No es un secreto que la tendencia actual sea apostar, mayoritariamente, por los eventos virtuales e híbridos.
Con la pandemia como telón de fondo, la industria de los eventos tuvo que reinventarse y apostar por un modelo alejado de las reuniones interpersonales presenciales: el formato virtual.
Ante este escenario digital, las apps móviles para eventos son más necesarias que nunca, ya que ayudan a los organizadores de eventos y a sus asistentes a gestionar un evento virtual.
En una encuesta realizada por Social Tables, se recoge que el 35% de los organizadores de eventos afirman que la tecnología para eventos ha sido el mayor cambio en el sector.
“Las tecnologías más utilizadas por los planificadores de eventos son los photobooths (45%), las apps de eventos (44%) y las herramientas de streaming en directo (44%)” – Engaging Events
Sin embargo, el auge de las apps en eventos virtuales no significa necesariamente que todos los eventos deban ser gestionados por una app.
Una pregunta importante, en este sentido, es: “¿Vale realmente la pena crear una event app para tu evento virtual?
Busquemos la respuesta.
¿Qué es una app para eventos?
“Una app para eventos es una aplicación de software que se utiliza en el contexto del evento físico o virtual. El propósito es proporcionar información y conocimientos en tiempo real, permitir la interacción y aumentar el compromiso entre todos los participantes y organizadores”.
Las apps para eventos proporcionan a los asistentes la información necesaria. Información sobre horarios, mapas, datos de otros asistentes, detalles del organizador, información de los ponentes, etc. Los asistentes pueden instalar estas apps en sus teléfonos o tablets para recibir actualizaciones importantes sobre el evento.
Asimismo, los organizadores pueden utilizar estas apps para establecer contactos, hacer publicidad, obtener respuestas del público y hacer un seguimiento de los objetivos.
¿Cuál es la esencia de una app para eventos?
Actualmente, las apps para eventos son una parte integral de los eventos y las conferencias. Cada proveedor de apps ofrece características diferentes, pero las más exitosas incluyen las mismas funciones.
App ‘todo en uno’
Significa que una app de eventos es un ‘todo en uno’, una ventanilla única con un abanico de características. Más concretamente, todas las funciones están disponibles en una sola app y no es necesario utilizar una segunda.
Este factor ‘todo en uno’ puede aumentar la productividad y el compromiso de los asistentes.
Personalizable
Según Linkdex, el 70% de los consumidores esperan una experiencia personalizada. Por lo tanto, los organizadores podrán personalizar completamente la app móvil según sus necesidades.
Así pues, se podrán configurar fácilmente los colores, las fuentes, los eslóganes y los logotipos de la marca, según el estilo del evento o las preferencias del usuario.
Actualizable
Dado que la app del evento suele ser el lugar al que acuden los asistentes para obtener actualizaciones en tiempo real e información sobre el mismo, debe poder actualizarse y editarse en tiempo real.
Además, algunas apps también permiten a los organizadores enviar notificaciones específicas. Esto sirve para comunicar cambios de última hora en el programa y alertar sobre recordatorios de sesiones y regalos.
Networking
La app debe maximizar las oportunidades de establecer contactos poniendo en contacto a los asistentes que tengan intereses similares. Algunas apps también permiten a los usuarios enviar mensajes individuales y planificar un encuentro permitiendo, de este modo, la conexión entre los distintos asistentes.
Retroalimentación para el ROI
Otra de las características exitosas de una app móvil de eventos es ofrecer a los asistentes la posibilidad de dar su opinión. Sus comentarios pueden utilizarse durante el evento para realizar cambios en directo, o después del evento para realizar mejoras en futuros eventos y calcular el ROI.
Las encuestas en directo, las valoraciones de las sesiones y los mensajes de los asistentes son herramientas esenciales que deben incluirse en una app para recibir los comentarios de los asistentes. Estos elementos te ayudarán a comunicarte con tus asistentes y a entender mejor sus necesidades.
¿Por qué las apps para eventos cobran tanta relevancia?
Las apps para eventos son ventajosas tanto para los organizadores como para los asistentes.
A continuación, te mostraremos algunas de sus virtudes:
Ventajas para los asistentes
“Para los organizadores de eventos, la diferencia entre un evento exitoso y otro que no lo es se reduce a la experiencia general. Proporciona a los asistentes un lugar centralizado donde puedan ver la agenda en tiempo real y leer las biografías de los ponentes. Además, asegúrate de que pueden navegar hasta su destino sin tener que preguntar al personal. Y que reciban avisos oportunos. Todos estos ingredientes ofrecen una experiencia bien organizada a los asistentes”, afirma Daafram Campbell (director general y cofundador de Switchit).
Y todo esto es posible con una app móvil de eventos. La app ofrece a los asistentes varias ventajas, como:
Fácil y rápida
Las apps para eventos facilitan y agilizan el proceso para los asistentes.
El asistente ya no tiene que imprimir su entrada. No tiene que hacer colas para entrar porque puede escanear su código de barras o QR en su teléfono.
Proceso intemporal
Con la app móvil, los asistentes saben cómo moverse por el evento gracias al mapa integrado en la app del evento. Además, pueden tomar notas o comprobar las citas que han concertado antes del evento para determinar qué expositores desean ver.
De este modo, ahorran mucho tiempo.
Oportunidades de networking
Los asistentes pueden utilizar la app del evento para conectar con personas afines. Pueden enviarse mensajes o programar una reunión. Así, aumentará las oportunidades de establecer contactos.
Ventajas para los organizadores
Calcular el ROI es fácil
No es una tarea sencilla calcular el ROI de un evento. Las empresas gastan mucho dinero para calcularlo y así poder hacer mejoras para el futuro.
Sin embargo, una app de eventos ayuda a los organizadores a gestionar fácilmente sus eventos y a calcular el ROI del mismo. Esto se debe a que las apps de eventos tienen opciones para recabar feedback y herramientas para realizar sondeos. Un organizador puede utilizar estas herramientas para obtener comentarios y determinar el ROI de un evento.
Gana dinero con la app de eventos
Si has desarrollado una app de eventos a medida, no es un gasto, sino más bien un legado. Puedes ganar dinero vendiendo a los patrocinadores anuncios en formato banner dentro de la app y enlazarlos con la página web del patrocinador.
También puedes utilizar la app para anunciar tus futuros eventos. Puedes ahorrarte mucho en marketing.
Mayor comodidad
Las apps móviles reducen mucho el estrés de los organizadores. Mediante el uso de la app, los organizadores pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real a los asistentes y mantenerlos al tanto de los cambios en el programa.
Aumento de la seguridad
Al contrario de lo que ocurre con los materiales colaterales que suelen colarse en los eventos, las apps móviles incluyen medidas de autenticación y seguridad.
Se trata de asegurarse de que los usuarios tienen acceso a la información que están autorizados a recibir. Así, el evento se vuelve más seguro.
“Las apps móviles se han convertido en algo necesario para muchos eventos. Yo las llamo “navajas suizas” porque pueden hacer muchas cosas. Cada toque en la app suele ser rastreable, lo que proporciona una mina de oro de datos sobre el recorrido colectivo e individual de los asistentes. Puede ser valioso para mejorar los eventos futuros y personalizar la experiencia del evento”, dice Corbin Ball (CMP, CSP, DES, MP).
¿Cómo optimizar los eventos virtuales con una app de eventos?
Los eventos virtuales requieren la misma cantidad de preparación y cuidado que los eventos presenciales. En ambos casos, es necesario comercializar el evento con éxito, atraer a los asistentes y ofrecerles una experiencia inolvidable.
A continuación, observarás algunos consejos que puedes utilizar para sacarle el máximo partido a tu evento virtual a través de una app de eventos.
Actualizaciones mediante notificaciones push
Uno de los mayores quebraderos de cabeza de los organizadores de eventos es proporcionar a los asistentes actualizaciones en tiempo real sobre el evento. Sin embargo, esta tarea se ha vuelto más fácil con las apps móviles para eventos, ya que te permiten enviar notificaciones push a tu audiencia.
Estas notificaciones pueden mantener a los participantes comprometidos, ya que no llegan a un buzón de mensajes. En su lugar, las notificaciones push aparecen en la pantalla del móvil, garantizando así que los mensajes sean recibidos y leídos.
Realización de encuestas y preguntas en directo
Las encuestas en directo permiten a los ponentes relacionarse directamente con su público mientras hacen preguntas y obtienen respuestas en tiempo real.
Los asistentes pueden responder a las encuestas mediante la app. Por su parte, los ponentes pueden incorporar los resultados de las encuestas en directo en sus presentaciones de PowerPoint. De este modo, todos pueden ver los resultados en tiempo real.
Ofrece una experiencia personalizada
Haz que tu app de eventos sea personalizable para tus asistentes. Así, podrás satisfacer las necesidades únicas de un usuario específico. Puedes conseguirlo ofreciendo, por ejemplo, horarios personales, notificaciones push personalizadas, registro en la kiosk app, etc.
El objetivo final es mantener al usuario más comprometido. Por tanto, haz todo lo que esté en tu mano para cumplir con las expectativas del asistente.
Conclusión
Hoy hemos aprendido todo acerca de las apps para eventos. Recuerda que desempeñan un papel fundamental en el éxito de un evento, ya que aportan valor a todas las partes interesadas en el mismo.
Llegados a este punto, y tras explicar las cualidades principales de una app para eventos, se puede responder a la pregunta inicial del documento: “¿Vale la pena crear una app de eventos para un evento virtual?”
Sí, definitivamente vale la pena crear una app para tu evento virtual porque cuenta con todas las funcionalidades para que tu evento sea todo un éxito; desde mantener a los asistentes comprometidos hasta determinar el ROI.