Tecnología y Software para Eventos Corporativos Masivos

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La tecnología representa una inversión en dos aspectos. Aparte del gasto financiero obvio, también supone una inversión de tiempo, concretamente el tiempo que el personal tarda en
acostumbrarse a una nueva forma de manejar las cosas. Es más que probable que valga la pena a largo plazo. Mientras tanto, es importante observar cómo la tecnología puede afectar el proceso de registro en un entorno muy familiar. Comenzaremos con uno de los eventos más comunes: la reunión corporativa masiva.

Tecnología para eventos corporativos masivos

La mayoría de las grandes compañías planean, comercializan y dirigen sus propios eventos. Estos pueden ser difíciles de gestionar ya que, en el caso de una conferencia que puede durar unos días, la audiencia puede diferir según varios factores, como por ejemplo el tipo de su ticket. Esto requiere cierto nivel de organización para garantizar niveles óptimos de éxito.

Algunas medidas simples que se pueden implementar gracias a la tecnología:

Proporcione:

  • Proporcione acceso a las áreas que albergan presentaciones a través de un simple registro dentro de una aplicación móvil o código QR en el punto de entrada…

Centralice:

  • Centralice la información como las biografías de los ponentes y los horarios a través de una aplicación móvil.
  • Permita que los asistentes elaboren agendas personales y horarios de reuniones a través de la aplicación (o que el personal haga esto por ellos), para que se recopilen de forma impresa en el lugar de la reunión o para que se obtengan en línea.
  • Ofrezca una vista simple de los formularios de registro, los tipos de tarjetas de identificación, etc., cuya gestión puede ser un dolor de cabeza para los organizadores y un lugar común para los errores.

Ofrezca:

  • Ofrezca ofertas en los tickets para que los asistentes seleccionen aquellos que mejor se adapten a sus necesidades.

Veamos el papel de la tecnología de gestión de eventos en detalle para ver cómo le va respecto al equivalente más tradicional, basado en el correo electrónico.

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El proceso a través de una plataforma de gestión de eventos

Todo empieza cuando se anima a los posibles asistentes a visitar un sitio web para registrar sus datos. Esto se simplifica al requerir que el organizador ingrese las preguntas que desea presentar a cada persona.

Si el organizador ve que el proceso no ha finalizado, se enviará un correo electrónico al asistente con el tiempo de inscripción restante. No solo es más fácil de realizar a través de una plataforma
tecnológica, sino que los mensajes no son susceptibles a los virus de la misma manera que sí lo serían si se enviaran a través de correos electrónicos. Una táctica es enviar el correo electrónico
desde una fuente reconocida (por ejemplo, registration@mygreatevent.com) para que la marca sea recordada positivamente y para evitar ser relegado al buzón de spam. Una vez finalizado el
proceso, se envía un mensaje de agradecimiento para confirmar al asistente que se ha realizado una reserva y que se espera su llegada ese día.

Una vez que el asistente llega, puede escanear un código QR dentro de una aplicación móvil para canjear un ticket o entrar en el recinto. Esto alivia algunas de las tensiones de los miembros
del equipo, quienes, de lo contrario, consultarían una lista impresa para identificar a aquellos que se les permite entrar.

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Incluso los eventos más grandes presentarán algunas opciones personalizables para sus asistentes, como el tipo de ticket y el acceso que proporciona. Como la plataforma de gestión de
eventos puede capturar toda la información necesaria, el organizador puede establecer cualquier requisito especial antes de que alguien acceda al recinto.

Al finalizar el evento, una vez confirmada y aceptada la invitación, aparecerá un correo electrónico automatizado de agradecimiento, posiblemente con detalles del próximo evento para
anticipar la inscripción anticipada.

El proceso a través del correo electrónico

Todavía es posible ejecutar un buen evento registrando a los usuarios por correo electrónico. Sin embargo, hay algunos problemas comunes que justifican una solución más avanzada.

Aventurarse por la ruta del correo electrónico puede causar preocupación si el organizador no recibe una respuesta de un asistente o si el correo acabó en la carpeta de spam. Además, si el
usuario no recibe el correo automático que confirma que está registrado, puede experimentar cierta frustración.

El mostrador de inscripción es un lugar donde la tranquilidad y la organización son bienvenidas con los brazos abiertos. Pero, en caso de que una lista impresa no muestre el nombre de un
asistente, este mostrador acumulará una gran cola de personas y un alto nivel de estrés, mientras el personal intenta llegar al fondo de por qué alguien no está allí. Una solución tecnológica
de gestión de eventos revelaría el problema rápidamente para evitar cualquier duda sobre lo que salió mal.

El uso de acreditaciones físicas puede ayudar al personal a garantizar que los asistentes tengan acceso a las áreas correctas del recinto. Los asistentes pueden acceder a todo tipo de información relacionada con el evento, pero solo a través de un recurso impreso, otro elemento que hay que llevar siempre encima y que es muy fácil de dejar en cualquier sitio. Si el asistente dispone
de su acreditación en formato virtual con un código QR puede acreditarse en cada de una de las áreas del evento solo mostrando su teléfono móvil ya que el lector de códigos QR de las
aplicaciones de check in puede leerlo sin problema.

Después de un evento, no hay nada que impida que un miembro del personal envíe por correo electrónico los mismos mensajes que habrían pasado por una plataforma de gestión de eventos. Dicho esto, la mayoría de los organizadores de eventos darán fe de que este proceso lleva mucho tiempo, y, además, es una incubadora de errores humanos.

En general, es un proceso más engorroso; uno que no logra tranquilizar a los asistentes y al personal en su trabajo.

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Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
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