La tecnología está en nuestro día a día para acometer las tareas más complejas y, también, para llevar a cabo los procesos más simples. La industria de los eventos no se puede quedar atrás y se convierte prácticamente en una obligación dejar en el olvido viejas prácticas manuales porque una gestión no tecnológica es susceptible de acarrear errores inasumibles para cualquier empresa, institución u organismo.
Lamentablemente, aún nos queda un largo camino por recorrer ya que todavía se sigue apostando por el correo electrónico y los métodos basados en el papel. Debemos, por tanto, centrarnos en el futuro. Un futuro cada vez más cercano y para el que debemos estar preparados.
Comencemos desde el principio. Si ya utilizamos el correo electrónico, por qué no integrarlo con un software de registro que de un modo sencillo y automatizado pueda recopilar, clasificar y enviar respuestas automáticas a los asistentes de nuestros eventos.
La automatización de tareas es clave tanto para empresas pequeñas como grandes porque favorece el ahorro de tiempo. Un bien valioso independientemente del tamaño.
¿Cómo introducir el componente tecnológico en la organización de eventos?
Debemos tener en cuenta algunos datos objetivos antes de empezar. Según una encuesta de Career Cast, el “coordinador de eventos” es el quinto trabajo más estresante que existe y cada año se planifican más eventos pero solo el 45% de los organizadores de eventos aumenta su equipo.
La única herramienta al alcance de las personas encargadas de la gestión de eventos para hacer frente a esta situación es la tecnología.
¿Dónde poner el foco, entonces? La respuesta es sencilla: en el registro. Es la puerta de entrada al mundo de la tecnología para eventos. Aumenta la asistencia, fomenta el compromiso y convierte a los asistentes en protagonistas de una gestión eficaz, sin errores ni estrés. La tecnología no entra en pánico y nos aporta seguridad y felicidad.
Son siete los puntos en los que la solución tecnológica mejora el registro de asistentes.
Gestión eficaz
Automatiza el envío de correos electrónicos sin necesidad de verificaciones manuales
Aumento del flujo de información del asistente
Para conocer y dar respuesta a todas las necesidades de los asistentes.
Facilitar el contacto directo
El trato personal y directo es más sencillo de establecer.
Favorecer la imagen de marca
Los asistentes de eventos están más que acostumbrados a utilizar tecnología en otros ámbitos. Si les proveemos de una solución que satisfaga sus necesidades, tendrán una opinión mejor del evento.
Ahorro de tiempo
Una gestión del registro más eficaz implica un ahorro de tiempo considerable. Evita los errores y duplicidades e, incluso, a la hora de acreditarse, los usuarios disfrutan de una experiencia más ágil ya que les facilitamos que cada uno de ellos acuda al evento con la acreditación ya impresa.
Seguridad en el registro
Cada interacción puede rastrearse. Es la manera más eficaz de preservar la seguridad de los datos de carácter personal. Una información sensible que debemos proteger.
Personalización y adaptación a la imagen de marca corporativa
La tecnología permite la personalización de todos los elementos para que se puedan adaptar a la imagen de la empresa y guarden así coherencia.
Los tres momentos clave de la tecnología en los eventos
1. Pre-evento
Desde que visitan la web del evento o una aplicación específica del mismo, se puede recopilar información del futuro asistente para conseguir que, finalmente, acuda al evento. Por ejemplo, enviándole información promocional ajustada a las secciones y apartados que visitó.
Permitirles realizar modificaciones en sus datos y organizar su agenda durante el evento son otras de las posibilidades que nos ofrece contar con tecnología ya antes de que se celebre el evento.
2. Durante el evento
A través de una aplicación diseñada ad hoc para el evento es posible enviar información en directo a cada uno de los asistentes, informándoles del programa, horarios, cambios, etc.
Pero no sólo favorece el flujo de comunicación organizador-asistente, también al revés. El organizador puede recibir un aviso cuando un VIP se registre, por ejemplo, e ir a recibirle.
3. Post evento
Si de lo que se trata es de favorecer y mantener la comunicación con el asistente para que acuda de nuevo al próximo evento, se puede generar de manera automática una encuesta de satisfacción o un mensaje de agradecimiento.
Casos reales
Llegados a este punto, qué tal si aplicamos todo esto a casos reales. En el whitepaper que encontrará en la barra lateral podrá conocer cómo la tecnología favorece la organización de eventos corporativos y conferencias de pago. Avanzamos las principales ventajas de su utilización.
Ventajas del uso de la tecnología en eventos corporativos
- Facilita el acceso a áreas donde se celebran presentaciones sólo con un registro a través de una aplicación móvil o código QR.
- Centraliza la información.
- Facilita la elaboración de la agenda.
- Hace más sencillo y visual el tipo de tickets.
- Ofrezca códigos promocionales a los asistentes.
Ventajas del uso de la tecnología en conferencias de pago
- Cree formularios con preguntas dirigidas para conocer plenamente y sin posibilidad de error las necesidades de los asistentes.
- Asuma la responsabilidad del evento con garantías y de una manera segura.
- Ofrezca una mejor experiencia de usuario a través de una aplicación móvil.
En resumen, no parece que la organización de eventos deje de ser de la noche a la mañana algo estresante y que obliga a invertir una gran cantidad de tiempo y de dinero. Por tanto, ¿por qué no utilizamos todas las herramientas a nuestro alcance para alcanzar nuestros objetivos de un modo más eficaz?