6 pasos para gestionar un proceso de registro con múltiples posibilidades y maximizar los resultados

6 pasos para gestionar un proceso de registro con múltiples posibilidades y maximizar los resultados

Uno de los principales indicadores de rendimiento de las entidades organizadoras de eventos más eficaces es el número de inscripciones de asistentes por evento. Hay varias formas de llevar a cabo la tarea de atraer a los interesados, hacer que se inscriban en tu evento y mantener su asistencia durante el día del mismo. 

Un buen punto de partida sería establecer el proceso de registro.

Dependiendo del diseño y la naturaleza de tu evento, el proceso de registro puede estar formado por múltiples variables. En el caso de los procesos de inscripción más complicados, algunos organizadores sufren por elegir los métodos que deben emplear. No te preocupes, ahora hay soluciones para los requisitos complejos en la era digital actual.

He aquí algunos consejos que puede seguir para agilizar el proceso de registro de tu próximo evento:

1. Utiliza un software de gestión de eventos

Lo más lógico sería utilizar un software especializado para las inscripciones. Se acabaron los formularios de Google, el uso de hojas de cálculo de Excel y el envío manual de correos electrónicos de confirmación a los asistentes. Todo el proceso de inscripción está ahora automatizado por muchos software de gestión de eventos como Eventscase.

El uso de una solución online te permitirá configurar varias partes del proceso de registro con facilidad. Con Eventscase puedes configurar todo, desde la página de registro del evento hasta manejar los correos electrónicos automáticos.

1. Utiliza un software de gestión de eventos

Otra ventaja de utilizar un software de gestión de eventos es que la mayoría de ellos ofrecen soluciones complementarias para la web del evento. Así, incorporar el proceso de registro con un sitio web bien diseñado es ahora fácil de configurar dentro de la misma solución.

2. Crear diferentes vías de inscripción

Uno de los principales retos a la hora de configurar el registro para grandes eventos es tener que segmentar los diferentes tipos de asistentes. A veces, este requisito tiene su origen en tu modelo de negocio. Por ejemplo, si tienes un sistema de afiliación, es posible que quieras ofrecer a los miembros un precio reducido y otras ventajas en comparación con los no miembros. 

Otras veces, la segmentación de los distintos asistentes se basa simplemente en los tipos de asistentes. En un simposio académico, es posible que desees hacer preguntas diferentes a los ponentes en comparación con los asistentes. Con un software de registro de eventos como Eventscase, puedes aplicar fácilmente estas diferencias configurando el formulario de registro para que funcione de una manera u otra dependiendo de algunas condiciones y filtros.

3. Aceptar pagos con tarjeta de crédito

Es irónico que en 2021 todavía haya algunos organizadores de eventos que solo acepten pagos off line, como transferencias bancarias, para las inscripciones a eventos. ¿Has visto alguna vez mensajes como «Para confirmar tu inscripción, paga el importe debido a esta cuenta bancaria y envía un correo electrónico a info@example.com con el comprobante de pago»?. El uso de tecnología para eventos, en sí mismo, es un concepto extraño todavía para muchos organizadores de eventos de todo el mundo.

3. Aceptar pagos con tarjeta de crédito

Utilizando un software como Eventscase, puedes aceptar fácilmente los pagos online a través de sus integraciones con las principales pasarelas de pago como Stripe y PayPal. Si vas a utilizar Stripe, sólo tienes que entrar en tu cuenta a través de Eventscase y se conectará automáticamente para todas las transacciones entrantes.

Si vas a utilizar PayPal, te recomendamos que asegures una cuenta Business o Enterprise para que tus inscritos no tengan que entrar en su cuenta de PayPal y pagar directamente con su tarjeta de débito o crédito al registrarse.

4. Incorpora los registros por sesión durante el proceso

Si estás organizando un evento exclusivo en el que las diferentes sesiones tienen capacidades limitadas, también puedes incorporar los registros por sesión en el proceso de inscripción. Eventscase hace esto posible con la posibilidad de activar inscripciones por sesión y establecer parámetros como la capacidad por sesión y el número de sesiones a las que los asistentes pueden inscribirse. Esto se concentra dentro del proceso de inscripción y se convierte en el último paso antes de pedir a los asistentes que paguen por los eventos de pago.

5. Aplicar los impuestos correctos a las entradas de pago

Dependiendo de dónde se celebre el evento o de dónde esté tu domicilio fiscal, es posible que haya que aplicar los impuestos de una forma u otra a los precios de las entradas. Algunos países también marcan la distinción de los impuestos aplicados a los eventos físicos frente a los virtuales.

5. Aplicar los impuestos correctos a los registros de pago

Eventscase tiene una herramienta de impuestos base que puede activar por evento. Para requisitos más específicos, puedes utilizar una integración entre la plataforma y otras soluciones fiscales como Octobat.

6. Adjuntar tickets de confirmación en el correo electrónico.

Baraja la posibilidad de adjuntar tickets de confirmación en el correo electrónico que recibirán los asistentes tras registrarse con éxito en tu evento. El ticket de confirmación puede servir de prueba de la inscripción y, en caso de que contenga un código QR, puede escanearse para el registro durante un evento físico. En este caso, puede solicitar específicamente a los asistentes que impriman el ticket en PDF.

Conclusión

Las agencias de organización de eventos, los OPC y los organizadores de ferias tienen diferentes requisitos de inscripción. Si tienes requisitos a medida que son realmente únicos para tu organización, también puedes solicitar la personalización del software o, mejor aún, buscar soluciones internas trabajando con desarrolladores de software.

En cualquier caso, por muy complejo que sea su proceso de inscripción, la lógica dicta que sigas los mismos pasos fundamentales, como la recopilación de información sobre los asistentes, la adaptación de los métodos de pago y el envío de correos electrónicos de confirmación. La forma más sencilla de llevar a cabo todo el proceso es confiar en un software de inscripción estandarizado como Eventscase.

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Mentxu Sendino

Soy Mentxu Sendino, CMO en EventsCase. Creo en el marketing de contenido como valor de marca, un elemento fundamental en el que basar la credibilidad de las organizaciones.
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