 1.000 avatares conectados, a pesar de la participación de firmas reconocidas. La mayoría del público simplemente no acudió a la cita en el metaverso, ya sea por falta de interés, desconocimiento o porque no disponía de los equipos necesarios.
Quedó claro que la experiencia de usuario en estos entornos inmersivos no estuvo a la altura de lo prometido. Para muchos, moverse con un avatar en un mundo virtual terminó siendo menos atractivo que una simple videoconferencia. De hecho, algunos asistentes describieron su experiencia como “un videojuego mediocre con estética de ciencia ficción”, reflejando gráficos sencillos, controles poco intuitivos e incluso fallos técnicos. Organizar un evento en el metaverso además implica costes elevados (diseño de mundos 3D, capacitación, soporte técnico especializado) que pocas organizaciones pueden justificar frente a los beneficios reales obtenidos. Tras el ruido inicial, estos eventos inmersivos quedaron como experimentos de nicho y no como una herramienta mainstream del sector.
Tickets NFT: tecnología para eventos que no despegó
La tecnología blockchain también irrumpió en los eventos con los llamados tickets NFT (entradas digitales como tokens únicos). Sobre el papel, sonaba revolucionario: tickets imposibles de falsificar, con posibilidad de regalías en reventa, e incluso valor coleccionable para los asistentes. Hubo eventos pilotos de renombre – por ejemplo, en la Super Bowl de 2022 Ticketmaster entregó más de 5 millones de NFTs conmemorativos a los asistentes, y festivales como Coachella subastaron pases vitalicios en formato NFT.
Sin embargo, la adopción generalizada de esta tecnología como tecnología para eventos fue prácticamente nula. La mayoría de organizadores siguió utilizando entradas electrónicas tradicionales (códigos QR, PDF) porque resultaban mucho más sencillas y familiares para el público.
El principal obstáculo fue la fricción para el usuario. En la práctica, pocos asistentes están dispuestos a instalarse una billetera cripto y aprender estos procedimientos solo para acceder a un evento. En los casos donde se ofreció, muchos NFTs quedaron como simples add ons opcionales mientras el control de acceso real igualmente se realizó con métodos convencionales. Además, surgieron problemas que minaron la confianza: por ejemplo, varios compradores de los NFTs de Coachella se vieron afectados cuando colapsó la plataforma de criptomonedas FTX en 2022, dejando sus tokens temporalmente inaccesibles.
Situaciones así evidenciaron riesgos adicionales de estas soluciones. Al no demostrar claramente beneficios superiores (ni para el organizador ni para el asistente promedio), los tickets basados en blockchain no lograron despegar más allá de la curiosidad inicial.
Apps de networking con “IA”: mucha inteligencia, poco networking
Con el retorno de los eventos presenciales, proliferaron las aplicaciones móviles de “networking inteligente” impulsadas, supuestamente, por algoritmos de inteligencia artificial. La premisa era perfecta en teoría: ayudar a cada asistente a conectar con las personas más afines a sus intereses y objetivos, de forma automatizada. En las encuestas, los organizadores reconocen que el networking es uno de los principales motivos para asistir a eventos, así que estas apps parecían la solución ideal, especialmente cuando las reuniones virtuales dificultaban el contacto espontáneo.
No obstante, la realidad fue otra. Muchas organizaciones integraron estas herramientas de tecnología para eventos, pero la participación de los asistentes fue muy baja. Un informe de PCMA en 2022 reveló que aunque 84% de los eventos ofreció alguna herramienta de networking, menos del 20% de los asistentes la utilizó activamente. ¿Las razones? Principalmente la falta de interés genuino y la complejidad percibida en su uso.
Además, los primeros intentos de estas aplicaciones dejaron que desear en su rendimiento. Hubo fallos de integración con las plataformas de registro, emparejamientos poco acertados entre perfiles y errores en funciones básicas. No sorprende que muchos usuarios las abandonaran tras uno o dos intentos frustrados. Desde la perspectiva del organizador, el retorno de esta tecnología para eventos tampoco fue evidente: solo el 26% afirmó haber obtenido un valor tangible gracias a estas apps, considerando el coste y esfuerzo adicional que supuso implementarlas.
Afortunadamente, estos pasos en falso han llevado a nuevas aplicaciones basadas en IA a resultados más acertados, con una experiencia de usuario más satisfactoria y que permiten que el asistente pueda aprovechar el evento de una manera más eficaz.
Conclusión: lecciones para decisiones tecnológicas acertadas
Estos ejemplos dejan al descubierto una brecha frecuente entre las expectativas de la tecnología para eventos y la realidad de los mismos Innovaciones lanzadas con bombo y platillo no lograron arraigarse cuando el contexto cambió, principalmente por baja adopción del público, experiencias de usuario deficientes y falta de un ROI claro. Como organizador de eventos, es natural sentir miedo a equivocarse al elegir tecnología, dado que una mala decisión puede traducirse en dinero perdido y participantes insatisfechos.
La buena noticia es que de estos fallos han surgido lecciones valiosas. Hoy sabemos que cualquier tecnología para eventos nueva debe centrarse en las personas (facilitarles la vida, no complicarla), implementarse con planificación y realismo, e integrarse poco a poco comprobando su verdadero aporte. Ya no se trata de subirse a la última moda por presión, sino de evaluar fríamente qué necesita tu evento y tu audiencia.
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