Ventajas del software de gestión de eventos

ventajas del software de gestion de eventos eventscase - Ventajas del software de gestión de eventos

En la actualidad la tecnología está a la vanguardia en varios sectores, en este sentido el uso de software para la gestión de eventos es cada vez más habitual y necesario debido al volumen de asistentes y al tipo de evento, siendo ya no solo presencial, sino la mezcla de presencial y online.

Hace apenas veinte años, los gestores de eventos empezaban a utilizar soluciones basadas en la nube. En la actualidad muchos más están adoptando el uso de software de gestión de eventos para gestionar de principio a fin, siendo aún muchos profesionales de eventos que utilizan soluciones manuales para cubrir sus necesidades.

En este artículo, vamos a hablar de las diversas Ventajas del software de gestión de eventos con la esperanza de convencer por fin a los escépticos de que utilicen una tecnología hecha específicamente para ellos, con la que optimizar sus eventos.

Ahorra tiempo

Una de las ventajas de utilizar EMS es que te ayuda a ahorrar tiempo. El tiempo es dinero y un lujo para la mayoría de los organizadores de eventos, y esta es la necesidad que este tipo de tecnologías intenta cubrir.

Cuando se utiliza una plataforma para la gestión de eventos «todo en uno» como Eventscase, se cubren las diferentes necesidades, incluidas los registros, los sitios web, las acreditaciones, los registros de entrada, las aplicaciones etc.

Si tienes que utilizar una solución distinta para cada faceta de la gestión de eventos, lo más probable es que tengas que importar datos de una plataforma a otra, haciéndote perder tiempo y dinero. Lo bueno de las soluciones all in one es que puedes gestionar todo en un único lugar.

Ejemplo de escenario: Sólo te quedan seis semanas para tu evento y aún no hay nada preparado. Gracias a las ventajas del software de gestión de eventos, puedes crear el proceso de inscripción y el sitio web en un solo día y lanzarlo a su público objetivo. También puedes solicitar una aplicación para el evento en la que sus asistentes interactúen y puedan utilizar antes, durante y después del mismo.

El día del evento, puedes imprimir acreditaciones generadas desde el mismo software y registrar a las personas para controlar la asistencia. Al final del evento, también puedes enviar una encuesta desde la misma plataforma y contrastar los datos con el resto de los análisis de los que dispone.

Causa una buena impresión a tus asistentes desde el primer momento

Otra ventaja de utilizar un software de gestión de eventos es que realmente deja una excelente impresión entre los asistentes. Imagínate que es un asistente a un evento prestigioso y que se le pide que se registre utilizando un formulario de Google simple, sin la información clara y con una imagen poco cuidada, ¿qué pensarías tú?

La apariencia es vital y muy importante, especialmente para un público exigente y conocedor de la tecnología, y esa es la razón por la que debes dar prioridad al diseño de un sitio web acorde a tu imagen de marca, y a la integración del proceso de registro en él.

Un buen software de registro te permitirá personalizar el formulario de registro, personalizar la marca y también te permitirá aprovechar las ventajas de la integración de la pasarela de pago, la facturación, los códigos de promoción, etc.

El uso de una aplicación para eventos también es un «factor sorpresa» entre los asistentes, especialmente si tiene características como el networking y la gamificación.

El networking es uno de los pilares fundamentales dentro del mundo empresarial. Disponer de una aplicación en la que los asistentes puedan interactuar entre ellos, realizar videollamadas y programar reuniones individuales contribuirá en gran medida a establecer las bases para el éxito de tu evento.

Las funciones de gamificación de una aplicación de eventos también suponen aumentar el engagement durante el evento y pueden ayudar a sorprender a tus asistentes. En Eventscase, podemos implementar un juego basado en la realidad aumentada en el que los asistentes pueden recoger rompecabezas dentro del recinto utilizando las cámaras de sus teléfonos móviles. Una vez recogidas todas las piezas, podrán reclamar su premio al organizador del evento.

Otra herramienta de gamificación que ofrece Eventscase es la tabla de clasificación, en la que los asistentes acumulan puntos en función de las acciones específicas que realizan dentro de la aplicación del evento. Se pueden asignar puntos por actividades sencillas como escanear pistas, códigos QR de los expositores, etc. La tabla de clasificación se visualizará dentro de la aplicación del evento y los asistentes podrán ver las mejores puntuaciones.

Continuidad para los próximos eventos

En Eventscase puedes duplicar fácilmente un evento para futuras iteraciones o para cualquier otro evento similar que requiera la misma configuración. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y no tendrás que configurar cada evento desde cero.

Mejorará también la organización, ya que podrás asignar a los miembros del equipo la implementación de productos específicos. La persona A puede encargarse del lanzamiento de la página web y de las inscripciones, por ejemplo, mientras que la persona B puede ser asignada a la gestión de la aplicación del evento y al envío de notificaciones.

El objetivo es ser eficiente no sólo dentro del equipo organizador del evento, sino también para los asistentes, que agradecerán las facilidades y soluciones de un evento a otro.

Integraciones

Por último, pero no menos importante, el software de gestión de eventos puede integrarse con otras herramientas como tu CRM o tu plataforma de streaming para eventos virtuales o híbridos.

Es una práctica común para los organizadores de eventos integrar el software de gestión de eventos con CRMs como Salesforce para facilitar un mejor flujo de datos. Por ejemplo, puedes querer exportar los datos de los asistentes a tu CRM, ya que estos asistentes pueden formar parte de tu público objetivo para futuras iteraciones. A través de una integración, tan pronto como alguien se registre en tu evento, tus datos pueden ser enviados al CRM y podrás gestionar posteriormente campañas de marketing dirigidas a estos contactos.

En el caso de los eventos virtuales o híbridos, también es importante utilizar una plataforma de gestión en la que se pueda transmitir fácilmente el evento a un centro o sitio web.

Eventscase cuenta con una Digital Venue en la que los asistentes pueden consumir contenidos multimedia, participar a través de herramientas de interacción en directo y establecer contactos entre sí desde un único lugar. Puedes transmitir fácilmente tus eventos a través de YouTube, Vimeo o incluso a través de nuestro módulo RTMP mediante un proceso de configuración muy sencillo.

Conclusión

El uso de un software de gestión de eventos todo en uno, es muy productivo y beneficioso para los organizadores que valoran la optimización del tiempo y los recursos, no sólo porque simplifica todos los procesos, sino porque brinda una mejor experiencia a los asistentes de tu evento.


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