Sea tu empresa grande, pequeña o mediana, ya sabes la importancia de impulsar la eficiencia de cada departamento. Las empresas modernas tienen que ser eficientes, ágiles y saber cómo reaccionar a los cambios de mercado. Cada función y cada departamento constituye un engranaje vital en el motor de la empresa y si algo no funciona al ritmo o coste correctos, se tiene que reconducir lo antes posible.
La eficiencia debe aplicarse a todas las áreas de la empresa, también a lo que se refiere a eventos, puesto que en las empresas cada vez se organizan más. Una sola empresa organizará cientos o incluso miles de eventos a lo largo de un año. La persona que organiza los eventos, en lugar de ser un organizador de eventos especializado, suele ser una persona del departamento de marketing o relaciones públicas, cuya función abarca mucho más que organizar reuniones internas y programas de formación.
Tipos de eventos
La mayoría de empresa podría adherirse a un calendario mensual que incluye diferentes tipos de eventos como:
- Ferias.
- Conferencias.
- Ceremonias de entregas de premios.
- Eventos internos.
- Reuniones privadas.
- Eventos de formación de empleados.
Existen innumerables tipos de eventos. E independientemente de las limitaciones y los desafíos a los que se enfrenta cada organizador de eventos, todos quieren brindar una experiencia óptima a sus asistentes. Pero, ¿cómo se puede hacer eso cuando a la hora de organizar un evento hay tantas tareas que atender? Pues la respuesta se encuentra en el software de gestión de eventos y algunas de las características más importantes que ofrece.
Se trata de una plataforma para gestionar y organizar todos los eventos. La plataforma ideal de gestión de eventos debería ser capaz de realizar reservas y pagos, registros de los asistentes y todas las gestiones. Las plataformas actuales pueden ocuparse de todo el proceso de gestión de un evento, lo que brinda más tiempo para dedicar a otros temas.
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A veces, es difícil imaginar que una única tecnología pueda realizar todas las tareas que conllevan la gestión de un evento ya que se asume que lo normal es realizarlas con diferentes herramientas. Si estas organizando eventos para una empresa y estas utilizando diferentes soluciones para registro, marketing, comunicaciones y administración (como pagos o cambios de registros) es el momento de buscar un nuevo proveedor. Las empresas no pueden perder tiempo en procesos ineficientes, como las gestiones de administración que conllevan un evento con múltiples tecnologías.
Fácil manejo de la información
Los dos grandes desafíos para los organizadores de eventos corporativos son almacenar y acceder a grandes bancos de información. Piensa en la cantidad de datos generados por un gran evento o un evento de formación interna. Si alguien necesita editar un archivo o verificar el número de asistentes confirmados, ¿es fácil recopilar esa información?
La centralización de la información es la clave para una mayor eficiencia dentro de la gestión de datos. Las hojas de excel y los correos electrónicos no son suficientes. Se necesita una plataforma que almacene todo en un lugar seguro, listo para que se pueda acceder a él cuando se necesite.
Duplicación de eventos
Podemos visualizar los contenidos de un calendario de eventos corporativos porque tienden a seguir los mismos patrones.
Las conferencias son un ejemplo de algo que se celebra una vez al año y tiene un formato similar. Si tiene éxito, se llevará a cabo el próximo año, y el año siguiente, hasta que sea el momento de centrarse en algo nuevo.
Con el diseño pasa lo mismo. Una vez que se haya creado una página para un evento de formación interna que se realiza todos los meses, ¿realmente necesitas cambiar algo aparte del texto?
Debido a la naturaleza repetitiva de muchos eventos, existe un requisito para la tecnología que puede almacenar información pública (por ejemplo, preguntas frecuentes, copia del sitio web, detalles del lugar) dentro de ciertas plantillas. De esa manera, se necesita hacer menos trabajo para organizar el próximo evento.
Funciones de autoservicio
Una buena tecnología reducirá el tiempo que le lleva crear, organizar y cerrar un evento. Una de las formas de hacer esto es eliminar ciertas tareas de tu agenda y pasarlas a los asistentes.
Y no, no estamos hablando de tener invitados en la mesa de registro o de gestionar los correos electrónicos. Muchos eventos requerirán que el organizador lleve a cabo tareas que realmente pueden realizar los propios asistentes. Cosas como la impresión de pases y la reserva de reuniones se pueden delegar en el invitado, dándoles mucho más control sobre su experiencia.
Y lo mismo con la comunicación con los asistentes. Puedes ahorrar mucho tiempo al configurar los activadores para autorizar el envío de mensajes básicos a través de la automatización (por ejemplo, un correo electrónico de agradecimiento por su asistencia). La tecnología moderna es eficaz para eliminar a los intermediarios aumentando así la eficiencia.
Si tu empresa está buscando una nueva plataforma para gestionar los eventos, te exponemos una serie de preguntas que puedes hacer a tu proveedor:
- ¿Cuántas de mis tareas pueden ser manejadas por una tecnología?
- ¿La plataforma tiene capacidades de automatización y para qué se usa?
- ¿Qué características permiten la fácil creación y duplicación de eventos?
- ¿La tecnología presenta capacidades de autoservicio?
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