Ventajas de usar un CRM en Eventos

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Las estimaciones recientes de Gartner sobre el valor de mercado de los CRM casi explican cómo de imprescindibles se han vuelto. Los ingresos de las compañías que venden estas tecnologías alcanzaron los 39,5 mil millones de dólares en 2017, lo que convierte al CRM en el mayor mercado de software del mundo, y este aumentará gracias al crecimiento del 16% previsto para 2018.

Estos son algunos de los beneficios de un CRM en un contexto empresarial genérico:

  • Se ahorra tiempo gracias a la centralización de grandes bases de datos de clientes.
  • La información es más fácil de encontrar (y más difícil de perder).
  • Los datos pueden convertirse en una ventaja para toda la empresa debido a la facilidad de acceso.
  • Las comunicaciones se pueden automatizar, en lugar de gestionarlas manualmente.
  • Los datos permiten una mejor comprensión de los clientes.

El último punto es posiblemente el más importante aquí. Al utilizar datos accesibles y procesables, cualquier persona relacionada con el proceso de venta y atención al cliente puede aprender más sobre estos, encontrando la forma más eficaz de satisfacer todas sus necesidades. Por tanto, estamos hablando del camino más fácil para lograr ventas y satisfacción.

Las empresas de eventos están preparadas, en principio, para el uso de un CRM. Por un lado, recopilan gran cantidad de datos de los asistentes, incluidos los datos de contacto, los estados de registro y cualquier requisito de viaje o comida. Estos datos se almacenan en un correo electrónico o en una hoja de cálculo, a menos que estén centralizados a través del CRM.

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En segundo lugar, la profesión de organizador de eventos es una de las más estresantes y atareada que existe; es constante la demanda de herramientas que puedan facilitar la relación con los asistentes mientras estos profesionales se encargan de otras muchas tareas.

Los CRM líderes permiten que se genere una lista de registro de visitantes a través de la misma página web a la que se dirige cada persona para obtener información sobre el evento. Luego, esos datos están listos para ser utilizados para todo tipo de propósitos, como comunicarse con la persona o cualquier situación en la que el organizador necesite verificar ciertos hechos.

Veamos los beneficios directos de usar un CRM respecto a una hoja de cálculo para exactamente las mismas tareas:

Ahorro de tiempo

La información del asistente se registra automáticamente a través de un sitio web o una aplicación, lo que impide la exportación manual de datos. La centralización de la información también reduce el tiempo empleado en encontrar ciertos registros cuando son necesarios.

Mayores posibilidades de monetización

Para aquellos que se preguntan cómo obtener patrocinadores para un evento, no busque más que un CRM. Cada dato forma parte de un conjunto que puede ser vendido en los paquetes de patrocinio por parte de los miembros del equipo de ventas y marketing. Todo lo que necesitan es acceso al sistema.

Facilidad de acceso

Se puede acceder fácilmente a los datos, pudiendo configurarlos y cambiarlos en cualquier momento, independientemente de quien está controlando la herramienta en el otro extremo. El CRM permite a cada persona del equipo usar datos para hacer un mejor trabajo.

Servicio mejorado

Muchas plataformas de CRM están integradas con elementos como el botón “Contáctenos” de un sitio web porque la gente quiere respuesta a sus preguntas lo antes posible. A partir de aquí, se puede categorizar cada consulta según su nivel de prioridad y trabajar a través de las respuestas.

Mayor responsabilidad

Una base de datos centralizada reduce el riesgo de perder información de archivos dañados o documentos perdidos.

El toque moderno

las prácticas como las comunicaciones automatizadas (facilitadas a través del CRM) son un sello distintivo de un negocio de vanguardia. Si eres una agencia de eventos que depende de las hojas de cálculo para organizar la información, ¿puedes permitirte la indeseada reputación de estar desfasado?

Es cierto que un CRM representa una cierta inversión, pero se logra un ahorro significativo al aumentar la velocidad de reacción por parte del personal a la hora de realizar ciertas tareas. Según una encuesta realizada en el Reino Unido por Total Jobs, uno de cada cuatro empleados cree que no es productivo en el trabajo, lo que le cuesta al empresario un promedio de £4,467 por empleado cada año. Reducir los procesos que consumen mucho tiempo es una forma de conseguir minimizar este problema.

Además, un CRM ofrece mayores oportunidades de monetización y mejores niveles de servicio, los cuales pueden contribuir a obtener ganancias aún mayores para el negocio en cuestión.

También se requiere una inversión de tiempo para garantizar que la herramienta pueda ser usada de forma correcta por los miembros del equipo. Sin embargo, una vez que se ha impartido la formación necesaria, solo se pueden obtener beneficios.

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Jose Bort

Jose Bort

Soy Jose Bort, CEO y Co-fundador de EventsCase, donde he conseguido un conocimiento más profundo de la industria profesional de eventos y las tecnologías que la rodean.
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