En medio de la actual pandemia, el número de organizaciones que planean un evento virtual se ha duplicado.
Pero las preguntas son: ¿deberías seguir esta nueva tendencia? ¿Son tan útiles como los eventos en vivo? ¿O son los eventos virtuales una pérdida de tiempo y dinero?
Pues bien, este artículo te va a responder a cada pregunta.
A continuación, te vamos a presentar una lista de 14 datos cruciales sobre los eventos virtuales para aclarar las cosas y ayudarte a decidir si vale la pena invertir en eventos virtuales.
Los eventos virtuales pueden generar más beneficios que los eventos en vivo
Los eventos virtuales te ofrecen una gran oportunidad para generar más beneficios a través de sus sesiones. ¿Pero cómo?
Bueno, llevarlos a cabo es mucho menos costoso que los eventos en vivo. No exigen invertir en un espacio de reunión lujoso, en un catering, en amplios recursos humanos ni en gastos de viaje de los ponentes, como ocurre con los eventos presenciales.
Sin embargo, algunos pierden la oportunidad de generar más ingresos bajando el precio de las entradas. No te plantees esta opción, ya que los asistentes deben pagar por el tiempo del ponente y el contenido de tu programa. Aunque no sea presencial, ellos podrán acceder a múltiples actividades en línea y nutrirse de los conocimientos del conferenciante.
“No te acobardes por cobrar lo mismo por un evento virtual que por un evento en vivo”
Rachel de Hello7
Rachel generó 87.000 dólares más de beneficios realizando eventos virtuales con el mismo número de asistentes. A continuación, observa el siguiente desglose de su evento virtual frente al presencial.
Tú, como organizador de eventos, también puedes conseguir estos resultados positivos con una buena estrategia de marketing y con las herramientas digitales correctas.
Lo único que tienes que hacer es cambiar tu mentalidad. El objetivo principal de los asistentes no es sentarse en un entorno lujoso ni comer en un hotel de 5 estrellas, sino obtener valor de un evento como son los conocimientos.
Así pues, la conclusión es que hay que cobrar por el valor que se ofrece. Si ofreces el mismo valor en los eventos virtuales, ¿por qué cobrar menos?
Los eventos virtuales son una gran fuente para equilibrar el marketing empresarial
Hoy en día, las empresas que hacen marketing personalizado tienen más posibilidades de éxito y, por eso, los eventos virtuales ofrecen más oportunidades de hacerlo que los eventos en vivo. ¿Cómo?
Los puntos de dolor de todos los asistentes no pueden ser los mismos. Necesitan seguimiento, orientación y materiales relevantes para sus intereses. En este caso, los eventos virtuales resultan muy útiles.
Un software avanzado de reuniones virtuales proporciona una visión de las interacciones de los asistentes. Puede analizar esos datos para conocer los intereses de sus participantes; basándose en el análisis, puede enviar a los asistentes correos electrónicos de seguimiento y material exactamente de acuerdo a sus intereses.
Este enfoque tiene más probabilidades de generar una mayor llamada a la acción.
Como puedes ver, los eventos virtuales tienen muchas ventajas. Además, puedes ir un paso por delante realizando sondeos o encuestas en el momento de la inscripción. Estos datos te ayudarán a elaborar una estrategia de seguimiento personalizada.
Los eventos virtuales eliminan las barreras geográficas, pero el timing es importante
De hecho, los eventos virtuales nos liberan de las limitaciones geográficas. Una persona puede asistir a un evento en cualquier momento y lugar de encuentro, proporcionándole así cierta flexibilidad a la hora de nutrirse del contenido.
Sin embargo, ¿qué ocurre con las franjas horarias? Muchos principiantes descuidan el timing de su evento, pero la realidad es que el éxito de un evento depende del momento de su realización.
Para seleccionar el mejor timing y conseguir una asistencia masiva e interesante, debes abstenerte de celebrar un evento los fines de semana, los festivos, los días de eventos culturales, religiosos e, incluso, los días en los que se celebren mega eventos deportivos.
Por tanto, si tu evento está enfocado a nivel internacional, analiza individualmente todas las regiones geográficas y su calendario para saber cuál es el mejor día para su celebración. De esta manera, todos podrán asistir a tu evento sin interrupciones por alguna festividad o celebración más relevante.
Los eventos virtuales pueden proporcionar mejores datos que el formato presencial
En la era digital actual, los datos son la espina dorsal para dirigir cualquier negocio con éxito. Tanto si quiere hacer marketing, vender más, retargeting o atraer nuevos clientes potenciales, necesitas datos de tu público objetivo.
En este sentido, los eventos virtuales son extremadamente útiles; te proporcionan datos beneficiosos para mejorar tu negocio. ¿Pero cómo?
Los eventos virtuales te permiten analizar las visualizaciones de las sesiones, los perfiles de los ponentes más visitados, las interacciones de los asistentes, las tasas de participación en las encuestas en directo, etc. Todos estos datos pueden servir para tomar mejores decisiones para tu negocio, ya que se pueden conocer los intereses y demandas de tu audiencia.
Asimismo, estas estadísticas te pueden ayudar a diseñar mejores estrategias para los próximos eventos virtuales.
En los eventos virtuales, la calidad de sonido es determinante
Todos sabemos que no se puede llevar a cabo un evento virtual sin tener una excelente conexión a Internet.
Pero, ¿cuáles son los otros factores que molestan al público?
¿Es un fondo desordenado, una mala cámara o un mal audio?
Una investigación de Markletic reveló que, después de una mala conexión, un audio deficiente es la mayor molestia de los eventos virtuales.
Por tanto, no confíes en los micros del portátil. En su lugar, invierte en un buen micrófono para que tu público esté contento. Además, en el caso de los eventos virtuales con varios ponentes, asegúrate de que todos ellos tengan una conexión, una cámara y un micrófono excelentes.
Por último, no olvides presentar un fondo claro para mantener a los participantes concentrados en la exposición del contenido o en el speech del ponente.
Invitar a un ponente relevante hará que tu evento sea exitoso
Una encuesta realizada por Wild Apricot reveló que invitar a un ponente relevante para eventos virtuales puede contribuir mucho al éxito de un evento.
“El 70% de las organizaciones que tuvieron “mucha más” asistencia a su evento virtual de la que habrían tenido en uno presencial contaron con un ponente destacado”
Wild Apricot.
Aquí, nuestra opinión es colaborar con las caras conocidas de tu sector. Hoy en día a la gente le encanta escuchar y aprender de personalidades famosas. Además, integrar a las personalidades influyentes en tu plan de marketing puede hacer maravillas. Es una forma increíble de atraer a sus fans a tus eventos online.
El 27% de las empresas no apuestan por el modelo virtual por falta de conocimientos de marketing
Si estás planificando un evento virtual, ¿cómo se lo comunicarás a tu público objetivo? Utiliza las herramientas de marketing para llegar a tu audiencia y registrar un aforo potente. La publicidad y la promoción en la esfera digital son esenciales para celebrar un evento virtual de éxito.
Sin embargo, no todos los organizadores conocen la eficacia del marketing en un evento virtual. El éxito de un evento depende, en gran medida, de este factor. El 27% de las empresas que no organizan eventos virtuales dicen que es porque:
“No sabemos cómo conseguir que los participantes asistan a un evento virtual”
Wild Apricot
Para evitar este imprevisto, debes tener claro dos aspectos:
- Audiencia potencial: debes saber quiénes son tus clientes potenciales. El primer paso consiste en tener un público potencial bien definido.
- Propuesta de valor: en segundo lugar, responde: “¿por qué deberían asistir a tu evento?”. Exponer tu propuesta de valor te ayudará a triunfar en el marketing.
Después de exponer una base sólida, analiza varios medios de marketing como son las redes sociales, el e-mail, las páginas principales o los anuncios de pago, entre otros, para sacarle el máximo rendimiento a tu evento virtual.
El networking se puede realizar mejor en los eventos virtuales
Es un dicho común que tu red de contactos es tu valor neto.
La mayoría de las personas asisten a eventos en vivo para aumentar sus conexiones profesionales. Sin embargo, parece difícil que la gente establezca conexiones en eventos virtuales. Pero no lo es.
Los eventos virtuales permiten a los asistentes mantener un registro de las personas con las que han interactuado.
Consejo profesional:
Si utilizas un software de inteligencia artificial para tu evento virtual, puedes llevar el networking al siguiente nivel. Las plataformas avanzadas ayudan a crear mejores conexiones analizando los intereses y patrones de interacción de los asistentes.
El tiempo ideal para una mesa redonda es 60-90 minutos
Las mesas redondas desempeñan un papel fundamental para tomar mejores decisiones. Sin embargo, en esta pandemia, las empresas están pasando de las sesiones en directo a las virtuales.
La pregunta que surge es… ¿Cuál es el momento ideal para las mesas redondas virtuales?
La investigación reveló una respuesta.
Te recomendamos que dividas la sesión en tres sub-secciones para que tus 60 minutos sean eficaces:
- Utiliza los 10 minutos iniciales para explicar brevemente la situación actual.
- Los siguientes 40 minutos pueden utilizarse para discutir asuntos cruciales.
- En los últimos 10 minutos, puedes resumir toda la sesión y proporcionar listas de llamadas a la acción para el futuro.
El Hangout en directo es una técnica infravalorada, pero exitosa para captar a la audiencia
Los anfitriones suelen abrir debates, realizar preguntas y respuestas y hacer encuestas para atraer a los asistentes.
Sin embargo, la encuesta realizada por Wild Apricot reveló que la celebración de un hangout en directo antes/después del evento virtual es la forma más potente de atraer a los asistentes.
“El 73% de las organizaciones que lo utilizaron tuvieron casi 15 veces más éxito que el número de organizaciones sin éxito que no utilizaron esta táctica”
Wild Apricot
Los hangouts en directo dan a la audiencia una impresión genuina, promueven la comunicación en tiempo real y generan credibilidad. Todo ello, maximiza los clientes potenciales y dispara las ventas.
La página web es la principal fuente de atracción de nuevos clientes para los eventos virtuales
Hay decenas de recursos digitales para atraer a nuevos clientes/ asistentes. Sin embargo, tu página web será la herramienta determinante para atraer y mantener a tu audiencia.
Según Markletic:
“El 80% de los organizadores de eventos virtuales utilizan el sitio web para conseguir inscripciones significativas”.
Wild Apricot refuerza esta investigación al afirmar que la mayoría de las organizaciones cuyo objetivo era aumentar la membresía aumentaron en más del 50% los nuevos miembros cuando utilizaron la página web como elemento de promoción.
Puedes utilizar publicaciones de invitados, invertir en marketing de pago o aprovechar el SEO para atraer nuevos clientes a tu página web.
Una técnica de donación poco utilizada: promover una página de donaciones durante las tres etapas del evento
Cuando las organizaciones sin ánimo de lucro piensan en generar más ingresos, el aumento del coste de las entradas es lo primero que se plantea. Según la investigación, sólo el 25% de las organizaciones lo utilizan.
Sin embargo, promover una página de donaciones puede ser de gran ayuda. En este sentido, tomar algunas medidas eficaces puede acelerar el proceso de donación.
- Comparte la página de donaciones: no limites las donaciones sólo a los asistentes. Puedes difundir tu mensaje a miles de personas al tiempo que compartes tu página de donaciones con ellos.
- Establece un proceso sencillo de donación: marca un proceso fácil y rápido para que tus asistentes accedan con unos pocos clics.
La transmisión en directo es más potente que los vídeos pregrabados
En los eventos virtuales, se puede optar por la transmisión en directo o por vídeos pregrabados. Esta última opción parece fácil, pero la interacción sigue siendo mayor en las sesiones en directo.
Según Marketing Profs, los usuarios de las redes sociales interactúan 10 veces más en las transmisiones en directo que en los vídeos pregrabados.
Esta situación define la psicología general de las mentes humanas. Tal vez, las transmisiones en vivo desencadenan el FOMO en la audiencia.
Cabe destacar que Rachel desaconseja enviar grabaciones a los asistentes que se perdieron los eventos virtuales. Se trata de un evento, no de un webinar al que puedes tener acceso a una repetición.
Atraer a los asistentes, todo un reto virtual
El 49% de los profesionales del marketing afirman que la participación de la audiencia es el principal factor para definir el éxito de los eventos virtuales. Siendo realistas, es más difícil en los eventos virtuales en directo, ya que no se tiene una audiencia presencial.
A continuación, te mostraremos dos tácticas para conseguir un alto nivel de compromiso con la audiencia.
- La parte del qué y el por qué es clara: el trabajo de base consiste en tener claro qué quiere tu audiencia y por qué lo quiere. Tener estas dos cosas claras te ayudará a elaborar el contenido de acuerdo con tus necesidades.
- Diviértete con las actividades físicas: la capacidad de atención de los seres humanos se ha reducido a 8 segundos. Esto significa que hay que mantener su atención. Así que, en lugar de limitar la sesión a las pantallas de los ordenadores, realiza pausas para una sesión de yoga o meditación.
Conclusión
Los datos anteriores dejan claro que es posible atraer a un público, generar ingresos y cumplir los objetivos de tu empresa si optas por los eventos virtuales.
Por tanto, si deseas mejorar tus habilidades con el modelo virtual, no dudes en utilizar estas estadísticas y los consejos mencionados a lo largo del documento. Cualquier duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Y ahora, ¡pon en práctica tus conocimientos!
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