Una conferencia privada es otro ejemplo de un evento que se beneficia del uso de la tecnología para gestionar el registro de invitados y algunas de las tareas que lo rodean.
Si una empresa decide organizar una conferencia en la que sus asistentes tendrán que pagar mucho dinero para, por ejemplo, escuchar una charla del mejor cirujano plástico del mundo, se espera que ofrezcan un cierto nivel de servicio.
Estos son tres elementos clave que se pueden llevar a cabo con las herramientas tecnológicas de gestión de eventos en una reunión privada:
- Cree preguntas para comprender mejor las preferencias de los usuarios, como la selección de alimentos en una cena exclusiva o la elección de alojamiento y transporte para llegar allí.
- Asuma una mejor manera de evitar errores y poder ofrecer un gran servicio.
- Presente una experiencia de lujo a través de una aplicación móvil, posiblemente para complementar un recurso impreso.
El proceso a través de la tecnología
Si bien las ventajas de usar un software de gestión de eventos antes, durante y después de una conferencia privada son en gran medida las mismas que con una conferencia un poco más grande, hay algunos matices que los distinguen.
Por un lado, es necesario ir más allá de las expectativas para justificar lo que puede ser un precio alto. Muchos de estos eventos atraerán a aquellos que trabajan en círculos altamente cualificados, que saben exactamente lo que significa un gran servicio. Un correo electrónico personalizado puede proporcionar una buena forma de diferenciarse, pero ¿es este un buen sustituto para obtener la misma información a un ritmo más rápido?
Puede ser que el organizador requiera del uso de materiales impresos y digitales para informar a cada asistente de dónde debe estar y en qué momento. Lo importante es que ambas opciones se presenten al usuario, para que este pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y expectativas.
Con otros servicios, por ejemplo comida o alojamiento, el miembro del personal a cargo de cada consulta puede beneficiarse de una sola referencia para ayudarlos a identificar las necesidades de los asistentes en cada punto del evento. Como los que viajan por negocio gastan un promedio de 680€ en cada visita, sus expectativas son altas y un simple error en el menú elegido o en el transporte puede tener consecuencias dramáticas.
En la etapa posterior al evento, tenemos los mismos beneficios de usar la tecnología para garantizar un envío mucho más rápido de mensajes de “agradecimiento”, y uno que no causará una pérdida de recursos.
El proceso a través del correo electrónico
Aunque un correo electrónico puede brindar un toque personalizado de bienvenida en la primera interacción, no supone ninguna seguridad en el proceso de registro. Los eventos más pequeños y exclusivos deben establecer el punto de referencia en cuanto al servicio y no debe haber dudas sobre la programación ni la asistencia de los usuarios.
Es posible que las reuniones más pequeñas que duren hasta un día no justifiquen una aplicación especialmente diseñada, aunque la tecnología está ahí para proporcionar a cada asistente un calendario en línea sin mucho trabajo del organizador. Para aquellos que piensan que un recurso impreso puede ser suficiente, deben tener cuidado con los nativos digitales, que esperan poder acceder a la información del mismo proveedor desde sus correos electrónicos, teléfono e Internet.
Una aplicación con la funcionalidad adecuada también puede ser una forma para que los asistentes se conecten entre sí y programen reuniones. Dado el precio de sus entradas, seguramente habrá algunos asistentes que intentarán obtener un retorno de la inversión al aumentar su lista de contactos ese día.
El resumen realizado en el post-evento se hace más fácil con una audiencia más pequeña. Dicho esto, la plataforma de gestión de eventos puede ayudar a registrar las sensaciones y opiniones de cada asistente a través de formularios de comentarios y otros métodos. Esta información podría ser muy valiosa para la organización de eventos similares y, por otro lado, asegura al usuario que sus opiniones son bienvenidas y se tienen en cuenta.
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