Como proveedor de software de gestión de eventos, siempre estamos a la vanguardia de la modernización de diferentes soluciones en nuestro esfuerzo por facilitaros la vida como organizadores de eventos. Un reto que tenemos que superar continuamente es afrontar los rigores de la transformación digital y el modo en que cambia la forma de trabajar de diversos sectores.
El sector de los eventos no es una excepción a este cambio. Está en constante evolución, y el auge de la transformación digital ha afectado sin duda a la realidad tanto de los asistentes como de los organizadores de eventos. Desde la planificación del evento hasta el marketing y la participación, la tecnología digital ha transformado la forma de organizar, gestionar e incluso vivir los eventos.
Aunque no parezca muy evidente, sobre todo cuando el formato de evento más popular sigue siendo el “cara a cara”, la transformación digital ha avanzado en nuestro sector en los últimos años.
Eventos virtuales e híbridos
La aparición de formatos virtuales e híbridos es un testimonio de la revolución digital de los eventos. Las conferencias en línea, los seminarios web y otros eventos virtuales se han hecho cada vez más populares, especialmente durante la pandemia de Covid, cuando las medidas de distanciamiento social dificultaron los eventos presenciales tradicionales. Gracias a los avances en la tecnología de streaming, los eventos virtuales han permitido a los organizadores conectar con asistentes de todo el mundo, ofreciendo experiencias inmersivas e interactivas.
Muchos de los principales eventos del sector ofrecen ahora por defecto un formato híbrido. Los que pueden asistir presencialmente son siempre bienvenidos, mientras que los que optan por consumir el contenido en línea pueden hacerlo por un coste menor (o incluso gratis). El reciente Mobile World Congress de Barcelona es un buen ejemplo de cómo los organizadores han adoptado un formato híbrido para llegar a un público más amplio y establecer una relación más sólida con su base de clientes.
Y esta tendencia está aquí para quedarse. Según una encuesta de EventMB, el 63 % de los profesionales de eventos considera que sus eventos serán híbridos en el futuro.
Análisis de datos e inteligencia artificial
Además, la transformación digital también ha permitido una mayor personalización en la planificación y el marketing de eventos. Herramientas como el análisis de datos y la inteligencia artificial han hecho posible que los organizadores de eventos recopilen información sobre las preferencias de sus asistentes y adapten sus experiencias en consecuencia. Analizando los datos de los formularios de inscripción de los asistentes, las interacciones en las redes sociales y otras fuentes, los organizadores de eventos pueden crear campañas de marketing especializadas que resuenen con su público objetivo e impulsen una mayor participación.
Los chatbots también son cada vez más populares para ofrecer a los asistentes asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, responder a preguntas y proporcionar información sobre el programa y la logística del evento. De hecho, estamos observando un gran interés por integrar chatbots en nuestras soluciones.
Software de gestión de eventos
Otro ámbito fundamental en el que la transformación digital ha influido en el sector de los eventos es la gestión de los mismos. El software de gestión de eventos se ha convertido en una herramienta esencial para los organizadores, ya que les permite gestionar diversos aspectos de los eventos, como las inscripciones, la creación de sitios web, etc. Con las herramientas SaaS, los organizadores pueden colaborar con los miembros de su equipo, los proveedores y los patrocinadores en tiempo real, lo que mejora la comunicación y agiliza los flujos de trabajo.
En Eventscase, ofrecemos una solución modular en la que nuestros clientes pueden elegir diferentes productos para diferentes eventos, pero con la ventaja añadida de que estas diferentes soluciones se comunican entre sí (cuando es necesario) para ofrecer, en última instancia, una solución “todo en uno”.
Participación de los asistentes
El uso de las tecnologías digitales también ha transformado la participación de los asistentes en los eventos. Atrás quedaron las experiencias pasivas, en las que los asistentes se limitaban a ver presentaciones o participar en talleres. Los asistentes de hoy esperan experiencias tangibles que les permitan participar activamente y contribuir al evento.
Además, tecnologías como la realidad aumentada, las encuestas en directo y la gamificación se han hecho cada vez más populares, permitiendo a los asistentes interactuar con los ponentes, establecer contactos con otros asistentes y aprender de formas nuevas y emocionantes.
Nuestra aplicación para eventos es siempre uno de los productos más solicitados por su capacidad para aumentar la participación y favorecer el networking.
En conclusión
El auge de la transformación digital no es algo nuevo ni algo a lo que haya que tener miedo. Transforma todos los aspectos de la gestión de eventos, desde la planificación hasta la ejecución, incluida la forma en que se interpretan los eventos desde el punto de vista de los asistentes.
Al aprovechar la tecnología punta, los organizadores de eventos pueden crear experiencias más atractivas y personalizadas que aporten un valor significativo a los asistentes, patrocinadores y stakeholders. Con la continua evolución de las tecnologías digitales, podemos esperar innovaciones aún más interesantes en los próximos años.
Sobre Eventscase
La plataforma Eventscase ayuda a los organizadores de eventos a gestionar eventos corporativos, conferencias, ferias y muchos otros tipos de eventos, sean grandes eventos, pequeños, complejos o sencillos, en formato físico, híbrido o virtual. Personas sin ningún conocimiento técnico pueden crear por sí mismas páginas web, registro, generar tickets y acreditaciones, realizar check-in in situ, apps para eventos, reuniones 1 a 1, entre otros. Todo bajo la marca y el dominio del cliente ya que Eventscase ofrece una solución marca blanca. Una herramienta útil que permite ahorrar tiempo y reducir costes
Si quieres suscribirte a nuestro boletín para estar al día de todo lo relacionado con nuestra plataforma, noticias, blogs, eventos, anuncios y mucho más, regístrate aquí.